Λήψη προτύπου
Φύλλα Google ExcelΆλλες εκδόσεις
- Excel 2003 (.xls)
- OpenOffice (.ods)
- CSV (.csv)
- Φορητό έγγραφο. Μορφή (.pdf)
Πρότυπο παρακολούθησης τιμολογίου - Παρακολούθηση αυτόματης χρέωσης και κατάστασης πληρωμής
Ένα πρότυπο παρακολούθησης τιμολογίων μπορεί να είναι εξαιρετικά επινοητικό για έναν οργανισμό. Διευκολύνει τις εταιρείες να αξιολογήσουν την περίληψη γήρανσης των πελατών τους και να παρακολουθήσουν την κατάσταση πληρωμής τους. Με την παρακολούθηση τιμολογίων, οι εταιρείες μπορούν να κάνουν αυτόματη χρέωση, προγραμματισμό τιμολογίων, να συλλέγουν πληροφορίες σχετικά με τις εισροές και τις εκροές μετρητών, την παρακολούθηση πληρωμών, την παρακολούθηση τιμολογίων και ακόμη και να προσαρμόζουν τα πρότυπα τιμολογίων τους.
Αυτό καθιστά δυνατό για τις εταιρείες να κάνουν τιμολόγηση και λογιστική σε ένα μέρος και μάλιστα τους δίνει τη δυνατότητα να στέλνουν αυτόματες υπενθυμίσεις στους πελάτες τους για εκκαθάριση των εκκρεμών πληρωμών τους. Η παρακολούθηση τιμολογίων μπορεί να είναι μια απρόσκοπτη εμπειρία για τις εταιρείες, καθώς καθίσταται εύκολο για τη δημιουργία τιμολογίων και την παρακολούθηση εκκρεμών πληρωμών.
Σχετικά με το Πρότυπο
- Μια εταιρεία που είναι πρόθυμη να παρακολουθήσει τα τιμολόγιά της μπορεί εύκολα να εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια με τη χρήση αυτού του προτύπου. Έχει όλα τα απαιτούμενα στοιχεία που μια εταιρεία πρέπει να ακολουθήσει τα τιμολόγιά της.
- Τα στοιχεία που αναφέρονται υποχρεωτικά στο τιμολόγιο είναι οι λεπτομέρειες του πωλητή, του αγοραστή του οποίου το τιμολόγιο απαιτείται να παρακολουθεί, τον αριθμό τιμολογίου, την ημερομηνία του τιμολογίου και όλες τις άλλες πληροφορίες σχετικά με κάθε συναλλαγή που πραγματοποιείται από μια εταιρεία κατά τη διάρκεια της περιόδου για την οποία έγινε το τιμολόγιο.
Στοιχεία
Οι λεπτομέρειες που απαιτούνται στο παραπάνω πρότυπο τιμολογίου παρέχονται και συζητούνται παρακάτω-
# 1 - Επικεφαλίδα του προτύπου
Το πρότυπο πρέπει να έχει μια επικεφαλίδα που αναφέρει το "πρότυπο παρακολούθησης τιμολογίου". Ο λόγος για την παροχή αυτής της επικεφαλίδας θα ήταν να διασφαλιστεί ότι ο χρήστης μπορεί εύκολα να κατανοήσει τον σκοπό αυτού του προτύπου.
# 2 - Ημερομηνία τιμολογίου
Η ημερομηνία του τιμολογίου είναι ζωτικής σημασίας για την παροχή από τον προμηθευτή και το ίδιο δεν πρέπει να αναφέρεται λανθασμένα ή να παραλείπεται. Η ημερομηνία πρέπει να παρέχεται στο επάνω μέρος και επίσης στη δεξιά πλευρά του προτύπου.
# 3 - Η περίληψη γήρανσης των χρεωστών
Η περίληψη γήρανσης ενός συγκεκριμένου οφειλέτη πρέπει να εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία και να προσφέρει τη σύνοψη γήρανσης μαζί με τις ημερομηνίες. Αφού παρέχονται όλες αυτές οι πληροφορίες, το συνολικό υπόλοιπο πρέπει να υπολογιστεί προσθέτοντας όλες τις τιμές γήρανσης. Αυτή η περίληψη θα υπολογιστεί με βάση τις λεπτομέρειες που περιγράφονται στο λειτουργικό μέρος του τιμολογίου.
# 4 - Λεπτομέρειες της εταιρείας (Πωλητής)
Η εταιρεία που βρίσκεται στο μέτωπο πωλήσεων πρέπει υποχρεωτικά να προσφέρει τα στοιχεία της στο τιμολόγιο όπως και όποτε ζητηθεί. Η επάνω αριστερή πλευρά του τιμολογίου πρέπει να περιέχει τα στοιχεία του προμηθευτή, όπως το όνομα της εταιρείας, την πλήρη διεύθυνση μαζί με τον ταχυδρομικό κώδικα και τη χώρα, το αναγνωριστικό email, το φαξ και έναν αριθμό αναφοράς.
# 5 - Λεπτομέρειες οφειλετών
Το όνομα του οφειλέτη που πρέπει να παρακολουθείται στο τιμολόγιο πρέπει να αναφέρεται κάτω από τα στοιχεία των προμηθευτών. Εκτός από το όνομα, ο αριθμός επαφής και η διεύθυνσή του πρέπει επίσης να παρέχονται στο τιμολόγιο παρακολούθησης. Αυτές οι λεπτομέρειες πρέπει να αναφέρονται στην αριστερή πλευρά ακριβώς κάτω από τις λεπτομέρειες της προμηθευτικής εταιρείας.
# 6 - Τμήμα υπολογισμού
Το τμήμα υπολογισμού μπορεί να χωριστεί σε διάφορες υπότιτλους. Αυτά τα τμήματα παρέχονται και συζητούνται παρακάτω:
# 7 - Ημερομηνία
Η ημερομηνία για κάθε συναλλαγή πρέπει να αναφέρεται στο τιμολόγιο. Θα διευκολύνει την ακόλουθη διαδικασία υπολογισμού για την αξιολόγηση της ηλικίας των οφειλετών.
# 8 - Αριθμός τιμολογίου
Ο αριθμός τιμολογίου πρέπει να παρέχεται αμέσως μετά την ημερομηνία. Θα διασφαλίσει ότι οι συναλλαγές που εισάγονται τακτοποιούνται σειριακά και όχι τυχαία.
# 9 - Όνομα πελατών
- Τα ονόματα των οφειλετών ή των πελατών πρέπει να αναφέρονται ακριβώς δίπλα στην ημερομηνία. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε το όνομα των πελατών, διότι αυτό δεν είναι τιμολόγιο για μεμονωμένους πελάτες. Αυτό το είδος τιμολογίου δημιουργείται μετά την ενσωμάτωση λεπτομερειών όλων των συναλλαγών που πραγματοποιεί μια εταιρεία με διαφορετικούς τύπους πελατών.
- Όλοι οι πελάτες που πραγματοποίησαν συναλλαγές με την εταιρεία για την περίοδο προετοιμασίας του τιμολογίου πρέπει να έχουν εισαχθεί δεόντως. Διευκολύνει τη διαδικασία παρακολούθησης της κατάστασης πληρωμής των πελατών για τις εταιρείες και τους επιτρέπει επίσης να αντιμετωπίζουν τους πελάτες τους σύμφωνα με τον τρόπο πληρωμής τους.
- Για παράδειγμα, εάν ένας οφειλέτης καθυστερήσει τις πληρωμές του, τότε η εταιρεία θα επιλέξει να μην εκδώσει περαιτέρω αγαθά σε αυτόν με πίστωση και θα εξασφαλίσει ότι υπάρχουν επαρκείς διαδικασίες παρακολούθησης, ενώ ένας οφειλέτης που πληρώνει εγκαίρως θα τηρείται πάντα και θα εκτιμάται από την εταιρεία .
# 10 - Άλλες λεπτομέρειες
Η εταιρεία πρέπει επίσης να παρέχει προθεσμίες για κάθε συναλλαγή μαζί με την πληρωμή που οφείλεται και λαμβάνεται από πελάτη. και, κατά συνέπεια, υπολογίζει τη συνοπτική περίληψή τους, το οφειλόμενο υπόλοιπο και, βάσει όλων αυτών, αξιολογεί την κατάστασή του.
Τρόπος χρήσης αυτού του προτύπου παρακολούθησης τιμολογίου
Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο παρακολούθησης τιμολόγησης:
- Ένα άτομο που χρησιμοποιεί ένα πρότυπο πρέπει να εισαγάγει όλες τις λεπτομέρειες όπως απαιτείται στα πεδία που δεν είναι ήδη προγεμισμένα.
- Ο χρήστης πρέπει να ξεκινήσει με την ονομασία του τιμολογίου, ώστε να μάθει ο σκοπός αυτού του τιμολογίου.
- Ο χρήστης πρέπει να αναφέρει τα στοιχεία της εταιρείας του, όπως όνομα, διεύθυνση γραφείου, αριθμό επικοινωνίας, αναγνωριστικό email και φαξ.
- Ο χρήστης πρέπει επίσης να παράσχει την ημερομηνία του τιμολογίου στο πρότυπο.
- Ο χρήστης πρέπει να αναφέρει το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό επικοινωνίας του πελάτη ή του πελάτη που έχει την ηλικία και την περίληψη που είναι πρόθυμος να μάθει.
- Ο χρήστης πρέπει να προχωρήσει στο επόμενο τμήμα και να συμπληρώσει τα στοιχεία για κάθε συναλλαγή, όπως σειριακό αριθμό, ημερομηνία συναλλαγής, πελάτης για τη συγκεκριμένη συναλλαγή, ημερομηνία λήξης πληρωμής, οφειλόμενο ποσό καθώς και το ποσό που λαμβάνεται έναντι αυτής της συναλλαγής.
- Μόλις παρέχονται όλες αυτές οι εισόδους, ο χρήστης πρέπει να υπολογίσει τη σύνοψη γήρανσης και να αξιολογήσει το οφειλόμενο ποσό για αυτόν τον πελάτη σε σχέση με τις συναλλαγές του και να αναφέρει την κατάσταση πληρωμής του.
