Τι είναι το Λογιστικό Σύστημα;
Το Λογιστικό Σύστημα είναι ένα σύστημα που εφαρμόζεται από τις εταιρείες για την καταγραφή χρηματοοικονομικών πληροφοριών συμπεριλαμβανομένων των εσόδων, των εξόδων και άλλων λογιστικών συναλλαγών και ενεργεί ως ένα σημαντικό εργαλείο που παρακολουθεί και παρακολουθεί την απόδοση της εταιρείας και διασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης.
Χαρακτηριστικά
Ακολουθούν τα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει ένα λογιστικό σύστημα.
# 1 - Αξιοπιστία
Οι πληροφορίες που παράγονται πρέπει να είναι αξιόπιστες. Είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό. Εάν τα δεδομένα που εισάγονται σε αυτό το σύστημα δεν είναι αυθεντικά, τότε τα αποτελέσματα δεν είναι επίσης αξιόπιστα. Επομένως, δεν θα είναι δυνατό να γίνει η σωστή εκτίμηση των προοπτικών της εταιρείας εάν δεν είναι αξιόπιστη.
# 2 - Εύκολο στην κατανόηση
Δεν πρέπει να περιλαμβάνει πολύπλοκους τύπους και να είναι εύκολο στη χρήση. Εάν είναι περίπλοκο, τότε ο λογιστής που θα το χειριστεί μπορεί να μπερδευτεί και να κάνει λάθη. Θα πρέπει να είναι απλό να κατανοήσουμε πού βρίσκεται ακριβώς μια συναλλαγή και τι επίπτωση θα έχει η συναλλαγή στις οικονομικές καταστάσεις.
# 3 - Συγκρισιμότητα
Οι οικονομικές καταστάσεις που παράγονται από ένα λογιστικό σύστημα θα πρέπει να είναι παρόμοιες με εκείνες που παράγονται από άλλα λογιστικά συστήματα, με αποτέλεσμα τη «σύγκριση μήλων προς μήλο» Οι μεθοδολογίες υπολογισμού πρέπει να είναι σύμφωνα με τα πρότυπα του κλάδου, έτσι ώστε οι μάζες να κατανοούν τις οικονομικές καταστάσεις.
# 4 - Τελευταίο λογισμικό
Αυτό το σύστημα πρέπει να είναι ικανό να αναπτυχθεί αυτόματα με τον συνεχώς αναπτυσσόμενο χρηματοοικονομικό κόσμο. Επομένως, πρέπει να χρησιμοποιείται το πιο πρόσφατο λογισμικό που ενημερώνεται αυτόματα. Όλα είναι αυτοματοποιημένα στον σημερινό κόσμο, οπότε αυτό το σύστημα θα πρέπει να μπορεί να προσαρμοστεί σε αυτό.
# 5 - Εύκολο στη χρήση
Τα λογιστικά συστήματα πρέπει να είναι εύχρηστα. δεν πρέπει να είναι ότι ένας υπάλληλος πρέπει να περάσει από αυστηρή εκπαίδευση για να κατανοήσει το σύστημα. Μόλις γίνει εύκολα κατανοητό από όλους, τότε μόνο ο καθένας μπορεί να φέρει ιδέες για αναβάθμιση. Τα γραφήματα και οι δηλώσεις πρέπει να δημιουργούνται εύκολα.
Τύποι λογιστικών συστημάτων
Είναι δύο τύπων -
# 1 - Ενιαία είσοδος
Αυτός είναι ένας άτυπος τρόπος διατήρησης αρχείου για χρηματοοικονομικές συναλλαγές. Εδώ δεν ανοίγονται ξεχωριστοί λογαριασμοί. Καταγράφονται μόνο Έξοδα και Έσοδα όταν και όταν συμβαίνει. Επομένως, δεν είναι δυνατή η προετοιμασία διαγραμμάτων και άλλων οικονομικών καταστάσεων από το σύστημα ενιαίας καταχώρησης. Η Ενιαία είσοδος συντηρείται κυρίως από μικρές επιχειρήσεις καθώς δεν έχουν την εμπειρία να ακολουθούν τα πιο πρόσφατα συστήματα και δεν είναι αποδεκτές από τις αρχές για φορολογική αναφορά.
# 2 - Διπλή είσοδος
Το Double Entry είναι ακριβές και χρησιμοποιείται από όλους τους μεγάλους οργανισμούς παγκοσμίως. Εδώ οι συναλλαγές συγκεντρώνονται σε ξεχωριστούς λογαριασμούς και κάθε συναλλαγή έχει δύο σκέλη που επηρεάζουν διαφορετικούς λογαριασμούς. Επομένως, είναι εύκολο να βρείτε λάθη, καθώς κάθε συναλλαγή έχει δύο σκέλη, οπότε μπορεί να συμβεί το άλλο σκέλος να είναι σωστό και ο ελεγκτής να ενεργοποιηθεί από εκεί.
Πώς λειτουργεί?
Βήμα 1: Όποτε συμβαίνει οποιαδήποτε συναλλαγή, όπως πωλήσεις, αγορές, έξοδα ή οποιοδήποτε είδος συναλλαγής, τότε αυτή η συναλλαγή καταγράφεται μέσω κατάλληλων περιοδικών. Αυτή είναι λοιπόν η πρώτη καταχώριση που κάνετε σε αυτό το σύστημα.
Βήμα 2: Δεδομένου ότι όλα τα λογιστικά συστήματα είναι πλέον μηχανογραφημένα, οπότε όποτε δημοσιεύετε ένα ημερολόγιο, γίνεται η αντίστοιχη καταχώριση στο καθολικό του λογαριασμού.
Βήμα 3: Στο τέλος της περιόδου, υπολογίζει το υπόλοιπο του καθολικού και προετοιμάζει τις οικονομικές καταστάσεις όπως τον Ισολογισμό, τις Ταμειακές Ροές κ.λπ. αναλόγως.
Παραδείγματα λογιστικού συστήματος
Κάθε επιχείρηση διαθέτει διαφορετικά είδη συστημάτων αφιερωμένα στην εξυπηρέτηση του σκοπού της.
Παράδειγμα # 1 - Λιανική επιχείρηση
Οι λιανοπωλητές ασχολούνται με την αγορά και πώληση αγαθών. Έτσι, το λογιστικό τους σύστημα πρέπει να επικεντρώνεται στο επίπεδο του αποθέματος και πόση έκπτωση λαμβάνουν ή δίνουν. Επομένως, ολόκληρο το σύστημα πρέπει να βασίζεται σε διαφορετικά προϊόντα και πόσα είναι πληρωτέα ή εισπρακτέα. Θα πρέπει να τους βοηθήσει με αναλογίες όπως το περιθώριο μικτού κέρδους, το περιθώριο καθαρού κέρδους και άλλα μέτρα που απαιτούν κατά τη λειτουργία τους.
Παράδειγμα # 2 - Ανάδοχος
Ο πιο σημαντικός παράγοντας στην κατασκευή είναι το κόστος υλικού. Επομένως, αυτό το σύστημα θα πρέπει να είναι πιο επεξεργασμένο σε διαφορετικούς τύπους πρώτων υλών. Το σύστημα θα πρέπει να είναι σε θέση να ρίξει διαφορετικές αναλογίες, γεγονός που δείχνει την κίνηση του κόστους.
Συστατικά
Υπάρχουν τέσσερα στοιχεία του λογιστικού συστήματος. Τα στοιχεία είναι στάδια που βοηθούν μια συναλλαγή από την εγγραφή έως την τελική παράδοση.
# 1 - Συσκευές εισαγωγής
Αυτά είναι εργαλεία που βοηθούν στην καταγραφή της συναλλαγής σε αυτό το σύστημα. Οι κύριες συσκευές εισόδου είναι πληκτρολόγια, συσκευές εγγραφής φωνητικών βοηθών, γραμμωτοί κωδικοί, σαρωτές κ.λπ. Έτσι, με τη βοήθεια των συσκευών που αναφέρονται παραπάνω, εισάγουμε μία συναλλαγή στο σύστημα.
# 2 - Επεξεργαστής
Μετά την εισαγωγή των πληροφοριών, το σύστημα συλλέγει τα δεδομένα και τα κατευθύνει στο σωστό καθολικό, ημερολόγιο ή άλλα γραφήματα, όπως απαιτείται. Αυτή η δραστηριότητα ονομάζεται επεξεργασία πληροφοριών.
# 3 - Αποθήκευση
Μόλις τα δεδομένα κατευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο καθολικό, αυτό το σύστημα πρέπει να αποθηκεύει τα δεδομένα εκεί. Έτσι, το σύστημα θα χρειαστεί τη βοήθεια εγκαταστάσεων αποθήκευσης για την εκτέλεση αυτής της εργασίας.
# 4 - Έξοδος
Μόλις ταξινομηθούν οι πληροφορίες και ετοιμαστούν οι τελικές δηλώσεις, τότε αυτό το σύστημα θα απαιτήσει συσκευές που θα βοηθήσουν στην έξοδο των πληροφοριών. Επομένως, αυτή η διαδικασία διεξάγεται με τη βοήθεια μόνιτορ, εκτυπωτή, προβολέα ή άλλων συσκευών.
Οφέλη
- Η συστηματική τήρηση αρχείων των χρηματοοικονομικών συναλλαγών βοηθά στην προετοιμασία διαγραμμάτων και άλλων αποτελεσμάτων χρήσιμων για τη λήψη οικονομικών αποφάσεων.
- Βοηθά στον εντοπισμό λογιστικών απάτων και παραλείψεων.
- Οι οικονομικές καταστάσεις που παράγονται βοηθούν σε φορολογικούς σκοπούς και σε άλλο ελεγκτικό σκοπό.
συμπέρασμα
Το λογιστικό σύστημα βοηθά στην καταγραφή χρηματοοικονομικών συναλλαγών συστηματικά. Αυτό απαιτείται για τη σύνταξη οικονομικών καταστάσεων, η οποία χρησιμοποιείται από τις αρχές για φορολογικούς σκοπούς και από επενδυτές για τη λήψη ενημερωμένων αποφάσεων. Οι αναλογίες και τα διαγράμματα υπολογίζονται εύκολα με τη βοήθεια ενός κατάλληλου συστήματος.
