Πλήρης φόρμα GRN - Παραλαβή εμπορευμάτων
Η πλήρης μορφή του GRN είναι η παραλαβή αγαθών. Το ΕΔΕ αναφέρεται στο επιχειρηματικό έγγραφο που συμπληρώνεται από τον πελάτη κατά τη στιγμή της παραλαβής των αγαθών από τον πωλητή για να επιβεβαιώσει την παραλαβή όλων των αγαθών όπως συμφωνήθηκε μεταξύ των εμπλεκόμενων μερών και συχνά συγκρίνεται με την παραγγελία αγοράς ) πριν από την έκδοση της πληρωμής στον πωλητή των αγαθών.
Χαρακτηριστικά του GRN
Στην κατασκευή και σε άλλα είδη οργανισμών, όπου η οργανωτική διαδικασία περιλαμβάνει τη μεταφορά των αγαθών από το ένα μέρος στο άλλο ή τη μεταφορά από την εξωτερική αγορά στην αποθήκη, το σημείωμα παραλαβής αγαθών παίζει πολύ σημαντικό ρόλο. Μερικές φορές, ο χρόνος επεξεργασίας μπορεί να είναι αργός από τον συνηθισμένο, ο οποίος μπορεί να εντοπιστεί από τη σημείωση παραλαβής αγαθών.
Ένα από τα σημαντικά χαρακτηριστικά της σημείωσης παραλαβής αγαθών είναι ότι, όταν τα αγαθά μεταφέρονται στο κατάστημα, ο διαχειριστής του καταστήματος λαμβάνει αυτό το έγγραφο ως απόδειξη ως προς το εάν τα αγαθά είναι σύμφωνα με την απαιτούμενη ποσότητα, είτε η απαιτούμενη ποσότητα όπως αναφέρεται στη σημείωση λαμβάνεται ή όχι. Ως εκ τούτου, η σημείωση παραλαβής αγαθών γίνεται επίσης απόδειξη και γίνεται η διαδρομή ελέγχου.
Τι πρέπει να συμπεριληφθεί στη σημείωση παραλαβών αγαθών;
Συνήθως, στον οργανισμό, η προεκτύπωση της σημείωσης παραλαβής αγαθών γίνεται από το τμήμα του καταστήματος. Ως εκ τούτου, η διοίκηση πρέπει να τους εκπαιδεύσει κατάλληλα όσον αφορά το τι απαιτείται να συμπεριληφθεί στη σημείωση παραλαβής αγαθών. Η ακόλουθη λίστα προετοιμάζεται για τα σημαντικά πράγματα που πρέπει να συμπεριληφθούν στο GRN:
- Η κορυφή του GRN δείχνει το όνομα του προμηθευτή των αγαθών.
- Ακολουθεί η ημερομηνία και η ώρα έκδοσης και η ημερομηνία και ώρα παραλαβής των εμπορευμάτων του καταστήματος.
- Η σωστή διεύθυνση του τόπου όπου τα εμπορεύματα υποτίθεται ότι πρέπει να μεταφερθούν και όπου πρέπει να παραδοθούν τα αγαθά μαζί με τον κατάλληλο κωδικό PIN
- Η περιγραφή των εμπορευμάτων που μεταφέρονται και η ποσότητα κάθε είδους προϊόντος, η τιμή και η τιμή των αγαθών.
- Το τέλος του GRN γίνεται με την υπογραφή και το όνομα του εξουσιοδοτημένου προσωπικού τόσο του προμηθευτή όσο και του διαχειριστή καταστήματος και του υπαλλήλου που υποτίθεται ότι θα παραλάβει τα αγαθά.
Διαδικασία GRN
Ακολουθεί η διαδικασία του GRN:
- Η παραλαβή του τιμολογίου και η χρέωση και η εκφόρτωση των εμπορευμάτων στα καταστήματα.
- Η φυσική επαλήθευση του αριθμού των εμπορευμάτων που παραλήφθηκαν μαζί με την περιγραφή των εμπορευμάτων.
- Εάν τα προϊόντα αμφισβητούνται ή είναι μικρής ποσότητας, επικοινωνήστε με τον προμηθευτή ζητώντας το έλλειμμα.
- Αφού ελεγχθεί η ποσότητα, πραγματοποιείται ο έλεγχος ποιότητας.
- Η επιβεβαίωση γίνεται μέσω της challan και αποστέλλεται στον προμηθευτή.
- Μετά το παραπάνω βήμα, το τμήμα παραλαβής θα προετοιμάσει το GRN σε 5 αντίγραφα. Πρωτότυπο για αυτούς, και το υπόλοιπο στο τμήμα αγορών, το τμήμα λογαριασμών, ένα στο διαχειριστή καταστήματος και ένα στο άτομο που κάνει την αίτηση αγοράς.
- Με βάση αυτό, οι καταχωρήσεις γίνονται στα βιβλία καταστημάτων.
Σημασια
- Για οποιοδήποτε τμήμα λογαριασμών, το σημείωμα παραλαβής αγαθών είναι ένα ζωτικό έγγραφο δεδομένου ότι εξυπηρετεί το σκοπό της αρχής της αντικειμενικότητας της λογιστικής. Οποιαδήποτε εγγραφή στα βιβλία των λογαριασμών απαιτείται υποχρεωτικά να υποστηρίζεται από την απόδειξη σε μορφή τεκμηρίωσης.
- Επιπλέον, πριν πραγματοποιήσετε οποιαδήποτε πληρωμή προϊόντων στον πωλητή, τα προϊόντα επαληθεύονται με το ΕΔΕ. Επίσης, σε έναν οργανισμό, για να μειωθεί η πιθανότητα σφαλμάτων και απάτης, ένας άλλος πρέπει να ελέγξει τη δουλειά ενός ατόμου και ένα άτομο δεν συμμετέχει σε περισσότερες από 1 συνεχείς διαδικασίες. Ως εκ τούτου, λόγω του GRN, το οργανωτικό έργο επιθεωρείται από διαφορετικά άτομα.
- Δεδομένου ότι η πραγματική φυσική ποσότητα των εμπορευμάτων ελέγχεται με το σημείωμα παραλαβής αγαθών, η πληρωμή πραγματοποιείται μόνο για εκείνα που παραλήφθηκαν πραγματικά. Επομένως αποφεύγεται η παράνομη πληρωμή.
- Αυτό το έγγραφο τοποθετεί επίσης σημαντικό ρόλο στον προμηθευτή. Ο προμηθευτής μπορεί να αποδείξει με τη βοήθεια του ΕΔΕ ότι τα εμπορεύματα έχουν αποσταλεί από το τέλος τους, καθώς το ΕΔΔ είναι επίσημο νομικό έγγραφο και μπορεί να γίνει δεκτό ως απόδειξη στο δικαστήριο.
Σημείωση παραλαβής αγαθών έναντι σημείωσης αποστολής αγαθών
Ακολουθούν οι διαφορές μεταξύ της παραληφθείσας σημείωσης αγαθών και της σημείωσης αποστολής αγαθών:
- Το τμήμα αποστολής του προμηθευτή αυξάνει την αποστολή εμπορευμάτων (GDN) ενώ το τμήμα παραλήπτη του αγοραστή προετοιμάζει τη σημείωση παραλαβής αγαθών.
- Χωρίς εγγραφή GDN, το τμήμα λογαριασμών του προμηθευτή δεν μπορεί να αυξήσει το τιμολόγιο, ενώ, χωρίς GRN, το τμήμα αγοραστή δεν μπορεί να πραγματοποιήσει πληρωμή ή καταχωρήσεις στα βιβλία.
Οφέλη
Τα ακόλουθα είναι τα οφέλη από τα προϊόντα που έλαβαν μια σημείωση:
- Λειτουργεί ως αποδεικτικό στοιχείο για τους ελεγκτές και ως εκ τούτου συμπεριλαμβάνεται στις διαδικασίες του ίχνους ελέγχου.
- Το GRN δείχνει την πραγματική ποσότητα που ελήφθη, και ως εκ τούτου μπορεί να εντοπιστεί η απώλεια υψηλότερης πληρωμής στους προμηθευτές.
- Είναι απόδειξη παράδοσης. Είναι ένα νομικά εκτελεστό έγγραφο και μπορεί να υποβληθεί στο δικαστήριο.
- Το προσωπικό της ομάδας logistics καθίσταται υπεύθυνο σε περίπτωση σφαλμάτων ή απάτης, δεδομένου ότι η ποσότητα πρέπει πάντα να ταιριάζει με την ποσότητα GRN. Η αίσθηση ευθύνης και εγρήγορσης δημιουργείται μεταξύ της ομάδας.
- Τα χρηματοοικονομικά τμήματα μεγαλύτερων εταιρειών μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το έγγραφο για λόγους σύγκρισης ως προς το πόσες ποσότητες αγαθών παραγγέλθηκαν και πόσες πράγματι έχουν παραληφθεί και καταχωρηθεί στα βιβλία.
συμπέρασμα
GRN είναι η συντομογραφία που χρησιμοποιείται για αγαθά που έλαβαν τη σημείωση. Όπως υποδηλώνει το όνομα, τα αγαθά έλαβαν ένα σημείωμα την επιβεβαίωση της παραλαβής των αγαθών από τον πελάτη ή τον αγοραστή από τον πωλητή, η οποία συμπληρώνεται από τον αγοραστή όταν τα αγαθά παραλαμβάνονται πραγματικά. Είναι επίσημο νομικό έγγραφο και μπορεί να γίνει δεκτό ως απόδειξη σε δικαστήριο.
