Σημασία αποθέματος
Η λήψη αποθεμάτων είναι η διαδικασία φυσικής καταμέτρησης των στοιχείων αποθεμάτων καθώς και η επαλήθευση του ίδιου με τα ηλεκτρονικά αρχεία της εταιρείας, η οποία γίνεται γενικά στο τέλος του έτους καθώς αποτελεί μέρος του ετήσιου ελέγχου της εταιρείας και μπορεί να γίνει παρουσία εξωτερικών ελεγκτών της εταιρείας.
Εξήγηση
Κάθε οργανισμός διατηρεί απόθεμα μαζί τους έτσι ώστε να ικανοποιεί τις ανάγκες των πελατών. Σε μεγάλους οργανισμούς, η διοίκηση πραγματοποιεί φυσική επαλήθευση του αποθέματος καθώς δίνει την ιδέα για τις αποκλίσεις του αποθέματος σύμφωνα με τα βιβλία και σύμφωνα με τον φυσικό αριθμό. Η διαδικασία έγκαιρης επαλήθευσης του αποθέματος ονομάζεται έλεγχος αποθεμάτων, και εάν η ίδια διαδικασία φυσικής καταμέτρησης του αποθέματος γίνεται στο τέλος του έτους, δηλαδή κατά την ημερομηνία του ισολογισμού, τότε η διαδικασία ονομάζεται απογραφή αποθεμάτων. Είναι επωφελές για οποιονδήποτε οργανισμό, μέσω του οποίου μπορούν να επισημανθούν οι αποκλίσεις και οι έλεγχοι μπορούν να βελτιωθούν.
Σκοπός της απογραφής
- Να επαληθεύσει το απόθεμα στο τέλος του έτους, ώστε να παρουσιάσει την αληθινή και δίκαιη άποψη στις οικονομικές καταστάσεις του οργανισμού.
- Για να συμμορφωθείτε με τους κανονισμούς που διέπονται από το νόμο, όπως ο νόμος απαιτεί να μετράτε φυσικά το απόθεμα στο τέλος του έτους ενώπιον των εξωτερικών ελεγκτών.
- Για να παρακολουθείτε το φυσικό απόθεμα και να επαληθεύσετε τους εσωτερικούς ελέγχους διασταυρώνοντας το απόθεμα με τα οικονομικά αρχεία.
- Να επισημάνουμε τις αποκλίσεις του αποθέματος με τα οικονομικά αρχεία και τα λογιστικά αρχεία.
- Επιβολή μέτρων ελέγχου αποθέματος.
Διαδικασία
Η διαδικασία απογραφής είναι ως εξής -
- Επιλέξτε το κατάλληλο πλαίσιο για τη σημείωση των εγγραφών.
- Επιλέξτε την κατάλληλη και αρμόδια ομάδα.
- Δώστε διάφορες λεπτομέρειες σχετικά με το απόθεμα στην επιλεγμένη ομάδα.
- Πλαίσιο των διαδικασιών.
- Προσδιορίστε το χρονικό όριο για την ολοκλήρωσή του
- Αναθέστε την ευθύνη στα μέλη της ομάδας.
- Ενημερώστε τη διαδικασία και καλέστε την ομάδα εξωτερικού ελέγχου για τη διεξαγωγή απογραφής.
- Λάβετε την έκθεση με καθορισμένο τρόπο από την επιλεγμένη ομάδα, καθώς και τις παρατηρήσεις και τις προτάσεις για βελτίωση από την ομάδα της εταιρείας καθώς και από μια ομάδα ελεγκτών.
- Επαληθεύστε τα αρχεία που αποκτήθηκαν με τα οικονομικά αρχεία και σημειώστε τις αποκλίσεις, εάν υπάρχουν.
- Αναφέρετε τις αποκλίσεις στον ελεγκτή μαζί με τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία αντιμετώπισε το ίδιο.
Παράδειγμα Χρηματιστηρίου
Οι λεπτομέρειες για το απόθεμα της αυτοκινητοβιομηχανίας στο τέλος του οικονομικού έτους είναι οι εξής:
Η απογραφή πραγματοποιήθηκε στο τέλος του έτους και διαπίστωσε ότι οι μονάδες ανταλλακτικών ήταν 18 μονάδες αξίας 480.000 δολαρίων. Δηλώστε την αξία του αποθέματος που θα αντικατοπτρίζεται στην οικονομική κατάσταση και πώς να αντιμετωπίσετε τις αποκλίσεις των αρχείων.
Λύση
Δεδομένου ότι υπάρχουν αποκλίσεις στα αρχεία σύμφωνα με τον φυσικό αριθμό και σύμφωνα με τα οικονομικά αρχεία, ως εκ τούτου το απόθεμα ανά φυσικό αριθμό πρέπει να απεικονίζεται στον ισολογισμό.
Η διαφορά των 20.000 $ θα χρεωθεί στον λογαριασμό αποτελεσμάτων ως το απόθεμα ζημιών μαζί με τη γνωστοποίηση στην οικονομική κατάσταση.
Πότε πρέπει να γίνει η λήψη αποθεμάτων;
- Στο τέλος του έτους, όπως κατά την ημερομηνία του ισολογισμού ενώπιον των εξωτερικών ελεγκτών.
- Κατά τη στιγμή του κόστους, ελέγξτε για να επαληθεύσετε το κόστος του αποθέματος.
- Κατά τη στιγμή του αποθέματος, ελέγξτε για να επαληθεύσετε την ακρίβεια των αναφερόμενων αποθεμάτων, κ.λπ.
Σημασια
Η διεξαγωγή του είναι πολύ ευεργετική για τους οργανισμούς. Η σημασία περιγράφεται ως κάτω από -
- Μέσω της απογραφής, μπορούν να επισημανθούν εύκολα διαφορές στον φυσικό αριθμό και σύμφωνα με τα οικονομικά αρχεία, δηλαδή, εάν υπάρχει έλλειψη αποθεμάτων που μπορεί να οφείλεται σε καταιγισμό ή για οποιονδήποτε άλλο λόγο ή υπάρχει πλεόνασμα του αποθέματος που μπορεί να λόγω κακών παραδόσεων ή ομαδικότητας και πρωτοπόρων. Επίσης, με αυτό, το προσωπικό που εμπλέκεται σε αυτό μπορεί εύκολα να αναγνωριστεί.
- Ο εσωτερικός έλεγχος μπορεί να βελτιωθεί καθώς διασφαλίζει την επαλήθευση των αρχείων.
- Βελτιώνει τη διαδικασία παραγγελίας αποθεμάτων, καθώς το επιπλέον απόθεμα μπορεί να παραγγελθεί λιγότερο.
- Όπως και κατά τον έλεγχο κόστους, καθορίζεται η τιμή ενός αποθέματος μέσω της απογραφής. Ως εκ τούτου, η μείωση της αξίας των αποθεμάτων λόγω αποθήκευσης ή αχρησιμοποίητων αποθεμάτων μπορεί εύκολα να ανιχνευθεί.
Οφέλη
Τα οφέλη της λήψης αποθεμάτων είναι τα εξής:
- Ο εσωτερικός έλεγχος που σχετίζεται με τις πολιτικές του αποθέματος μπορεί να παρακολουθείται.
- Μπορούν να εντοπιστούν διαφορές και προσωπικό που εμπλέκεται στη χειραγώγηση των αποθεμάτων.
- Οι αποκλίσεις στη φυσική επαλήθευση και στα λογιστικά αρχεία μπορούν να ληφθούν υπόψη.
- Εξασφαλίζει αξιοπιστία στην ποσότητα και την αξία του ανακλώμενου αποθέματος.
Μειονεκτήματα
- Είναι χρονοβόρα και χρονοβόρα διαδικασία.
- Το κόστος που συνεπάγεται η απογραφή είναι υψηλό.
- Μερικές φορές καθίσταται δύσκολη η διεξαγωγή της λόγω της φύσης και του χώρου αποθήκευσης.
- Μπορεί να υπάρχουν σφάλματα καθώς είναι μια χειροκίνητη διαδικασία.
