Τι είναι τα αρχεία μισθοδοσίας;
Η καταγραφή μισθοδοσίας μπορεί να οριστεί ως μια λίστα με όλους τους υπαλλήλους αυτής της εταιρείας στην οποία καταγράφονται όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με τις πληρωμές που πραγματοποιούνται στους υπαλλήλους που δικαιούνται να λάβουν, όπως μισθοί, μισθοί, μπόνους, φόροι, κ.λπ. μπορεί να υπάρχει ένα σωστό κομμάτι κάθε πληρωμής που καταβάλλεται σε αυτούς τους υπαλλήλους από την άποψη του εργοδότη και εάν συμβεί μια ασυμφωνία τότε το ίδιο θα μπορούσε να επισημανθεί εύκολα από τα αρχεία.
Εξήγηση
Το Payroll Records αποτελεί οτιδήποτε και οτιδήποτε σχετίζεται με τις πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους της εταιρείας. Απεικονίζει το ποσό για το οποίο πληρώνονται οι εργαζόμενοι κατά τη διάρκεια κάθε χρονικής περιόδου. Η χρονική περίοδος διαφέρει από εταιρεία σε εταιρεία. Μπορεί να είναι καθημερινά, εβδομαδιαία, δύο εβδομαδιαία, ημιμηνιαία, μηνιαία ή οποιαδήποτε χρονική περίοδο, που ταιριάζει στην περίοδο αμοιβής της εταιρείας.
Ποιες πληροφορίες περιλαμβάνονται στο αρχείο μισθοδοσίας;
- Οι κυριότερες πληροφορίες είναι η ακαθάριστη αμοιβή, η οποία είναι το κύριο ποσό στο χέρι που εμφανίζεται πρώτα πριν κάνετε οποιαδήποτε παρακράτηση από αυτήν. Η ακαθάριστη αμοιβή υπολογίζεται πολλαπλασιάζοντας το ωριαίο ποσοστό πληρωμής με τον αριθμό των ημερών εργασίας.
- Οι επόμενες πληροφορίες θα ήταν εκπτώσεις, οι οποίες είναι δύο τύπων, όπως υποχρεωτικές και εκούσιες μειώσεις. Υπάρχουν αρκετοί φόροι όπως ο επαγγελματικός φόρος, η συνεισφορά του ταμείου προνοίας από το τμήμα του εργαζομένου κ.λπ.
- Το τελευταίο είναι η καθαρή αμοιβή, που είναι το τελικό ποσό αφού πιστωθεί όλη η έκπτωση στον λογαριασμό του υπαλλήλου.
Πώς να αποκτήσετε το αρχείο μισθοδοσίας σας;
Ένας υπάλληλος μπορεί πάντα να αποκτήσει το αρχείο μισθοδοσίας του ζητώντας από τον εργοδότη του είτε γραπτώς / προφορικά να του παράσχει τα δεδομένα μισθοδοσίας. Ο εργοδότης πρέπει να απαντήσει στο αίτημα του προσωπικού και πρέπει να του δώσει τις λεπτομέρειες εντός της καθορισμένης προθεσμίας από την ημερομηνία παραλαβής του αιτήματος. Ωστόσο, ο εργοδότης πρέπει να απαντήσει στο αίτημα εγγραφής μισθοδοσίας του εργαζομένου εντός γενικά 21 ημερών.
Πόσο καιρό να διατηρήσετε πιστοποιημένα αρχεία μισθοδοσίας;
Το πιστοποιημένο αρχείο μισθοδοσίας θα πρέπει να διατηρείται από τον εργοδότη για τουλάχιστον τρία χρόνια σύμφωνα με το νόμο για τα δίκαια εργασιακά πρότυπα (FLSA) με άλλα έγγραφα, όπως αρχεία πωλήσεων και αγορών κ.λπ. Τα αρχεία στα οποία καταγράφεται ο υπολογισμός των μισθών πρέπει να διατηρούνται για δύο χρόνια , δηλαδή, κάρτες ώρας, πίνακες ποσοστών μισθών, εργασία, χρονοδιαγράμματα και διάφορα άλλα αρχεία προσθήκης και αφαίρεσης από τους μισθούς και τους μισθούς.
Αυτά τα αρχεία πρέπει να είναι ανοιχτά για επιθεώρηση από τον υπεύθυνο του τμήματος, ο οποίος μπορεί να ζητήσει από τον εργοδότη να κάνει τις απαραίτητες αλλαγές. Αυτά τα αρχεία πρέπει να φυλάσσονται στο Κεντρικό Γραφείο Αρχείων / στον τόπο υπηρεσίας.
Πλεονεκτήματα
- Το σύστημα μας παρέχει εύκολους υπολογισμούς, οι οποίοι καθιστούν ολόκληρο τον μηχανισμό αμοιβών πολύ διαυγές.
- Αυτό διευκολύνει την ακρίβεια, έτσι ώστε να μπορεί να καταβληθεί το σωστό ποσό και δεν θα δημιουργήσει περαιτέρω αποκλίσεις.
- Το μηχανογραφημένο σύστημα μισθοδοσίας μειώνει τις πιθανότητες σφαλμάτων και κάνει μια εύκολη ροή δεδομένων και πληροφοριών που μπορούν να εμπιστευθούν και να επαναχρησιμοποιηθούν.
- Αυτό το σύστημα έχει την κατάλληλη δομή για τις εκπτώσεις και τις πληρωμές που ορίζονται αυτόματα στο αρχείο για να υπολογιστούν οι μισθοί / μισθοί.
- Αυτό μπορεί να θεωρηθεί ως μια ασφαλής εφεδρική επιλογή και οποιεσδήποτε πληροφορίες απαιτούνται με αναδρομικό τρόπο. τα αρχεία μπορούν να είναι χρήσιμα τότε.
- Η τήρηση αρχείων του συστήματος μισθοδοσίας αποκαθιστά την πίστη στους υπαλλήλους ότι διατηρείται μια σωστή οργανωμένη και τεκμηριωμένη φόρμα για τα κέρδη τους, και όποια έκπτωση θα γίνει, για να εμφανιστεί η κατάλληλη απόδειξη Στο μέλλον, εάν ένας υπάλληλος απαιτεί ένα αρχείο μισθοδοσίας, η εταιρεία θα ήταν σε θέση να τους παρουσιάσει την κατάλληλη εφεδρική υποστήριξη.
- Αυτό το σύστημα είναι ένας πολύ αποδοτικός μηχανισμός μέσω του οποίου μπορεί να παρακολουθείται κάθε πένα που καταβάλλεται / αφαιρείται στον υπάλληλο. Το σύστημα επιστρέφει στον οργανισμό όσον αφορά τη σωστή διατήρηση των δεδομένων και την αποτροπή του οργανισμού από μελλοντικές ταλαιπωρίες.
- Δεδομένου ότι το σύστημα είναι πολύ οικονομικό από το προηγούμενο σημείο, εξοικονομεί χρόνο σε μεγάλο βαθμό επειδή δεν επιτρέπει τυχόν ασυμφωνίες και αποτρέπει οποιαδήποτε επανάληψη της εργασίας. Για κάθε σταθερή περίοδο του διαστήματος, τα σωστά δεδομένα επιτρέπουν στον οργανισμό για ένα μέλλον εργασίας χωρίς σφάλματα.
- Σε περίπτωση οποιασδήποτε επιθεώρησης / ελέγχου / ιστορικού ελέγχου, εάν οποιαδήποτε αρχή ζητήσει αρχεία προσωπικού, αυτό μπορεί να είναι απόδειξη. Δεν θα είναι μόνο σωτήρας για ένα καλά συντηρημένο σύστημα αλλά και θα κάνει τη διαφορά στην καλή θέληση της εταιρείας.
- Αυτό μπορεί να είναι ένα σημαντικό εργαλείο για την πρόβλεψη της εταιρείας. Το μεγαλύτερο μέρος των κερδών μιας εταιρείας πηγαίνει στις πληρωμές μισθών και μισθών στους υπαλλήλους της. Εάν ένας εκτιμώμενος προϋπολογισμός μπορεί να προβλεφθεί για μια μελλοντική χρονική περίοδο, μπορεί να είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την πρόβλεψη μελλοντικών δαπανών και προϋπολογισμών για την εταιρεία.
- Ο οργανισμός μπορεί να προγραμματίσει καλά το κόστος του και, στη συνέχεια, να πραγματοποιήσει ανάλογα τα αποθεματικά / τις επενδύσεις.
Μειονεκτήματα
- Τα δεδομένα και οι πληροφορίες που διατηρεί ένα αρχείο μισθοδοσίας μπορεί να διατρέχουν κίνδυνο για ασφάλεια δεδομένων, κλοπή ή διαρροή δεδομένων. Οι ευαίσθητες πληροφορίες μπορούν να γίνουν ανοιχτές εάν δεν προστατεύονται καλά.
- Το δεύτερο μειονέκτημα μπορεί να είναι η απάτη στον κυβερνοχώρο, η οποία είναι σχεδόν πολύ συχνή σήμερα. Ο ανταγωνισμός μεταξύ των εταιρειών μπορεί να αποτελέσει τη ρίζα του προβλήματος.
- Η πρόσβαση / έλεγχος πληροφοριών δεν μπορεί να δοθεί σε όλους. Μόνο ο υπεύθυνος του αρχείου μισθοδοσίας πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τις πληροφορίες. Το άτομο πρέπει να είναι αρκετά αξιόπιστο για να μην διαρρεύσει τα ευαίσθητα δεδομένα της εταιρείας.
- Το τελευταίο αλλά όχι το λιγότερο μειονέκτημα μπορεί να είναι το κόστος. Το λογισμικό, ο εξειδικευμένος χειριστής και η υποδομή που απαιτείται για τη δημιουργία του συστήματος εγγραφής μισθοδοσίας είναι τεράστιες και αυτό μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο για ορισμένους οργανισμούς να συναντηθούν.
