Τι είναι ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός;
Ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός είναι το είδος της διαδικασίας προϋπολογισμού που περιλαμβάνει τη διαχείριση του κατώτερου επιπέδου στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και προετοιμασίας του προϋπολογισμού, μαζί με την ανάληψη όλων των ευθυνών για το έργο που έχει αναληφθεί, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν επίσης να συνδεθούν με τη διαδικασία προϋπολογισμού και να μπορούν να πάρουν μια αίσθηση ιδιοκτησίας και ένα καλύτερο μερίδιο στην εταιρεία να μοιράζονται ανοιχτά τις ιδέες τους και τη συμμετοχή τους στη δημιουργία του προϋπολογισμού.
Εξήγηση
Ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός είναι αυτή η μέθοδος προϋπολογισμού όπου η ανώτατη διοίκηση μοιράζεται την ευθύνη της δημιουργίας προϋπολογισμού με τη διαχείριση κατώτατου επιπέδου, διότι οι διαχειριστές χαμηλότερου επιπέδου είναι πιο ικανοί να δίνουν την πραγματική εικόνα σε επίπεδο πεδίου, όπως η διαθεσιμότητα πόρων, ο χρόνος απαιτείται για την προετοιμασία του προϋπολογισμού, εμπόδια που σχετίζονται με διαφορετικές πτυχές, κ.λπ. από τους διευθυντές ανώτατου επιπέδου. Εδώ και τα δύο μέρη επηρεάζονται από το ποιος προετοιμάζει τον προϋπολογισμό και από αυτόν που θα υπονοεί τον προϋπολογισμό. Περιλαμβάνει τη συμμετοχή όλων των εργαζομένων, έτσι ώστε να μπορεί να επιτευχθεί ένας δίκαιος και βασισμένος στην πραγματικότητα προϋπολογισμός.
Πώς λειτουργεί?
Ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός λειτουργεί καλά όταν υπάρχει τέλεια συνέργεια μεταξύ ανώτερου και κατώτερου επιπέδου διαχείρισης. Είναι περιττό να πούμε ότι οι διευθυντές ανώτερου επιπέδου είναι πολύ λιγότερο γνωστοί για τα έξοδα και τις δαπάνες του Οργανισμού. Είναι οι διευθυντές χαμηλότερου επιπέδου που γνωρίζουν καλά τα έξοδα και τα τεκμαιρόμενα έξοδα των αντίστοιχων τμημάτων τους. Η ανάθεση καθηκόντων πρέπει να είναι ρεαλιστική για να επιτευχθεί μια τέλεια προετοιμασία του προϋπολογισμού, η οποία μπορεί να είναι αποτελεσματική για τη μελλοντική πορεία δράσης.
Τα γεγονότα πρέπει να κοινοποιούνται από τους διαχειριστές όποιον ενδιαφέρεται περισσότερο για το τμήμα και θα ήταν χρήσιμο εάν ο Οργανισμός υιοθετήσει το σύστημα για τη μέθοδο επιταγών και υπολοίπων. Αυτό το σύστημα επιτρέπει τη διήθηση δεδομένων σε κάθε επίπεδο. Κάθε φορά που οποιαδήποτε δήλωση δαπανών / κόστους μοιράζεται από τη διεύθυνση χαμηλότερου επιπέδου και θα μεταβιβάζεται σε ιεραρχία, τα δεδομένα θα πρέπει να ελέγχονται από τις αρμόδιες υπηρεσίες και να διαβιβάζονται περαιτέρω. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να αποφευχθούν όλα τα άσχετα κόστη. Οι δύο διάσημοι τρόποι για την υιοθέτηση του Συμμετοχικού Προϋπολογισμού είναι ο καθαρός Συμμετοχικός Προϋπολογισμός και ο Πάνω-Κάτω και ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός.
Παραδείγματα
# 1 - Συμμετοχικός προϋπολογισμός Πορτογαλίας (PPB)
Αυτό το είδος προϋπολογισμού επιτρέπει στους κατοίκους της χώρας να λαμβάνουν επενδυτικές αποφάσεις και να επιλέγουν το έργο στο οποίο θέλουν να επενδύσουν τα χρήματά τους. Αρχικά, οι υπεύθυνοι χάραξης πολιτικής δεν επέτρεψαν στους ανθρώπους να παρεμβαίνουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, αλλά η δημόσια συγκέντρωση και η ενότητα των ανθρώπων έκαναν τη συμμετοχή ανοιχτή στην αγορά, και οι άνθρωποι άρχισαν να λαμβάνουν ανοιχτά σχήματα ψηφοφορίας, και αυτή η διαφάνεια έκανε το PPB επιτυχημένο στο Χώρα.
# 2 - Συμμετοχικός προϋπολογισμός της Ουγκάντα (UPB)
Αυτό το είδος προϋπολογισμού καλεί προτάσεις προϋπολογισμού από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και εξετάζει τους διάφορους τομείς προτεραιότητας της χώρας. Το σύστημα της προετοιμασίας του προϋπολογισμού είναι πραγματικά πολύ διαφανές, καθώς όλοι συμμετέχουν στην κατάρτιση του τελικού σχεδίου και το UPB έχει επαινηθεί για την τεχνική του προϋπολογισμού παγκοσμίως.
Γιατί ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός είναι ένα Αποτελεσματικό Εργαλείο Διαχείρισης;
- Η διοίκηση ανώτερου επιπέδου γνωρίζει τα προβλήματα / ζητήματα που αντιμετωπίζει η διαχείριση χαμηλότερου / μεσαίου επιπέδου.
- Η διαφάνεια στην εταιρεία αυξάνεται καθώς οι υψηλότερες αρχές δείχνουν ενδιαφέρον για τη χαμηλότερη διοίκηση, και σε αντάλλαγμα, η πίστη τους στην εταιρεία αποκαθίσταται και η κατώτερη / μεσαίου επιπέδου διοίκηση παρακινείται, και ως εκ τούτου οι οργανωτικοί στόχοι μπορούν να επιτευχθούν εύκολα.
Συμμετοχικός προϋπολογισμός έναντι παραδοσιακού προϋπολογισμού
- Ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός μπορεί να θεωρηθεί ως πολύ σύγχρονος τρόπος προσέγγισης και εφαρμόζεται ευρέως στους Οργανισμούς αυτές τις μέρες, διότι είναι μια πολύ συνεργατική προσέγγιση και καθιστά όλους τους υπεύθυνους και υπεύθυνους για την εργασία που πραγματοποιείται, έτσι ώστε κάθε έργο να μπορεί να ανατεθεί καλά και το κόστος μπορεί να βρείτε από την αρμόδια υπηρεσία
- Ο παραδοσιακός προϋπολογισμός, από την άλλη πλευρά, είναι πλέον ένα παλιό σύστημα προϋπολογισμού, αλλά ακόμα, πολλές εταιρείες το χρησιμοποιούν. Αυτοί οι προϋπολογισμοί περιορίζουν τη συμμετοχή και μόνο οι ανώτεροι διευθυντές λαμβάνουν αποφάσεις σχετικά με το μελλοντικό κόστος / έξοδα και επενδύσεις χωρίς να εξετάζουν τον έλεγχο πραγματικότητας, κάτι που μερικές φορές μπορεί να οδηγήσει σε ελαττωματική προετοιμασία του προϋπολογισμού.
Πλεονεκτήματα
- Ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός επιτρέπει την χρήσιμη ανταλλαγή πληροφοριών από τη διαχείριση χαμηλότερου επιπέδου έως τη διαχείριση ανώτατου επιπέδου. Μπορεί να υπάρξει εύκολη ροή πληροφοριών και έγκαιρες εκθέσεις που παρουσιάζονται από το ίδιο το αρμόδιο τμήμα.
- Δεδομένου ότι η ενδιαφερόμενη υπηρεσία παρέχει τις πληροφορίες, οπότε υπάρχει πολύ μικρή πιθανότητα προετοιμασίας του προϋπολογισμού που υπερβαίνει / κάτω, καθώς έχουν κοινοποιηθεί τα σωστά δεδομένα.
- Το δευτερεύον επίπεδο συμμετέχει επίσης στη διαδικασία λήψης αποφάσεων, και όλοι παίρνουν ένα ανοιχτό φόρουμ για να δώσουν τις συμβολές τους για τη βελτίωση του προϋπολογισμού. Αυτό οδηγεί στην ενίσχυση του ηθικού των εργαζομένων και, σε αντάλλαγμα, στην επίτευξη οργανωτικών στόχων.
- Η εμπιστοσύνη τόσο στην ανώτερη όσο και στη χαμηλότερη διαχείριση μοχλών επαναφέρεται επειδή και τα δύο μέρη έχουν επανεπικυρώσει το έργο τους και έχουν δείξει ενδιαφέρον για αυτά.
- Μέσω αυτής της συμμετοχής, μπορεί να γίνει αποτελεσματική κατανομή των πόρων, και θα υπήρχε ελάχιστη σπατάλη, και μπορεί να σχηματιστεί σωστός, ρεαλιστικός προϋπολογισμός.
Μειονεκτήματα
Η μόνη αρνητική παρατήρηση για αυτόν τον προϋπολογισμό θα είναι το πράγμα που είναι χρονοβόρο, διότι κάθε επίπεδο διαχείρισης εμπλέκεται σε αυτό, και ως εκ τούτου απαιτείται χρόνος για την παράδοση της δήλωσης κόστους, και το διάγραμμα δαπανών μπορεί να είναι εμπόδιο για την κατάρτιση του προϋπολογισμού είναι το μικρό χρονικό διάστημα.
συμπέρασμα
Ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός είναι μια νέα τεχνική προϋπολογισμού ηλικίας και επιτρέπει τη συμμετοχή με κάθε τρόπο, ώστε όποιος έχει μερίδιο στην Εταιρεία να μπορεί να εμπλακεί και να διατυπώσει ιδέες για τις ιδέες του, έτσι ώστε ο προϋπολογισμός να είναι πιο ρεαλιστικός και εφικτός στην πραγματική ζωή.
