Τι είναι ένας πίνακας ελέγχου στο Excel;
Ο πίνακας ελέγχου στο Excel είναι μια βελτιωμένη μορφή οπτικοποίησης δεδομένων. Παρέχει διορατικότητα και ανάλυση που βοηθά στη λήψη αποφάσεων. Βοηθά στο σχεδιασμό και την επίτευξη επιχειρηματικών στόχων σε ολόκληρο τον οργανισμό. Επίσης, μια πηγή δεδομένων για τη δημιουργία πινάκων ελέγχου excel μπορεί να είναι υπολογιστικά φύλλα, αρχεία κειμένου, ιστοσελίδες, οργανωτική βάση δεδομένων.
Τύποι DashBoards στο Excel
- Στρατηγικοί πίνακες ελέγχου - Για παρακολούθηση του KPI (βασικοί δείκτες απόδοσης). Χρησιμοποιείται σε οργανισμούς για βασική λήψη αποφάσεων, για επιχειρηματικές ευκαιρίες, εστίαση στη μελλοντική ανάπτυξη & πρόβλεψη εταιρείας, π.χ. (μηνιαίες, τριμηνιαίες και ετήσιες πωλήσεις)
- Αναλυτικοί πίνακες ελέγχου - Βοηθά ή προσδιορίζει τις τρέχουσες ή μελλοντικές τάσεις.
- Λειτουργικοί πίνακες ελέγχου - Τι συμβαίνει σε έναν οργανισμό; Παρακολούθηση λειτουργιών, δραστηριοτήτων και εκδηλώσεων της εταιρείας.
- Ενημερωτικοί πίνακες ελέγχου - Βασίζεται σε γεγονότα, αριθμούς και στατιστικά στοιχεία. Π.χ., Πίνακας ελέγχου προφίλ και επιδόσεων παίκτη, πίνακας πληροφοριών άφιξης / αναχώρησης πτήσης στα αεροδρόμια.
Εργαλεία που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία πίνακα ελέγχου του Excel
- Πίνακες Excel, Χάρτες, Συγκεντρωτικός πίνακας και γραφήματα, Slicers στο Excel, χρονοδιαγράμματα, Μορφοποίηση υπό όρους (Γραμμές δεδομένων, κλίμακα χρώματος, σύνολα εικονιδίων), Εύρη ονομάτων στο Excel, Επικύρωση δεδομένων στο Excel, Γραμμές σπινθηρισμού στο Excel, Μακροεντολές, Αυτόματα σχήματα & πίνακας ελέγχου widgets.
- Διαδραστικοί έλεγχοι - Γραμμή κύλισης στο excel, κουμπί επιλογής, πλαίσιο ελέγχου, αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel.
- Τύποι Excel όπως SUMIF στο Excel, OFFSET Excel, COUNT, VLOOKUP, INDEX MATCH & άλλοι τύποι.
Σημείωση: Πριν εργαστείτε σε πίνακες εργαλείων, πρέπει να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλότυπα, να διαγράψετε κενά, πίσω ή διπλά κενά και να αφαιρέσετε κενά και σφάλματα στο μη επεξεργασμένο αρχείο δεδομένων
Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα ελέγχου στο Excel; (με παραδείγματα)
Παράδειγμα # 1 - Συγκριτικός πίνακας ελέγχου (Απόδοση πωλήσεων δύο εταιρειών)
Σε ανεπεξέργαστα δεδομένα. Έχω μια εταιρεία δύο φαρμακευτικών προϊόντων με μηνιαία και τριμηνιαία στοιχεία πωλήσεων. Πρέπει να το παρουσιάσω και να συγκρίνω την απόδοση των πωλήσεων 2 φαρμακευτικών εταιρειών σε συγκριτικό πίνακα ελέγχου σε μηνιαία και τριμηνιαία βάση.
- Βήμα 1: Αντιγραφή εύρους δεδομένων πωλήσεων Ανθρώπου στην πρώτη στήλη, Μήνας στη δεύτερη στήλη & Εύρος δεδομένων πωλήσεων Ajantha στην τρίτη στήλη.
- Βήμα 2: Επιλέξτε ένα ολόκληρο εύρος δεδομένων και αυξήστε το ύψος και το μήκος της σειράς με τη βοήθεια του πλήκτρου alt + HOH , δηλαδή από 15 έως 25, για καλύτερη εμφάνιση έγχρωμων γραμμών δεδομένων.
- Βήμα 3: Τώρα επιλέξτε το εύρος δεδομένων πωλήσεων ανθρωπότητας από τον Ιανουάριο έως τον Δεκέμβριο, μεταβείτε τώρα στη μορφοποίηση υπό όρους στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάτω από αυτήν την επιλογή γραμμές δεδομένων και στις γραμμές δεδομένων, επιλέξτε περισσότερους κανόνες γραμμής δεδομένων.
- Βήμα 4: Εμφανίζεται το νέο παράθυρο κανόνα μορφοποίησης. το εύρος δεδομένων πωλήσεων είναι από 0 έως 9000, επομένως στην "επεξεργασία της περιγραφής κανόνα", επιλέξτε τον τύπο ως αριθμό και εισαγάγετε μια μέγιστη τιμή, δηλαδή 9000.
- Βήμα 5: Στην εμφάνιση της γραμμής, επιλέξτε το χρώμα της επιλογής σας κάτω από τις επιλογές χρώματος, καθώς τα δεδομένα βρίσκονται στη δεξιά πλευρά, επομένως κάτω από την κατεύθυνση της ράβδου, επιλέξτε από δεξιά προς τα αριστερά.
- Βήμα 6: Εάν δεν θέλετε την εμφάνιση δεδομένων πωλήσεων στις έγχρωμες γραμμές δεδομένων, επιλέξτε ή κάντε κλικ στη γραμμή εμφάνισης μόνο. Κάντε κλικ στο ΟΚ. Τώρα μπορείτε να δείτε έγχρωμες γραμμές δεδομένων να εμφανίζονται σε κάθε σειρά δεδομένων πωλήσεων σε μηνιαία βάση.
- Βήμα 7: Ακολουθούν παρόμοια βήματα για τα δεδομένα πωλήσεων της Ajantha Pharma, μόνο για την κατεύθυνση της γραμμής, η επιλογή πρέπει να αλλάξει, δηλαδή, από αριστερά προς τα δεξιά (Δεδομένου ότι τα δεδομένα βρίσκονται στην αριστερή πλευρά)
Σημείωση: Ταυτόχρονα, αυτά τα βήματα εφαρμόζονται για τριμηνιαία δεδομένα πωλήσεων. Επίσης, μόνο η επιλογή μέγιστου αριθμού πρέπει να αλλάξει σε 25000 κάτω από την περιγραφή κανόνα επεξεργασίας με διαφορετική γραμμή χρωμάτων.
Εδώ στα δεδομένα πωλήσεων, μπορείτε να δείτε την πρόοδο των πωλήσεων που έχει σημειώσει η εταιρεία σε μηνιαία και τριμηνιαία βάση.
Εκτός από τις γραμμές δεδομένων, ένας άλλος τύπος δεικτών σύγκρισης που αναφέρονται παρακάτω μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί βάσει της απαίτησης του πίνακα ελέγχου.
Παράδειγμα # 2 - Δημιουργία πίνακα ελέγχου απόδοσης Excel με χρήση Pivotchart & Slicer Object
Με τη βοήθεια αντικειμένων PivotChart και Slicer, ας δημιουργήσουμε έναν πίνακα ελέγχου excel όπου μπορείτε εύκολα να συνοψίσετε τα δεδομένα πωλήσεων για κάθε αντιπρόσωπο.
Τα δεδομένα που αναφέρονται παρακάτω περιλαμβάνουν μια συλλογή πληροφοριών πωλήσεων κατά ημερομηνία, πωλητή και περιοχή.
- Βήμα 1: Δημιουργία αντικειμένου πίνακα
Αρχικά, το σύνολο δεδομένων μετατρέπεται σε αντικείμενο πίνακα. Αυτό μπορεί να γίνει κάνοντας κλικ μέσα στο σύνολο δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πίνακας.
Εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο δημιουργίας πίνακα, όπου εμφανίζει εύρος δεδομένων & κεφαλίδες και κάντε κλικ στο OK.
Μόλις δημιουργηθεί το αντικείμενο του πίνακα, εμφανίζεται όπως αναφέρεται παρακάτω.
- Βήμα 2: Συγκεντρωτικός πίνακας
Στον πίνακα ελέγχου, πρέπει να συνοψίσουμε τα δεδομένα πωλήσεων για κάθε αντιπρόσωπο ανά περιοχή και τριμηνιαία. Επομένως, πρέπει να δημιουργήσουμε δύο Συγκεντρωτικούς Πίνακες.
- Για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για τον πωλητή ανά περιοχή.
Στο αντικείμενο Πίνακες, κάντε κλικ μέσα στο σύνολο δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel και κάντε κλικ στο ΟΚ Το παράθυρο Συγκεντρωτικών πινάκων εμφανίζεται σε άλλο φύλλο.
Στο παράθυρο Συγκεντρωτικών πινάκων, σύρετε τον πωλητή στην ενότητα Σειρές, στην περιοχή Περιοχή στις στήλες και στις πωλήσεις στην ενότητα Τιμές.
Ένας συγκεντρωτικός πίνακας έχει δημιουργηθεί για πωλητές από την Περιφέρεια.
Ομοίως, δημιουργήστε τον δεύτερο Συγκεντρωτικό Πίνακα με τον ίδιο τρόπο.
- Για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα για τον πωλητή κατά ημερομηνία ή ανά τρίμηνο.
Σύρετε την ημερομηνία στην ενότητα Σειρές, πωλητής στην ενότητα Στήλες και πωλήσεις στην ενότητα Τιμές
Ένας συγκεντρωτικός πίνακας δημιουργείται για τον πωλητή κατά ημερομηνία.
Εδώ θέλουμε να συνοψίσουμε τα δεδομένα σε τριμηνιαία βάση. οι ημερομηνίες τους πρέπει να ομαδοποιηθούν ως "Quarter". Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί στη στήλη Ετικέτες γραμμής και επιλέξτε Ομάδα.
Εμφανίζεται η καρτέλα Ομαδοποίηση, με ημερομηνία έναρξης & ημερομηνία λήξης. στη λίστα BY, αποεπιλέξτε Μήνες (προεπιλεγμένη τιμή) και άλλα. τώρα επιλέξτε μόνο τέταρτα, εμφανίζεται σε μπλε χρώμα μετά την επιλογή και μετά κάντε κλικ στο OK.
Μετά την ομαδοποίηση σε τρίμηνο, τα δεδομένα εμφανίζονται όπως αναφέρεται παρακάτω.
- Βήμα 3: Συγκεντρωτικός πίνακας
Εδώ, πρέπει να βασίσουμε ένα PivotChart σε κάθε έναν από τους συγκεντρωτικούς πίνακες και στα δύο φύλλα.
- Μεταβείτε στον Συγκεντρωτικό Πίνακα που έχει δημιουργηθεί για το φύλλο "Πωλήσεις ανά περιοχή", κάντε κλικ μέσα στον Συγκεντρωτικό Πίνακα, στην καρτέλα Ανάλυση σε ένα σπίτι, επιλέξτε Συγκεντρωτικός πίνακας.
Εμφανίζεται το αναδυόμενο παράθυρο γραφήματος, σε αυτήν τη γραμμή επιλογής, κάτω από αυτό το διάγραμμα συμπλέγματος ράβδων.
Το συγκεντρωτικό γράφημα εμφανίζεται για "Πωλήσεις ανά περιοχή".
Εδώ μπορείτε να αποκρύψετε την περιοχή, τον πωλητή και το άθροισμα των πωλήσεων στο συγκεντρωτικό γράφημα κάνοντας δεξί κλικ και να επιλέξετε απόκρυψη "κουμπιά πεδίου μύθου στο γράφημα" έτσι ώστε αυτά τα τρία πεδία να μην εμφανίζονται σε ένα γράφημα.
- Παρομοίως, ένα συγκεντρωτικό γράφημα εφαρμόζεται και στο φύλλο "Πωλήσεις κατά τρίμηνο", όπου μπορείτε να επιλέξετε ένα γράφημα πίτας για τριμηνιαία δεδομένα πωλήσεων. Εδώ επίσης μπορείτε να αποκρύψετε αυτά τα 3 πεδία.
Δημιουργείται ένα γράφημα πίτας Excel για το "Sales by Quarter".
- Βήμα 4: Slicers
Για να ελέγξετε την απόδοση των μεμονωμένων πωλητών κατά δεδομένα ανά τρίμηνο και τριμηνιαία, οι Slicers θα σας βοηθήσουν
- Μεταβείτε στο φύλλο "Πωλήσεις ανά περιοχή", στην καρτέλα ανάλυσης. Κάντε κλικ στο Insert Slicer στην ομάδα φίλτρου.
Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή slicers, σε αυτό το πεδίο Περιοχή & κάντε κλικ στο OK.
Εμφανίζεται ανάλογα με την περιοχή, το Slicer.
Ομοίως, μπορείτε να προσθέσετε slicers στο φύλλο "Sales by Quarter" επίσης στην καρτέλα ανάλυσης. Κάντε κλικ στο Insert Slicer στην ομάδα φίλτρου. Εμφανίζεται το παράθυρο Εισαγωγή slicers, σε αυτόν τον επιλεγμένο πωλητή. Κάντε κλικ στο OK.
Θα εμφανιστεί το Sales_Person Slicer
- Βήμα 5: Πίνακας ελέγχου
Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο με το όνομα "Sales_DashBoard", Καταργήστε την επιλογή ή αφαιρέστε τις γραμμές πλέγματος σε αυτό το φύλλο στην επιλογή προβολής της καρτέλας Αρχική σελίδα για καλύτερη εμφάνιση του Excel DASHBOARD.
Αντιγράψτε αυτά τα αντικείμενα, δηλαδή, συγκεντρωτικό γράφημα και slicer και από τα δύο φύλλα στο φύλλο "Sales_DashBoard". Τώρα μπορείτε να αναλύσετε τα δεδομένα πωλήσεων ανά περιοχή και από έναν μεμονωμένο πωλητή.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε οι τιμές πωλήσεων να εμφανίζονται σε γραμμές δεδομένων ή γραφήματα πίτας. Μπορείτε να το προσθέσετε κάνοντας κλικ στις γραμμές δεδομένων ή στα γραφήματα πίτας και επιλέξτε "Προσθήκη ετικετών δεδομένων".
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Βασικές μετρήσεις για την παρακολούθηση πωλήσεων, χρηματοδότησης, παραγωγικότητας και άλλων κριτηρίων της εταιρείας
- Ο πίνακας ελέγχου βοηθά στη ρύθμιση των οργανωτικών στόχων
- Με τη βοήθεια ενός πίνακα ελέγχου excel, μπορείτε να εντοπίσετε τις αρνητικές τάσεις και να το διορθώσετε αμέσως
- Βοηθά στη μέτρηση της αποτελεσματικότητας ενός υπαλλήλου βάσει της παραγωγικότητας και της απόδοσης της εργασίας
