Διαδικασία που περιλαμβάνεται στην κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας του Excel
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να μάθετε σχετικά με αυτήν την επιλογή.
- Βήμα 1: Πρώτα πράγματα είναι ότι πρέπει να αποφασίσουμε ποιο βιβλίο εργασίας που θέλουμε να μοιραστούμε, οπότε ανοίξτε αυτό το excel βιβλίο εργασίας πρώτα.
- Βήμα 2: Σε αυτό το βιβλίο εργασίας, μεταβείτε στην καρτέλα Έλεγχος και κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας στο Excel.
- Βήμα 3: Μόλις κάνετε κλικ στο Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας, θα σας δείξει το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου. Σε αυτό κάτω από το παράθυρο, έχουμε δύο καρτέλες, δηλαδή, "Επεξεργασία" και "Για προχωρημένους" κάτω από την επιλογή επεξεργασίας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου " Χρήση της παλιάς κοινής λειτουργίας βιβλίων εργασίας αντί για τη νέα εμπειρία συν-συγγραφής."
- Βήμα 4: Στην Επεξεργασία, αυτή ήταν η μόνη επιλογή που έχουμε, τώρα επιλέξτε την καρτέλα Για προχωρημένους . Στην ενότητα Για προχωρημένους, μπορούμε να παρακολουθούμε τις αλλαγές, πότε να παρακολουθούμε τις αλλαγές, τη διένεξη μεταξύ των αλλαγών δύο χρηστών κάθε φορά, κ.λπ…
- Βήμα 5: Μετά από όλες τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει στο παραπάνω παράθυρο, πρέπει να ανεβάσουμε το αρχείο σε μια τοποθεσία δικτύου όπως το dropbox από το οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας. Στη συνέχεια, στείλτε τον σύνδεσμο ή δώστε τον κωδικό πρόσβασης ταυτότητας χρήστη σε αυτούς.
- Βήμα 6: Στείλτε τον αποθηκευμένο σύνδεσμο του βιβλίου εργασίας στον ενδιαφερόμενο.
Σφάλματα στο βιβλίο εργασίας κοινής χρήσης του Excel
Συχνά, όταν επιλέγετε την επιλογή "Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας", εμφανίζεται το μήνυμα σφάλματος. Ο λόγος πίσω από αυτό είναι μερικές ρυθμίσεις στο Excel.
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις.
Μεταβείτε στο Αρχείο >>> Επιλογές >>> Κέντρο αξιοπιστίας >>> Ρυθμίσεις κέντρου εμπιστοσύνης >>> Καταργήστε την επιλογή Κατάργηση προσωπικών πληροφοριών από τις ιδιότητες αρχείων σε προβολή.
Βιβλίο εργασίας για κοινή χρήση του Excel, αλλά και προστασία της παρακολούθησης αλλαγών
Η κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας δεν είναι διαθέσιμη μόνο διαθέσιμη, αλλά μπορούμε να προβλέψουμε και τις αλλαγές άλλων χρηστών. Για να εφαρμόσουμε αυτήν την αλλαγή, πρέπει να καταργήσουμε την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας προτού εφαρμόσουμε τυχόν αλλαγές.
Για να ελέγξετε τις αλλαγές των χρηστών και να έχετε τον έλεγχο ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
- Βήμα 1: Μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση.
- Βήμα 2: Δίπλα στο "Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας", έχουμε την επιλογή Protect Shared Workbook. κάντε κλικ σε αυτό.
- Βήμα 3: Μόλις κάνετε κλικ στο "Protect Shared Workbook", μπορούμε να δούμε κάτω από το πλαίσιο διαλόγου. Στην ενότητα Κωδικός πρόσβασης (προαιρετικό), εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης σύμφωνα με την επιθυμία σας, αλλά θυμηθείτε τον !!!
- Βήμα 4: Ο κωδικός πρόσβασης δεν είναι η υποχρεωτική επιλογή. Ωστόσο, είναι πάντα καλή πρακτική να εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης και να μοιράζεστε το βιβλίο εργασίας για να έχετε τον έλεγχο των αλλαγών.
Protect Sheet vs. Protect Shared Workbook
Μπορούμε να δούμε δύο τύπους προστασίας με το Excel, δηλαδή, "Protect Sheet in Excel" και "Protect Shared Workbook". Μην μπερδεύεστε με αυτές τις δύο επιλογές. αυτά τα δύο δεν είναι τα ίδια. Παρακάτω είναι οι διαφορές μεταξύ αυτών των δύο.
- Το Protect Sheet προστατεύει το φύλλο εργασίας και όχι το βιβλίο εργασίας
- Protect Shared Workbook σημαίνει ότι δεν επιτρέπουμε στον χρήστη την επιλογή αλλαγής παρακολούθησης του κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας.
Κατάργηση κοινής χρήσης και κατάργηση χρηστών από κοινόχρηστα βιβλία εργασίας
Μπορούμε επίσης να καταργήσουμε την κοινή χρήση και να καταργήσουμε συγκεκριμένους χρήστες από το κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας.
Για να καταργήσετε την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας, πρέπει να αποεπιλέξουμε την επιλογή " Χρήση της παλιάς κοινής λειτουργίας βιβλίων εργασίας αντί για τη νέα εμπειρία συν-συγγραφής. "
Εάν θέλετε να καταργήσετε χρήστες, τότε πρέπει να επιλέξετε τον χρήστη και να ελέγξετε το κουμπί "κατάργηση", όπως φαίνεται παρακάτω.
Αυτό θα καταργήσει τον επιλεγμένο χρήστη από αυτό το βιβλίο εργασίας.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Πρέπει να προστατεύσουμε το κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας και να το κοινοποιήσουμε για να παρακολουθούμε τις αλλαγές.
- Protect Sheet Works and Protect Shared Workbooks δεν είναι τα ίδια.
