Έννοια εγκληματολογικού ελέγχου
Το Forensic Audit είναι μια δομημένη εξέταση των οικονομικών αρχείων μιας επιχειρηματικής οντότητας με διερευνητικό τρόπο, προκειμένου να βρεθούν τα αποδεικτικά στοιχεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για δικαστικές διαδικασίες στο δικαστήριο. Είναι ένα βήμα μπροστά από έναν εσωτερικό έλεγχο και το άτομο που διενεργεί τέτοιο έλεγχο πρέπει να έχει γνώση του νομικού και νομικού πλαισίου, καθώς και ειδικές γνώσεις λογιστικής και λογιστικού ελέγχου.
Λόγοι για τη διενέργεια ιατροδικαστικού ελέγχου
# 1 - Σύγκρουση συμφερόντων
Όταν ένας υπάλληλος κάνει κατάχρηση της θέσης του για προσωπικά κέρδη στο κόστος της απώλειας της εταιρείας σε μια τέτοια περίπτωση, εμφανίζεται ένας ιατροδικαστικός έλεγχος.
Π.χ., Διευθυντής που εγκρίνει τα επιπλέον / ανεπιθύμητα έξοδα ενός υπαλλήλου με τον οποίο έχει προσωπικές σχέσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, ο διευθυντής δεν θα επωφεληθεί οικονομικά από αυτήν τη δραστηριότητα, αλλά προσωπικά, θα πάρει κάποια μόχλευση έναντι του υπαλλήλου του.
# 2 - Δωροδοκία
Σε έναν οργανισμό που προσφέρει χρήματα ή δίνει μερικά ακριβά δώρα για να κάνει τα πράγματα ή να κάνει την κατάσταση υπέρ του είναι δωροδοκία.
Π.χ., ο προϊστάμενος του τμήματος αγορών εγκρίνει την αγορά από αυτόν τον προμηθευτή, ο οποίος θα προμηθεύσει το υλικό με υψηλότερο κόστος ή κόστος λιγότερο από ό, τι σε σύγκριση με άλλους προμηθευτές. Ωστόσο, η ποιότητα του προϊόντος δεν είναι καλή και λαμβάνει προσωπική αποζημίωση από αυτόν τον πωλητή.
# 3 - Κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων
Είναι ο πιο κοινός και διαδεδομένος τύπος απάτης. Αυτοί οι εργαζόμενοι κάνουν κατάχρηση των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας προς όφελός τους.
Π.χ. Απελευθέρωση χρημάτων με βάση την ψεύτικη υποβολή λογαριασμών. Η χρήση των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας για προσωπική του χρήση είναι τα χαρτικά της εταιρείας, η χρήση του αποθέματος της εταιρείας δείχνοντας ότι το συγκεκριμένο απόθεμα έχει καταστραφεί / λήξει (αυτό συνέβη κυρίως σε εταιρείες FMCG).
# 4 - Παρουσίαση της Οικονομικής Κατάστασης
Αυτός ο τύπος απάτης συμβαίνει γενικά σε υψηλότερο επίπεδο εταιρείας επειδή δείχνει την καλύτερη απόδοση της εταιρείας έναντι της πραγματικής απόδοσης, έτσι ώστε οι επενδυτές να μην διστάζουν να επενδύσουν στην εταιρεία και οι δανειστές μπορούν εύκολα να προσφέρουν δάνεια με τα χαμηλότερα επιτόκια. Η ανώτατη διοίκηση θα επωφεληθεί επίσης με τη λήψη μπόνους ή κινήτρων με βάση την απόδοση της εταιρείας. Η εσφαλμένη παρουσίαση μπορεί να γίνει δείχνοντας λιγότερη πρόβλεψη έναντι δεδουλευμένων εξόδων ή οφειλετών, κρύβοντας οποιαδήποτε ενδεχόμενη ευθύνη, μη δίνοντας την κατάλληλη αποκάλυψη σχετικά με τις πληροφορίες που μπορούν να επηρεάσουν τον επενδυτή ή τους δανειστές.
Βήματα ιατροδικαστικού ελέγχου
Υπάρχουν τέσσερα στάδια ιατροδικαστικού ελέγχου:
- Προγραμματισμός της έρευνας
- Συλλογή αποδεικτικών στοιχείων
- Αναφορά
- Πρακτικά δικαστηρίου
# 1 - Προγραμματισμός της έρευνας
Οι ελεγκτές θα προγραμματίσουν την έρευνά τους με τέτοιο τρόπο ώστε να μην αφήνεται τίποτα και να επιτευχθεί ο στόχος ενός ελέγχου. Ακολουθούν ορισμένα σημεία που θα λάβει υπόψη ο ελεγκτής:
- Προσδιορισμός της απάτης που πραγματοποιείται
- Η περίοδος κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η απάτη
- Λόγος απάτης ή αιτία απάτης
- Μάθετε τους υπαλλήλους που εμπλέκονται στην απάτη
- Η ζημία που υπέστη η εταιρεία λόγω απάτης, είτε είναι οικονομική είτε μη χρηματοοικονομική
- Η συλλογή αποδεικτικών στοιχείων μπορεί να αποδειχθεί με απάτη σε δικαστικές διαδικασίες.
- Προτείνοντας μέτρα που πρέπει να ληφθούν για την πρόληψη τέτοιων τύπων απάτης στο μέλλον
# 2 - Συλλογή αποδεικτικών στοιχείων
Είναι το πιο ουσιαστικό μέρος των ιατροδικαστικών ελέγχων. Μετά τον εντοπισμό της απάτης, ο ελεγκτής θα συλλέξει τα αποδεικτικά στοιχεία που μπορούν να τεκμηριωθούν και να γίνουν αποδεκτά στο δικαστήριο, και αυτά τα έγγραφα πρέπει να είναι με τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο συνέβη η απάτη, ποιος έχει κάνει και τι ποσό της ζημίας υπέστη η εταιρεία.
Παράδειγμα - Ας υποθέσουμε ότι ένας προμηθευτής έχει ολοκληρώσει την αγορά πρώτων υλών και υποψιάζεται ότι συνέβησαν κάποια κακόβουλα πράγματα σε αυτήν την οριστικοποίηση, τότε ο ελεγκτής θα εξετάσει και θα συλλέξει τα παρακάτω έγγραφα
- Ποιος έχει εγκρίνει τον πωλητή
- Αν ακολουθήθηκε η πολιτική της εταιρείας κατά την ολοκλήρωση
- Η προσφορά από άλλους 3 -4 προμηθευτές έχει ληφθεί ή όχι
- Εάν ληφθούν τότε εάν όλες αυτές οι προσφορές συγκρίνονται μεταξύ τους όσον αφορά την τιμολόγηση και την ποιότητα
- Μετά την ολοκλήρωση, εάν ο πωλητής παρείχε την ίδια ποιότητα υλικού ή όχι που έχει δείξει κατά τη στιγμή της επιλογής.
# 3 - Αναφορά
Μετά την ολοκλήρωση της παραπάνω διαδικασίας, ένας εγκληματολογικός ελεγκτής θα προετοιμάσει μια έκθεση η οποία αποτελεί σύνοψη του ελέγχου του για παρουσίαση στη διεύθυνση / πελάτη. Η έκθεση περιέχει το παρακάτω σημείο:
- Παρατήρηση / εύρεση κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου
- Συγκεντρώθηκαν στοιχεία που θα τεκμηριώνουν την απάτη
- Πόση απώλεια υπέστη η εταιρεία
- Πώς έγινε η απάτη
- Ποια μέτρα πρέπει να ληφθούν για να σταματήσει αυτός ο τύπος απάτης
Με βάση αυτό, η Διαχείριση αναφορών μπορεί να αποφασίσει αν θα πρέπει να προσφύγει σε νομικές διαδικασίες ή όχι.
# 4 - Πρακτικά δικαστηρίου
Εάν η διοίκηση αποφασίσει ότι θα ζητήσει νομική δράση βάσει της δικανικής έκθεσης ελέγχου, τότε ο ελεγκτής θα πρέπει επίσης να είναι παρών στο δικαστήριο κατά τη διάρκεια της διαδικασίας για να εξηγήσει πώς έγινε η απάτη και πώς τα αποδεικτικά στοιχεία θα υποστηρίξουν τη δήλωσή του. Ο εγκληματολόγος ελεγκτής θα απλοποιήσει επίσης τη λογιστική απάτη σε απλή γλώσσα, ώστε όλοι να μπορούν να κατανοήσουν εύκολα.
Ιατροδικαστικός έλεγχος έναντι εσωτερικού ελέγχου
- Ο ιατροδικαστικός έλεγχος πραγματοποιείται για τον εντοπισμό της απάτης εάν συνέβη κάτι στην εταιρεία, ενώ ένας εσωτερικός έλεγχος γίνεται για την εύρεση του σφάλματος στη λογιστική ή την πολιτική της εταιρείας.
- Οι εγκληματολόγοι ελεγκτές πρέπει να έχουν ειδικές γνώσεις σχετικά με το νόμο, ενώ αυτό δεν είναι υποχρεωτικό για τους εσωτερικούς ελεγκτές.
- Τα αποδεικτικά στοιχεία που συλλέγονται στους ιατροδικαστικούς ελέγχους μπορούν να χρησιμοποιηθούν για νομικές διαδικασίες, ενώ αποδεικτικά στοιχεία που συγκεντρώνονται σε εσωτερικό έλεγχο δεν θα είναι αποδεκτά σε νομικές διαδικασίες.
- Απαιτείται ιατροδικαστικός έλεγχος όταν υπάρχει υποψία ότι ένας εργαζόμενος σκόπιμα έχει κάνει απάτη για το προσωπικό του κέρδος. Αντίθετα, ένας εσωτερικός έλεγχος γίνεται ως τακτική δραστηριότητα για τον έλεγχο κατά πόσον έχουν ακολουθηθεί όλες οι λογιστικές πολιτικές, το λογιστικό πρότυπο, αλλά τα λάθη δεν έχουν γίνει έντονα.
συμπέρασμα
Απαιτείται ιατροδικαστικός έλεγχος για έναν συγκεκριμένο σκοπό, όπως η εύρεση της απάτης ή τυχόν ψευδή παρουσίαση της οικονομικής κατάστασης, εξετάζοντας την προηγούμενη συναλλαγή και συλλέγοντας αποδεικτικά στοιχεία που θα αποδείξουν ότι έχει συμβεί κάποια απάτη και μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο δικαστήριο για νομικές διαδικασίες. Ενώ ο εσωτερικός έλεγχος εστιάζεται βασικά στη συμμόρφωση, τις πολιτικές, τα λογιστικά πρότυπα και άλλους ελέγχους που πρέπει να ακολουθήσουν οι εταιρείες για τη λειτουργία τους.
