Σημασία εντολής αγοράς
Η εντολή αγοράς (PO) χρησιμεύει ως νομικό έγγραφο μεταξύ αγοραστή και πωλητή, όπου, ο αγοραστής στέλνει αυτό το συμβόλαιο που περιγράφει τα αγαθά και τις υπηρεσίες, την ημερομηνία παράδοσης, τους όρους πληρωμής σύμφωνα με τη σύμβαση κ.λπ. Συνήθως, ο πωλητής προσφέρει πίστωση στο αγοραστής χωρίς κίνδυνο καθώς ο αγοραστής είναι νομικά υποχρεωμένος για την πληρωμή μετά την παράδοση αγαθών και υπηρεσιών.
Τύποι
Υπάρχουν τέσσερις τύποι εντολών αγοράς, ως εξής:
- Standard PO - Χρησιμοποιούνται ευρέως, εφαρμόζονται κυρίως σε εφάπαξ απαιτήσεις. Αυτά τα PO χρησιμοποιούνται όταν οι παραγγελίες πρέπει να παραδοθούν σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα.
- Planned PO - Σε αυτό το PO αναφέρεται κάθε κανονικό πράγμα, αλλά η προγραμματισμένη ημερομηνία παράδοσης είναι προσωρινή.
- Blanket PO - Σε αυτήν την παραγγελία, τιμή, ποσότητα, ημερομηνία παράδοσης, όλα είναι προσωρινά. Αναφέρονται μόνο λεπτομέρειες προϊόντων και ορισμένοι όροι. Άλλες λεπτομέρειες καθορίζονται κατά την κυκλοφορία της παραγγελίας.
- Συμβόλαιο PO - Σε αυτόν τον τύπο, καθορίζονται μόνο οι όροι της σύμβασης, δεν αναφέρεται τίποτα άλλο και στο μέλλον δημιουργούνται τυπικές παραγγελίες αγοράς που αναφέρονται σε αυτό το CPO.
Πώς να χρησιμοποιήσετε μια εντολή αγοράς;
- Πρώτα απ 'όλα, ο αγοραστής στέλνει μια παραγγελία αγοράς, σε χαρτί ή ηλεκτρονικά στον πωλητή ή στον πωλητή, αναφέροντας λεπτομερώς την απαιτούμενη παραγγελία.
- Εάν ο πωλητής διαπιστώσει ότι μπορεί να εκπληρώσει την παραγγελία, αποστέλλεται επιβεβαίωση στον αγοραστή.
- Ο πωλητής / πωλητής προετοιμάζει την παραγγελία τραβώντας τα απαιτούμενα προϊόντα ή εκχωρώντας το απαιτούμενο προσωπικό για την παροχή των υπηρεσιών.
- Στη συνέχεια, το προϊόν αποστέλλεται στον αγοραστή ή παρέχονται υπηρεσίες. Αναφέρεται στα δελτία συσκευασίας των προϊόντων για εύκολη αναγνώριση και παρακολούθηση.
- Μετά την αποστολή του προϊόντος ή την παροχή των υπηρεσιών, ο πωλητής θα στείλει ένα τιμολόγιο στον αγοραστή με έναν μοναδικό αριθμό. Ο αριθμός παραγγελίας αγοράς θα αναφέρεται και στο τιμολόγιο για σκοπούς αντιστοίχισης.
- Ο αγοραστής πραγματοποιεί την πληρωμή για το τιμολόγιο σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις της εντολής αγοράς και το συμβόλαιο που συμφωνήθηκε και από τα δύο μέρη στην αρχή.
Παράδειγμα εντολής αγοράς
Η εταιρεία ZYX χρειαζόταν 100 μονάδες προϊόντος Α με τη συμφωνημένη τιμή των 50 $ ανά μονάδα. Στέλνει την εντολή αγοράς στον Πωλητή LML, η PO ανέφερε την απαιτούμενη ποσότητα, την τιμή και άλλους όρους. Ο πωλητής LML έστειλε την παραγγελία την ημερομηνία παράδοσης και έστειλε το τιμολόγιο. Η εταιρεία ZYX επαλήθευσε το προϊόν που αποστέλλεται, ταιριάζει με τον αριθμό PO και πραγματοποίησε την πληρωμή 5.000 $ σε 30 ημέρες σύμφωνα με τους όρους πληρωμής που αναφέρονται στο PO.
Μορφή εντολής αγοράς
Παρουσιάζεται μια απλή μορφή PO. Πρόσθετες πληροφορίες μπορούν να παρατηρηθούν σε μορφή άλλης εταιρείας σύμφωνα με τη συγκεκριμένη απαίτηση
Μπορείτε να κατεβάσετε αυτό το πρότυπο από αυτήν τη σελίδα - Πρότυπο παραγγελίας αγοράς.
Συνήθως, οι παρακάτω πληροφορίες υπάρχουν στο PO:
- Οι λεπτομέρειες των προϊόντων και των υπηρεσιών που απαιτούνται από τον αγοραστή.
- Επωνυμίες, αριθμός SKU, αριθμός μοντέλου κ.λπ., για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες.
- Απαιτούμενη ποσότητα προϊόντος και διάρκεια υπηρεσιών.
- Τιμή ανά μονάδα για το προϊόν και τις υπηρεσίες.
- Αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης
- Θέση παράδοσης, δηλαδή ο τόπος στον οποίο πρέπει να σταλούν τα προϊόντα.
- Διεύθυνση χρέωσης
- Όροι πληρωμής όπως πιστωτική περίοδος, εκπτώσεις και άλλοι όροι.
Πλεονεκτήματα
- Βοηθά στην αποφυγή διπλών παραγγελιών, καθώς βοηθά στην παρακολούθηση των παραγγελιών και των πληρωμών.
- Χρησιμεύει ως νομικό έγγραφο και βοηθά στην αποφυγή διαφορών.
- Βοηθά στη βελτίωση του αποθέματος καθώς και στην οικονομική ακρίβεια.
- Βοηθά επίσης στον προϋπολογισμό, επειδή ζητείται να είναι διαθέσιμα χρήματα πριν από την παραγγελία.
- Τέλος, βοηθά επίσης στην ταχύτερη προγραμματισμένη παράδοση όποτε το χρειάζεται ο αγοραστής.
Μειονεκτήματα
- Η δημιουργία εντολών αγοράς για κάθε αγορά, μικρές ή μεγάλες, οδηγεί σε πολλή γραφειοκρατία και χειροκίνητες προσπάθειες.
- Οι πιστωτικές κάρτες μπορούν να εξυπηρετήσουν τον σκοπό της τεκμηρίωσης σε περίπτωση μικρότερων αντικειμένων και έτσι να εξαλείψουν την ανάγκη για PO.
