Επικύρωση δεδομένων στο Excel
Η επικύρωση δεδομένων στο excel χρησιμοποιείται για τον περιορισμό ενός χρήστη για την παροχή εισόδων σε συγκεκριμένα κελιά ή εύρη εισόδου, για δεδομένα με μεγάλο αριθμό χρηστών μπορεί να υπάρχουν πολλές μορφές για τα ίδια δεδομένα, επομένως χρησιμοποιούμε επικύρωση δεδομένων όπου παρέχουμε καθορισμένες εισόδους για να επιλέξει ένας χρήστης για να αποφευχθούν πολλές διαφορετικές μορφές ίδιων δεδομένων, η επικύρωση δεδομένων είναι διαθέσιμη στα εργαλεία δεδομένων της καρτέλας δεδομένων.
Η επικύρωση δεδομένων σας επιτρέπει - να δημιουργήσετε μια λίστα με τις καταχωρήσεις που επιτρέπονται / δεν επιτρέπονται να εισαχθούν σε ένα κελί φύλλου εργασίας, να δημιουργήσετε ένα μήνυμα σφάλματος / ειδοποίησης / προειδοποίησης για να εξηγήσετε περισσότερα σχετικά με τις επιτρεπόμενες τιμές σε ένα κελί φύλλου εργασίας, να δημιουργήσετε μηνύματα εμφανίζεται όταν εισάγονται μη έγκυρα δεδομένα σε ένα κελί.
Σκοπός επικύρωσης δεδομένων
- Ο σκοπός της επικύρωσης δεδομένων είναι να περιορίσει τους χρήστες από την εισαγωγή των μη έγκυρων τιμών δεδομένων στο φύλλο εργασίας.
- Είναι επίσης χρήσιμο να συλλέγετε γρήγορα, να ταξινομείτε και να μελετάτε τα δεδομένα που έχουν πει ότι οι τιμές έχουν καθορισμένο κριτήριο και μπορούν να προβληθούν μέσω του παραθύρου επικύρωσης δεδομένων.
- Αυτό λειτουργεί ως οδηγία για τους χρήστες ενώ εισάγουν τα δεδομένα καθώς εμφανίζονται προσαρμοσμένα μηνύματα που αναφέρουν την έγκυρη μορφή δεδομένων όταν επιλέγεται ένα κελί φύλλου εργασίας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε την επικύρωση δεδομένων στο Excel;
Βήμα 1: Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία επικύρωσης δεδομένων είναι να επιλέξετε τα κελιά ή τις στήλες που περιέχουν δεδομένα.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και κάντε κλικ στην Επικύρωση δεδομένων.
Βήμα 3: Επιλέξτε την επιλογή 1, δηλαδή, Επικύρωση δεδομένων από τη λίστα επιλογών.
Βήμα 4: Μόλις κάνετε κλικ στην επικύρωση δεδομένων, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
Βήμα 5: 1 ος καρτέλα είναι ρυθμίσεων. Περιέχει κριτήρια επικύρωσης και τη μορφή δεδομένων, η οποία επιτρέπεται.
Βήμα 6: Κάποιος μπορεί να επιλέξει να αγνοήσει τις κενές τιμές κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου "Παράβλεψη κενού".
Βήμα 7: 2 ος καρτέλα είναι εισόδου σας, όπου μπορεί κανείς να εισάγετε το μήνυμα που θα εμφανίζεται όταν επιλέγεται ένα κύτταρο.
Βήμα 8: 3 ος καρτέλα είναι Error Alert. Αυτό χρησιμοποιείται για τη διαμόρφωση του μηνύματος / των σφαλμάτων που θα εμφανίζονται κάθε φορά που γίνεται μη έγκυρη καταχώριση δεδομένων στα διαμορφωμένα κελιά ή στήλη. Οι τύποι σφαλμάτων και ως εκ τούτου το σύμβολο που εμφανίζεται για το σφάλμα μπορεί να είναι Διακοπή, Προειδοποίηση ή Πληροφορίες.
Διαφορετικές μορφές δεδομένων επιτρεπόμενων δεδομένων
- Ολόκληρος ο αριθμός - δηλώνει ότι η μορφή που επιτρέπεται είναι οι ακέραιοι αριθμοί.
- Δεκαδικό - δηλώνει ότι η μορφή που επιτρέπεται είναι δεκαδικά ψηφία.
- Λίστα - δηλώνει ότι η μορφή που επιτρέπεται είναι μια αναπτυσσόμενη λίστα.
- Ημερομηνία - δηλώνει ότι η μορφή που επιτρέπεται είναι οι ημερομηνίες.
- Ώρα - δηλώνει ότι η μορφή που επιτρέπεται είναι οι τιμές του χρόνου.
- Μήκος κειμένου - δηλώνει το επιτρεπόμενο μήκος του κειμένου που θα εισαχθεί σε ένα κελί.
- Προσαρμοσμένο - υποδηλώνει οποιονδήποτε προσαρμοσμένο τύπο.
Διαφορετικά κριτήρια για την επικύρωση δεδομένων
- μεταξύ - δηλώνει ότι η τιμή πρέπει να είναι μεταξύ των καθορισμένων ελάχιστων και μέγιστων αριθμών.
- όχι μεταξύ - δηλώνει ότι η τιμή δεν πρέπει να είναι μεταξύ των καθορισμένων ελάχιστων και μέγιστων αριθμών.
- ίσο με - δηλώνει ότι η τιμή πρέπει να είναι ίση με τον δεδομένο αριθμό.
- δεν ισούται με - δηλώνει ότι η τιμή δεν πρέπει να είναι ίση με τον δεδομένο αριθμό.
- μεγαλύτερη από - δηλώνει ότι η τιμή πρέπει να είναι μεγαλύτερη από τον δεδομένο αριθμό.
- λιγότερο από - δηλώνει ότι η τιμή θα πρέπει να είναι χαμηλότερη από τον δεδομένο αριθμό.
- μεγαλύτερο από ή ίσο με - δηλώνει ότι η τιμή πρέπει να είναι μεγαλύτερη ή ίση με το excel του δεδομένου αριθμού.
- μικρότερο ή ίσο με - δηλώνει ότι η τιμή πρέπει να είναι μικρότερη ή ίση με τον δεδομένο αριθμό.
Διαφορετικά στυλ ειδοποίησης στην επικύρωση δεδομένων του Excel
- Διακοπή - Σταματά τους χρήστες από την εισαγωγή μη έγκυρων δεδομένων σε ένα κελί φύλλου εργασίας. Το παράθυρο Διακοπή ειδοποίησης δίνει δύο επιλογές στον χρήστη - Επανάληψη και Άκυρο.
- Προειδοποίηση - Προειδοποιεί τους χρήστες ότι εισάγονται τα μη έγκυρα δεδομένα. Ωστόσο, μια προειδοποίηση δεν εμποδίζει τον χρήστη να εισάγει μη έγκυρα δεδομένα. Δίνει τρεις επιλογές στον χρήστη - Ναι, Όχι και Ακύρωση.
- Πληροφορίες - Ενημερώνει τον χρήστη ότι τα δεδομένα που εισάγονται δεν είναι έγκυρα. Όπως η Warning, δεν εμποδίζει τον χρήστη να εισάγει μη έγκυρα δεδομένα. Εμφανίζει δύο επιλογές στον χρήστη - ΟΚ και Ακύρωση.
Παράδειγμα επικύρωσης δεδομένων Excel (επικύρωση αριθμού)
Όπως φαίνεται στο σχήμα. 1, -2.5 επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα, υποδεικνύοντας μη έγκυρα δεδομένα. Εμφανίζεται μια συμβουλή εργαλείου με ένα μήνυμα - «Εισάγετε αριθμό μεγαλύτερο από το μηδέν». Ένας κανόνας εκχωρείται στη στήλη B ως εξής.
Όπως φαίνεται στο σχήμα. 2, τα κριτήρια επικύρωσης που έχουν εισαχθεί είναι, ο αριθμός "δεκαδικός" αριθμός πρέπει να είναι μεγαλύτερος ή ίσος με μηδέν. Δηλαδή, οι αρνητικές τιμές είναι περιορισμένες.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Δεν είναι πλήρως ανθεκτικό και παραβιάζεται εύκολα.
- Εάν τα δεδομένα από κελιά χωρίς επικύρωση αντιγράφονται στα κελιά με επικύρωση στη θέση τους, τότε τα εισαγόμενα δεδομένα δεν επικυρώνονται και η επικύρωση δεδομένων αντικαθιστά την επικύρωση δεδομένων με αποτέλεσμα να μην επικυρώνεται στα αντιγραμμένα δεδομένα.
