Τι είναι η τήρηση βιβλίων στο Excel;
Η τήρηση βιβλίων στο excel σημαίνει καταγραφή καθημερινών οικονομικών συναλλαγών μιας οντότητας όπως αγορά, πώληση, πληρωμές, αποδείξεις και έξοδα σε ένα πρότυπο excel. Για μια καταγραφή συναλλαγών στο excel, η πρώτη ανάγκη είναι να ρυθμίσετε / προσαρμόσετε το excel σύμφωνα με την απαίτηση και, στη συνέχεια, να καταγράψετε καθημερινή συναλλαγή σε αυτό το πρότυπο και να την αποθηκεύσετε στον δικό σας υπολογιστή.
Λογιστική μεμονωμένης καταχώρησης στο Excel
Σε ένα σύστημα ενιαίας καταχώρησης, καταγράφεται μόνο μία πλευρά της συναλλαγής και το αποτέλεσμα αυτών των συναλλαγών θα φτάσει σε ένα μόνο μέρος. Ενώ στο σύστημα λογιστικής διπλής καταχώρισης, κάθε συναλλαγή θα καταγράφεται με χρεωστική και πιστωτική, και αυτές θα επηρεάσουν δύο λογαριασμούς.
Στο σύστημα μίας εισόδου οι συναλλαγές θα καταγράφονται έχοντας κατά νου τον στόχο και το αποτέλεσμα των συναλλαγών. Στη λογιστική λογιστική μίας εισόδου, το κύριο επίκεντρο θα δοθεί στις εισπράξεις μετρητών και στις πληρωμές μετρητών και όχι στην καταγραφή κάθε εξόδου και εσόδων ή περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.
Πώς να δημιουργήσετε τήρηση βιβλίων στο Excel
Βήμα 1: Προετοιμάστε ένα πρότυπο excel για μια καταγραφή συναλλαγής σύμφωνα με την απαίτηση ενώ προετοιμάζετε μια οντότητα που μπορεί να λάβει τη βοήθεια των επαγγελματιών της λογιστικής.
Βήμα 2: Προετοιμάστε ένα γράφημα λογαριασμών για καταγραφή και κατηγοριοποίηση των συναλλαγών ανάλογα με τη φύση της επιχείρησης. Γενικά, ένα γράφημα λογαριασμών χωρίζεται σε τρεις κατηγορίες που είναι:
- Εισόδημα: Για την καταγραφή των χρημάτων που εισέρχονται στην επιχείρηση.
- Έξοδα: Για την καταγραφή των χρημάτων που πηγαίνουν έξω ή για επιχειρήσεις.
- Κόστος πωληθέντων αγαθών: Χρήματα που δαπανώνται για τη δημιουργία των τελικών προϊόντων.
Ακολουθεί το δείγμα γραφήματος λογαριασμών:
Βήμα # 3: Ετοιμάστε τις καταστάσεις εσόδων με τη βοήθεια ενός γραφήματος λογαριασμών για να φτάσετε στο μικτό κέρδος και το καθαρό κέρδος για την περίοδο. Για τη μηνιαία κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, θα ετοιμαστούν 12 φύλλα αποτελεσμάτων και μετά από αυτό, θα καταρτιστεί ένα ετήσιο φύλλο αποτελεσμάτων με τη συγχώνευση και των 12 φύλλων αποτελεσμάτων. Η κατάσταση ροής αποτελεσμάτων θα έχει ως εξής:
Βήμα # 4: Ετοιμάστε ένα φύλλο excel όπου όλο το τιμολόγιο αρ. θα καταγραφεί έτσι ώστε να μπορεί να είναι το κομμάτι που τιμολόγιο πληρώθηκε ή ποια τιμολόγια εκκρεμούν για πληρωμή.
Βήμα # 5: Προετοιμάστε καταστάσεις ταμειακών ροών για να εξακριβώσετε την ταμειακή θέση της οντότητας.
Βήμα # 6: Αφού προετοιμάσετε όλα τα παραπάνω φύλλα excel για να αποθηκεύσετε το αρχείο σε ασφαλή τοποθεσία δίνοντας το κατάλληλο όνομα στο φάκελο. Μπορούμε επίσης να προστατεύσουμε αυτό το αρχείο με κωδικό πρόσβασης.
Παράδειγμα τήρησης βιβλίων στο Excel
Ακολουθεί το βιβλίο μετρητών για τον Απρίλιο 18 έως τον Ιούνιο 18 που διατηρείται στο υπολογιστικό φύλλο excel, όπου η εισροή και η εκροή μετρητών έχουν καταγραφεί χρησιμοποιώντας λογιστική μίας εισόδου.
Από την 01.04.2018 το άνοιγμα του υπολοίπου μετρητών και της τράπεζας είναι 1000 $ μετά την προσθήκη και την αφαίρεση των εσόδων και εξόδων κατά τη διάρκεια της περιόδου, θα φτάσουμε το υπόλοιπο των 2564 $.
Πλεονεκτήματα
Τα παρακάτω είναι μερικά πλεονεκτήματα:
- Η τήρηση βιβλίων σε ένα πρότυπο excel δεν απαιτεί καμία ειδική λογιστική ικανότητα. Επομένως, είναι εύκολο να διατηρηθεί η καταγραφή συναλλαγών.
- Είναι λιγότερο ακριβό επειδή το υπολογιστικό φύλλο excel είναι διαθέσιμο σε κάθε υπολογιστή / φορητό υπολογιστή. Επομένως, δεν απαιτείται η αγορά λογισμικού λογιστικής.
- Το Excel έχει διάφορες λειτουργίες που βοηθούν στην εύκολη καταγραφή συναλλαγών, όπως προσθήκη, πολλαπλασιασμός, VLOOKUP, συγκεντρωτικός πίνακας, μακροεντολές.
- Το Excel βοηθά στην προετοιμασία διαφόρων γραφικών παρουσιάσεων όπως γραφήματα, μπαρ, πίτα ή πολλά άλλα.
- Πολλοί χρήστες σε ένα γραφείο μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό, κοινοποιώντας το φύλλο excel σε μια μόνο αναγνώσιμη κατάσταση στην οποία ο μόνος μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα στο φύλλο excel και άλλοι μπορούν να δουν μόνο τα δεδομένα.
Μειονεκτήματα
Ακολουθούν τα μειονεκτήματα:
- Στο Excel, οι χρήστες λογιστικών βιβλίων μπορούν να προετοιμάσουν τα δεδομένα σύμφωνα με τις απαιτήσεις και μπορεί να είναι μεροληπτικοί κατά την προετοιμασία και την παρουσίαση δεδομένων στη διεύθυνση.
- Είναι απαραίτητο να εισαγάγετε τη σωστή φόρμουλα γιατί στο Excel excel θα εισαχθεί χειροκίνητα. Εάν υπάρχει κάποιο λάθος σε έναν τύπο, τότε το αποτέλεσμα θα αλλάξει και αυτό θα επηρεάσει τη λήψη αποφάσεων.
- Η τήρηση βιβλίων του Excel είναι λιγότερο ασφαλής από τη συντήρηση δεδομένων στο λογιστικό λογισμικό και οι εισβολείς μπορούν εύκολα να το χαράξουν, και σε έναν οργανισμό, όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα.
- Δεν είναι χρήσιμο και χρονοβόρο όταν ένας μεγάλος όγκος δεδομένων πρέπει να εισαχθεί στο Excel.
- Στο Excel, δεν είναι δυνατή η αυτόματη εισαγωγή δεδομένων από τραπεζικό λογισμικό ή άλλο λογισμικό όπως άλλο λογιστικό λογισμικό, το οποίο μας επιτρέπει να εισάγουμε αυτόματα δεδομένα από άλλο λογισμικό.
συμπέρασμα
Η τήρηση βιβλίων στο φύλλο excel είναι χρήσιμη για εκείνους τους οργανισμούς που βρίσκονται στην αρχική φάση της επιχείρησης και δεν θέλουν να αυξήσουν τα έξοδά τους με την πρόσληψη ειδικευμένου ανθρώπινου δυναμικού και την αγορά λογιστικού λογισμικού. Είναι εύκολο να διατηρηθεί η λογιστική συναλλαγή σε excel σε σύγκριση με την καταγραφή συναλλαγών σε λογιστικό λογισμικό. Ωστόσο, ταυτόχρονα, είναι λιγότερο ασφαλές και δεν είναι χρήσιμο για μεγάλο αριθμό συναλλαγών και οι πιθανότητες σφάλματος είναι πολύ υψηλές.
