Τι είναι το MACRO στο Excel;
Οι μακροεντολές στο Excel χρησιμοποιούνται για την αυτοματοποίηση των εργασιών μας που εκτελούνται με μη αυτόματο τρόπο, υπάρχουν δύο τρόποι δημιουργίας μακροεντολών, ο ένας είναι με την καταγραφή μιας μακροεντολής όπου το Excel καταγράφει κάθε βήμα μας και στη συνέχεια το επαναλαμβάνει ενώ μια άλλη μέθοδος είναι χρησιμοποιώντας τον κώδικα VBA, για να χρησιμοποιήσετε το VBA κωδικοποίηση θα πρέπει να έχει γνώση σχετικά με το VBA για το σχεδιασμό μακροεντολών.
Πριν ξεκινήσετε με την ενεργοποίηση και την καταγραφή MACRO, πρέπει να εισαγάγετε το Developer Tab Excel.
Ας δούμε πώς μπορείτε να αποκτήσετε το "Developer Tab" στο excel σας, όπου μπορείτε να βρείτε Visual Basic, Macros, Record Macro και ούτω καθεξής…
Εάν δεν είχατε χρησιμοποιήσει ποτέ μακροεντολές νωρίτερα, τότε ενδέχεται να μην έχετε την "Καρτέλα προγραμματιστή".
Βήματα για να ενεργοποιήσετε την "καρτέλα προγραμματιστή" για να ενεργοποιήσετε την εγγραφή μακροεντολών
- Βήμα 1: Μεταβείτε στο Μενού αρχείων και, στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε "Επιλογές" στην αριστερή πλευρά της λίστας όπως παρακάτω.
- Βήμα 2: Κάντε κλικ στις Επιλογές και, στη συνέχεια, θα εμφανιστεί το νέο παράθυρο επιλογών excel, όπως φαίνεται παρακάτω.
- Βήμα 3: Εδώ, πρέπει να επιλέξουμε "Προσαρμογή κορδέλας", καθώς προσθέτουμε τη νέα καρτέλα στο μενού καρτελών και προσαρμόζουμε την κορδέλα. Όταν κάνουμε κλικ στο "Customize Ribbon", θα ανοίξει ένα παράθυρο για να επιλέξετε "Developer Tab" και αυτό το παράθυρο θα δώσει πολλές άλλες επιλογές για προσαρμογή.
Από το παρακάτω παράθυρο, πρέπει να επιλέξουμε το "Developer" στην κύρια καρτέλα και να κάνουμε κλικ στο "Ok".
- Βήμα 4: Τώρα, μπορούμε να δούμε την "Καρτέλα προγραμματιστή" στο φύλλο εργασίας μας.
Και η κορδέλα σας "Tab Tab" θα είναι όπως παρακάτω, και μπορούμε να βρούμε τις επιλογές "Visual Basic", "Macros", "Record Macro" και ούτω καθεξής …
Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel;
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δεδομένα με διαφορετικά ονόματα, αλλά έχει "." Σύμβολο που πρέπει να αφαιρεθεί.
Ας κάνουμε αυτήν τη λειτουργία ενεργοποιώντας και καταγράφοντας μια μακροεντολή και ας δούμε πώς αυτοματοποιείται.
Πρέπει να μεταβούμε στην "Καρτέλα προγραμματιστή" όπου βρίσκουμε την επιλογή Record Macro και κάντε κλικ σε αυτό.
Το παράθυρο "Εγγραφή μακροεντολής" θα εμφανιστεί στο Excel όπου μπορούμε να δώσουμε ένα όνομα σε μια μακροεντολή που δημιουργούμε. Παίρνουμε επίσης μια πρόσθετη επιλογή δημιουργίας κλειδιού συντόμευσης.
Στο παράδειγμά μας, θα ονομάσουμε τη μακροεντολή ως "ReplaceDot" και δημιουργούμε μια συντόμευση ως "Ctrl + q."
Καθώς κάνουμε κλικ στο "Ok" μετά τη δημιουργία ενός ονόματος μακροεντολής, μια μακροεντολή στο excel θα ξεκινήσει την εγγραφή όπως παρακάτω -
Τώρα πρέπει να εκτελέσουμε την εργασία που θέλουμε να κάνουμε. Εδώ αντικαθιστούμε το “. (Dot)” σε ονόματα με _ (Underscore).
Πηγαίνετε στο Find & Replace ή χρησιμοποιήστε το πλήκτρο συντόμευσης "Ctrl + H" και αναφέρετε ". (Dot)" για να βρείτε τι και αντικαταστήστε με το _ (Underscore) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Replace All".
Και αυτή η λειτουργία θα αντικατασταθεί με _ (Underscore) όπου βρίσκεται. (Dot).
Τώρα, εάν θέλουμε να εκτελέσουμε την ίδια λειτουργία για μερικές άλλες λίστες, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη μακροεντολή, την οποία δημιουργήσαμε ως "ReplaceDot" από το εικονίδιο μακροεντολών στο "Ribbon προγραμματιστή"
Ας πάρουμε μια νέα λίστα ονομάτων με τα ίδια κριτήρια που αναφέρονται στο παραπάνω παράδειγμα και εκτελέστε τη μακροεντολή "ReplaceDot".
Καθώς επιλέγουμε Ενεργοποίηση μακροεντολής από την "Κορδέλα προγραμματιστή", μπορούμε να δούμε το παράθυρο της μακροεντολής να αναδύεται. Σε αυτό, μπορούμε να δούμε τη λίστα των μακροεντολών που δημιουργήσαμε και θα επιλεγούν και θα εκτελεστούν.
Στο παράδειγμά μας, είχαμε δημιουργήσει μια μακροεντολή στο "ReplaceDot", οπότε την επιλέξαμε και εκτελέσαμε τη μακροεντολή.
Τώρα μπορούμε να παρατηρήσουμε ότι οι τελείες στο νέο θα αντικατασταθούν με κάτω παύλες.
Μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα "Κουμπί" και να εκχωρήσουμε μια μακροεντολή που δημιουργείται αντί να ενεργοποιήσουμε τη μακροεντολή και να επιλέξουμε τη δημιουργημένη μακροεντολή και στη συνέχεια να εκτελέσουμε Ας δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα κουμπί.
Εάν μπορούμε να παρατηρήσουμε την "Κορδέλα προγραμματιστή", υπάρχουν μερικές ακόμη επιλογές όπως Πρόσθετα, Έλεγχοι και XML. Στα στοιχεία ελέγχου, έχουμε μια επιλογή εισαγωγής όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα κουμπί ως εξής:
Μπορούμε να επιλέξουμε τον τύπο του κουμπιού που θέλουμε να δημιουργήσουμε. Στο παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε το 1ο κουμπί από το "Form Control in excel".
Μόλις επιλέξουμε το κουμπί και το σύρουμε κάπου στο φύλλο excel, τότε θα ανοίξει ένα παράθυρο για εκχώρηση μακροεντολής, το οποίο εμφανίζει τη λίστα των δημιουργημένων μακροεντολών ή για τη δημιουργία / εγγραφή μιας νέας μακροεντολής όπως παρακάτω:
Πρέπει να επιλέξουμε τη μακροεντολή "ReplaceDot", η οποία έχει ήδη δημιουργηθεί και κάντε κλικ στο OK.
Τότε μπορούμε να δούμε το κουμπί που δημιουργήθηκε στο φύλλο μας όπως παρακάτω:
Τώρα επιλέξτε τη νέα λίστα με τα ίδια κριτήρια και προϋποθέσεις που θα εφαρμοστούν.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί για το οποίο έχει αντιστοιχιστεί η μακροεντολή "ReplaceDot" και μπορούμε να την αλλάξουμε στη λίστα.
Μπορούμε να αλλάξουμε το όνομα του κουμπιού σύμφωνα με την επιθυμία μας με την επεξεργασία του. Εδώ ας αλλάξουμε το όνομα σε ReplaceDot.
Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να καταγράψουμε μια μακροεντολή και να την αντιστοιχίσουμε για έναν απλό τρόπο χρήσης και αυτοματοποίησης της εργασίας.
Μπορούμε να δούμε τον κωδικό για την παραπάνω μακροεντολή που καταγράφηκε. Το Excel θα γράψει τον κώδικα σύμφωνα με τα βήματα που ακολουθούμε κατά την εγγραφή της μακροεντολής.
Για την παραπάνω μακροεντολή "ReplaceDot", ο κωδικός θα ήταν ο εξής:
Για να αποκτήσετε πρόσβαση στον κώδικα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συντόμευση "Alt + F11" ή με την επεξεργασία της μακροεντολής που δημιουργείται. Ας δούμε πώς μπορεί να ανοίξει.
Καθώς κάνουμε κλικ στην επιλογή επεξεργασίας από την παραπάνω μακροεντολή / Alt + F11, το "Microsoft Visual Basic for Applications" θα εμφανιστεί όπου μπορούμε να γράψουμε τον κώδικα ή να επεξεργαστούμε τον κώδικα που έχει ήδη δημιουργηθεί.
Ο παραπάνω κώδικας δημιουργήθηκε για τη μακροεντολή "ReplaceDot" που καταγράφηκε από εμάς και μπορεί να επεξεργαστεί ή να κάνει αλλαγές σύμφωνα με τις απαιτήσεις μας.
Δημιουργία μακροεντολής γράφοντας κώδικα στο VBA
Πριν ξεκινήσετε να γράφετε τον κώδικα, ενημερώστε μας για το "Head" και το "Tail" των μακροεντολών, που είναι "Sub & End Sub".
Τώρα υπάρχουν δύο τύποι μακροεντολών γενικά - Ένας που εκτελεί μια συγκεκριμένη ενέργεια, που σημαίνει ότι διαγράφει όλα τα φύλλα εργασίας ή δημιουργεί έναν σύνδεσμο όλων των ονομάτων φύλλων εργασίας, τα οποία είναι συνάρτηση καθορισμένη από το σύστημα. Και το δεύτερο θα μπορούσε να είναι μια συνάρτηση που καθορίζεται από το χρήστη.
Για να δημιουργήσουμε μια συνάρτηση καθορισμένη από το χρήστη (UDF) σε μακροεντολή, θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση "Function & End Function" ως "Head & Tail".
Μια συνάρτηση θα επιστρέψει μια τιμή, ενώ το δευτερεύον δεν μπορεί.
Ας γράψουμε μια απλή μακροεντολή στο VBA:
Για να γράψουμε μια μακροεντολή, θα πρέπει να ανοίξουμε το "Microsoft Visual Basic for Applications", το οποίο είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας οπτικών βασικών.
Καθώς ανοίγουμε τον οπτικό βασικό επεξεργαστή, μπορούμε να παρατηρήσουμε τις ιδιότητες της μονάδας στα αριστερά μας και να κάνουμε κλικ στο "module 1" και να αρχίσουμε να γράφουμε μια μακροεντολή.
Πρέπει να αρχίσουμε να γράφουμε μια μακροεντολή με το "Sub και το όνομα της μακροεντολής" και αυτόματα, το End Sub θα εμφανίζεται στο τέλος. Μπορούμε να γράψουμε τον κωδικό μεταξύ του Sub & End Sub.
Ας γράψουμε κώδικα για την εμφάνιση κειμένου με τη μορφή πλαισίου μηνυμάτων.
Το "MsgBox" εμφανίζει ένα πλαίσιο μηνύματος που του δόθηκε. Να θυμάστε ότι όλο το κείμενο στο VBA πρέπει να είναι σε διπλά ανεστραμμένα κόμματα.
Αυτός ο κωδικός θα δώσει το μήνυμα "Καλημέρα" όταν το τρέξουμε.
Παρομοίως, μπορούμε να δώσουμε και άλλα μηνύματα για εμφάνιση, και αυτή η μακροεντολή μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να την αντιστοιχίσει και σε οποιοδήποτε κουμπί, και υπάρχουν πολλές άλλες λειτουργίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αυτοματοποίηση της εργασίας και καθιστούν εύκολη την εκτέλεση με τη μακροεντολή.
Πώς να αποθηκεύσετε την εγγεγραμμένη μακροεντολή στο Excel;
Όπως συζητήθηκε προηγουμένως, πρέπει να διασφαλίσουμε ότι το αρχείο θα πρέπει να αποθηκευτεί με την επέκταση αρχείου "xlsm".
Πρέπει να επιλέξουμε το "Excel Work-Enabled Workbook" κατά την αποθήκευση του αρχείου.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Πρέπει να βεβαιωθούμε ότι το όνομα των εγγεγραμμένων μακροεντολών θα πρέπει να ξεκινά με γράμματα (αλφάβητα) / υπογράμμιση και μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε περισσότερα γράμματα, αριθμητικούς, χαρακτήρες υπογράμμισης, αλλά δεν περιέχουν κενό, σύμβολα ή σημεία στίξης. Το μέγιστο μήκος πρέπει να είναι 80 χαρακτήρες. Όταν προσπαθούμε να αποθηκεύσουμε το όνομα της μακροεντολής με κενό, τότε θα εμφανιστεί η παρακάτω προειδοποίηση.
- Οι ρυθμίσεις ασφαλείας μακροεντολών πρέπει να είναι ενεργοποιημένες. Όταν ανοίγουμε μια μακροεντολή, μπορούμε να παρατηρήσουμε μια προειδοποίηση ασφαλείας που λέει, "Οι μακροεντολές έχουν απενεργοποιηθεί" και πρέπει να ενεργοποιήσουμε το περιεχόμενο.
Μπορούμε να εξαλείψουμε την προειδοποίηση ασφαλείας για άλλες μακροεντολές ενεργοποιώντας την κατάσταση όπως παρακάτω:
Μεταβείτε στην ασφάλεια μακροεντολών στο "Developer Ribbon" και ενεργοποιήστε την ασφάλεια.
- Βεβαιωθείτε για λίγο ότι δημιουργείτε απόλυτες μακροεντολές για να ξεκινήσετε από την αρχή του κελιού, δηλαδή, το κελί A1, επειδή αυτό θα βοηθήσει στην επαναχρησιμοποίηση της μακροεντολής σε άλλα φύλλα εργασίας.
- Για πλοήγηση σε μακροεντολές, η χρήση πλήκτρων κατεύθυνσης θα είναι αξιόπιστη για την προσθήκη / διαγραφή / αλλαγή των δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο, επειδή η χρήση ποντικιού για πλοήγηση στη μακροεντολή θα είναι περίπλοκη και ενδέχεται να μην είναι αξιόπιστη.
