Τι είναι το BookKeeping;
Η τήρηση βιβλίων είναι η καθημερινή καταγραφή των οικονομικών συναλλαγών της εταιρείας, όπως αγορά, πώληση, αποδείξεις και πληρωμές και αποτελεί ένα αρχικό μέρος της λογιστικής διαδικασίας. Μπορεί να προετοιμαστεί με δύο τρόπους - Σύστημα ενιαίας εισόδου και Σύστημα διπλής εισόδου, ωστόσο, το σύστημα διπλής εισόδου είναι δημοφιλές και αναγνωρισμένο στις περισσότερες χώρες.
Στοιχεία της τήρησης βιβλίων στη λογιστική
# 1 - Μετρητά έναντι δεδουλευμένης μεθόδου
Σε μετρητά με βάση τη μελισσοκομία, τα έσοδα και τα έξοδα καταγράφονται μόνο όταν εισπράττονται μετρητά και τα έξοδα καταβάλλονται από την τράπεζα, αντίστοιχα. Η μέθοδος μετρητών δεν λαμβάνει υπόψη την έννοια αντιστοίχισης και περιοδικότητας, η οποία λέει ότι τα έξοδα μιας περιόδου πρέπει να αναγνωρίζονται στην ίδια περίοδο. Η δεδουλευμένη μέθοδος, από την άλλη πλευρά, λαμβάνει υπόψη το εισόδημα και τα έξοδα μόλις καθίσταται απαιτητή. Σημαίνει ότι μόλις κερδίσει το εισόδημα, αναγνωρίζεται στα βιβλία ως εισπρακτέα, και μόλις χρεωθούμε για έξοδα, το αναγνωρίζουμε στα βιβλία. Η δεδουλευμένη μέθοδος είναι ευρέως αποδεκτή και χρησιμοποιείται για τήρηση βιβλίων σε ολόκληρο τον κόσμο.
# 2 - Διάγραμμα λογαριασμών
Το γράφημα λογαριασμών είναι ένα λεπτομερές φύλλο εργασίας που περιέχει κατευθυντήριες γραμμές και πλαίσιο σχετικά με το τι είδους έξοδα πρέπει να πηγαίνουν στον λογαριασμό γενικού καθολικού. Βοηθά έναν λογιστή να πάρει τον σωστό κωδικό δαπανών ενώ δημοσιεύει οποιαδήποτε εγγραφή στο περιοδικό. Το γράφημα των λογαριασμών ενημερώνεται και ελέγχεται περιοδικά ώστε να περιλαμβάνει τυχόν αλλαγές στον οργανισμό.
# 3 - Περιοδικά
Οι εγγραφές στο περιοδικό καταγράφουν τον οικονομικό αντίκτυπο οποιασδήποτε συναλλαγής μιας επιχειρηματικής οντότητας και αυτό είναι το πρώτο βήμα καταγραφής οποιασδήποτε συναλλαγής. Πριν από την ανάρτηση μιας καταχώρησης ημερολογίου, πρέπει να κατανοήσουμε τους χρυσούς κανόνες και το γεγονός ότι κάθε επιχειρηματική συναλλαγή καταγράφεται σε δύο διαφορετικούς λογαριασμούς, μια χρέωση και μια πίστωση. Τα περιοδικά δημοσιεύονται βάσει κανόνων που ακολουθούν -
- Για πραγματικούς λογαριασμούς: Χρεώστε ό, τι έρχεται σε πίστωση τι βγαίνει.
- Για Προσωπικούς Λογαριασμούς: Χρεώστε τον παραλήπτη Πιστώστε τον δωρητή
- Για ονομαστικούς λογαριασμούς: Χρέωση όλων των εξόδων και ζημιών και πίστωση όλων των εσόδων και κερδών.
- Πραγματικοί λογαριασμοί: Οι πραγματικοί λογαριασμοί είναι οι λογαριασμοί του ισολογισμού που περιλαμβάνουν περιουσιακά στοιχεία (μετρητά, έπιπλα, κτίρια κ.λπ.) και υποχρεώσεις (πληρωτέοι λογαριασμοί, πληρωτέες σημειώσεις κ.λπ.).
- Προσωπικοί λογαριασμοί: Όλοι οι λογαριασμοί που σχετίζονται με άτομα, εταιρείες, εταιρείες κ.λπ. εμπίπτουν στις προσωπικές μετρήσεις. Περιλαμβάνει οφειλέτες, πιστωτές, τράπεζες, εκκρεμή και προπληρωμένα αντικείμενα κ.λπ.
- Ονομαστικοί λογαριασμοί: Τα κέρδη, οι ζημίες, τα έξοδα ή τα έσοδα που σχετίζονται με τους λογαριασμούς εμπίπτουν στους Ονομαστικούς λογαριασμούς. Π.χ. - Αγορά, πωλήσεις, πληρωτέοι λογαριασμοί, τόκοι, τραπεζικές χρεώσεις κ.λπ.
# 4 - Καθολικά
Ένα καθολικό είναι τα κύρια βιβλία λογαριασμών που εμφανίζουν τις χρεωστικές και πιστωτικές συναλλαγές που σχετίζονται με έναν λογαριασμό για μια συγκεκριμένη περίοδο σε συνοπτική μορφή. Δείχνει επίσης το υπόλοιπο ανοίγματος και το υπόλοιπο κλεισίματος αυτού του λογαριασμού αφού ληφθούν υπόψη όλες οι χρεωστικές και πιστωτικές συναλλαγές για μια δεδομένη περίοδο. Μόλις τελειώσει η οικονομική περίοδος, το υπόλοιπο του καθολικού μεταφέρεται στο δοκιμαστικό υπόλοιπο, το οποίο χρησιμοποιείται για τη σύνταξη περαιτέρω οικονομικών καταστάσεων.
# 5 - Βιβλία ημέρας
Τα βιβλία ημέρας χρησιμοποιούνται για την καταγραφή της πιστωτικής συναλλαγής ξεχωριστά. Ένα βιβλίο ημερήσιων πωλήσεων καταγράφει όλες τις πωλήσεις πίστωσης και με τον ίδιο τρόπο, το βιβλίο ημερήσιων πωλήσεων καταγράφει όλες τις πωλήσεις πίστωσης. Τα βιβλία επιστροφής αγορών και επιστροφών πωλήσεων είναι επίσης έτοιμα να παρακολουθούν όλες τις αποδόσεις από την αγορά και τις πωλήσεις πίστωσης.
# 6 - Βιβλίο μετρητών
Το Cashbook είναι επίσης ένα από τα κύρια βιβλία λογαριασμών που διατηρούνται από όλες σχεδόν τις επιχειρήσεις και τα άτομα. Το Cashbook εμφανίζει το υπόλοιπο ανοίγματος, το οποίο είναι διαθέσιμο σε μετρητά στην αρχή της οικονομικής περιόδου, όλες τις συναλλαγές που σχετίζονται με μετρητά / τράπεζα που περιλαμβάνουν μετρητά / τράπεζα κατά τη διάρκεια της οικονομικής περιόδου και το υπόλοιπο κλεισίματος, το οποίο είναι διαθέσιμο σε μετρητά μετά την ολοκλήρωση της οικονομικής περιόδου .
# 7 - Οικονομικές καταστάσεις
Μόλις δημοσιεύονται τα περιοδικά, τα βιβλία, τα ημερήσια βιβλία και το βιβλίο μετρητών προετοιμάζονται, αυτά τα υπόλοιπα μεταφέρονται στο δοκιμαστικό υπόλοιπο που είναι μια σύνοψη όλων των λογαριασμών που εμφανίζουν τα καθαρά υπόλοιπά τους. Το δοκιμαστικό υπόλοιπο χρησιμοποιείται περαιτέρω για την προετοιμασία λογαριασμού αποτελεσμάτων και ισολογισμού. Τα κέρδη & ζημίες δείχνουν το καθαρό αποτέλεσμα του εάν η επιχείρηση κέρδισε ή όχι. Ο ισολογισμός είναι η κατάσταση που δείχνει περίληψη όλων των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού.
Πλεονέκτημα
- Απλοποιημένη διαδικασία και εύκολα βήματα για την καταγραφή συναλλαγών.
- Διευκολύνει τη χρήση και τη σύγκριση των οικονομικών καταστάσεων.
- Τα κύρια βιβλία και η εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα τήρησης βιβλίων χρησιμοποιούνται υψηλότερη διαχείριση για λήψη αποφάσεων και κριτική ανάλυση.
- Αυτό το σύστημα παρέχει όλες τις λεπτομέρειες και τις παρακρατήσεις μισθοδοσίας.
- Η παρακολούθηση των εξόδων και του προϋπολογισμού είναι ευκολότερη σε ένα υγιές σύστημα τήρησης βιβλίων.
- Ευκολότερη εξαγωγή δεδομένων για ελέγχους.
Μειονεκτήματα
- Χρειάζεται ξεχωριστός λογιστής, που κοστίζει χρόνο και χρήμα.
- Εάν τα λανθασμένα δεδομένα τροφοδοτούν πρωτεύοντα βιβλία λογαριασμών, οδηγεί σε σφάλμα κατά την προετοιμασία του δοκιμαστικού υπολοίπου και των τελικών λογαριασμών.
Σημεία προς σημείωση σχετικά με τις αλλαγές
Σήμερα, με την ανάπτυξη του λογιστικού συστήματος, είναι εύκολο και γρήγορο να προετοιμάσετε τα βιβλία των λογαριασμών, καθώς όλα τα τμήματα συνδέονται μεταξύ τους μέσω συστημάτων ERP - Enterprise Resource Planning. Η πρόκληση έρχεται κυρίως κατά την εισαγωγή φόρων. Τα λογισμικά έχουν σχεδιαστεί για να λαμβάνουν προκαθορισμένους συντελεστές για έμμεσους φόρους και φόρους που αφαιρούνται στην πηγή. Κάθε χρόνο, οι φορολογικές αρχές πραγματοποιούν αλλαγές σε ορισμένους συντελεστές ή περιλαμβάνουν ή εξαιρούν ορισμένα στοιχεία από μια απαλλαγή. Ο λογιστής πρέπει να διασφαλίσει ότι οι υπολογιστές ενημερώνονται με όλες αυτές τις πρόσφατες αλλαγές.συμπέρασμα
Η τήρηση βιβλίων είναι το πρώτο στάδιο και ουσιαστικό μέρος της λογιστικής διαδικασίας οποιουδήποτε οργανισμού. Όταν εφαρμοστεί προσεκτικά, ένα υγιές σύστημα θα βοηθήσει στην ακριβή προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων εγκαίρως, το οποίο θα οδηγήσει σε έγκαιρη κατάθεση φόρων και ομαλή διευκόλυνση του ελέγχου. Επίσης, τα δεδομένα που εξάγονται από καταχωρήσεις λογιστικής βοηθούν στη δημιουργία σύνθετων αναφορών, κάτι που βοηθά τη διαχείριση στη λήψη αποφάσεων. Βοηθά επίσης στη διαχείριση πιστωτών και οφειλετών και στα ενημερωμένα υπόλοιπα καθολικών λογαριασμών, έτσι μπορούμε να συμπεράνουμε ότι ένα υγιές σύστημα επιτρέπει σε μια επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά και βοηθά με κάθε είδους εισαγωγή δεδομένων για περαιτέρω ανάλυση.
