Τι είναι το Three-Way Matching;
Η τρισδιάστατη αντιστοίχιση είναι η έννοια μέσω της οποίας οι μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές αγοράς μπορούν να παρακολουθούνται μέσω διασταυρούμενου ελέγχου με τρεις τρόπους, δηλαδή απόδειξη επιβεβαίωσης της παραγγελίας (εντολή αγοράς), παραλαβή της παραγγελίας και την εγκυρότητα του τιμολογίου που παράγεται μέσω πληροφοριών από διαφορετικά τμήματα, ώστε να εξαλειφθούν οι μη εξουσιοδοτημένες συναλλαγές και να ενισχυθεί ο εσωτερικός έλεγχος.
Εξήγηση
Οι μεγάλοι οργανισμοί αγοράζουν το απόθεμα με την τυπική διαδικασία λειτουργίας σύμφωνα με τις πολιτικές του οργανισμού. Ως εκ τούτου, ο διπλός έλεγχος είναι απαραίτητος για τον περιορισμό των μη εξουσιοδοτημένων συναλλαγών. Είναι το μέτρο ελέγχου για την έγκριση έγκυρων συναλλαγών. Σε μια τρισδιάστατη διαδικασία, οι αγορές ελέγχονται κυρίως μέσω διασταυρούμενης επαλήθευσης. Εάν υπάρχει κάποιο σφάλμα σε οποιοδήποτε βήμα, τότε το ποσό δεν μπορεί να ληφθεί έναντι του τιμολογίου έως ότου το σφάλμα επιλυθεί με την παραλαβή επιβεβαίωσης ή από το αναθεωρημένο τιμολόγιο από τον προμηθευτή. Είναι επίσης μία από τις μεθόδους διαχείρισης κινδύνου, καθώς πρέπει να ελέγχεται ο κίνδυνος πληρωμής σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα ή έναντι των πλαστών λογαριασμών. Μερικές φορές γίνεται μια μακρά διαδικασία, αλλά είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης του κινδύνου.
Διαδικασία αντιστοίχισης τριών δρόμων
- Η τυπική διαδικασία λειτουργίας για αγορά περιλαμβάνει παραγγελία όταν το απόθεμα φτάσει στο επίπεδο αναδιάταξης, παραλαβή της προσφοράς, επεξεργασία των προσφορών στο τμήμα αγορών και μετά το οποίο το τμήμα αγοράς θα αποφασίσει ότι από ποια αγορά προμηθευτή πρόκειται να πραγματοποιηθεί με βάση την τιμή, την ποιότητα και τη φήμη του προμηθευτή και, τέλος, έκδοση της εντολής αγοράς.
- Με βάση την εντολή αγοράς, οι αγορές πρέπει να γίνουν. Μετά την παραλαβή της εντολής αγοράς, η εντολή παραλαβής πρέπει να εκδοθεί από το τμήμα διαχείρισης αποθέματος και στη συνέχεια το τιμολόγιο πρέπει να προωθηθεί από το τμήμα αγορών στο τμήμα λογαριασμών για να λογιστικοποιηθεί το ίδιο.
- Μετά από αυτό, τέλος, το τιμολόγιο δίνεται για εξουσιοδότηση και στη συνέχεια στο ταμείο ή το τμήμα μετρητών για πληρωμή στον προμηθευτή.
Εδώ πριν από την έγκριση πληρωμής, το άτομο που συμμετέχει στην πληρωμή θα χρησιμοποιήσει τη διαδικασία αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων.
Η τριμερής διαδικασία αντιστοίχισης περιλαμβάνει:
# 1 - Επαλήθευση της παραγγελίας αγοράς
Μια εντολή αγοράς πρέπει να επαληθευτεί από το τμήμα αγορών έτσι ώστε να επαληθευτεί το όνομα του προμηθευτή, η ημερομηνία, η ποσότητα, η διεύθυνση, τα στοιχεία πληρωμής και το ποσό.
# 2 - Επαλήθευση της απόδειξης παραγγελίας
Μετά την επαλήθευση της παραγγελίας αγοράς, το τμήμα μετρητών θα επαληθεύσει από το τμήμα απογραφής σχετικά με την παραλαβή της παραγγελίας, ώστε να ταιριάζει με την ποσότητα των αγαθών σύμφωνα με το τιμολόγιο και όπως λαμβάνεται από το τμήμα απογραφής.
# 3 - Επαλήθευση από το Τμήμα Λογαριασμών
Μετά την επαλήθευση από το τμήμα απογραφής, η εγγραφή πρέπει να ελεγχθεί στους λογαριασμούς προκειμένου να επαληθευτεί το ποσό και η ποσότητα που καταγράφεται στα βιβλία.
Εάν ένα τιμολόγιο ταιριάζει με τα τρία βήματα της επαλήθευσης, τότε μόνο η πληρωμή πρέπει να εγκριθεί και ο λογαριασμός θα εγκριθεί.
Παράδειγμα αντιστοίχισης τριών δρόμων
Το τμήμα αγορών της A Ltd. εκδίδει παραγγελία για αγορά αποθέματος από την ABC & Co., Mexico, 3000 τεμαχίων, και η τιμή ανά τεμάχιο είναι 100 $. Η παραγγελία έγινε. Η παραλαβή της παραγγελίας έγινε, αλλά λόγω μεγάλης ποσότητας, ο αποθηκευτής δεν πραγματοποίησε διασταύρωση κατά την παραλαβή της παραγγελίας. Ωστόσο, μετά τον έλεγχο, διαπιστώθηκε ότι παραλήφθηκαν μόνο 2850 τεμάχια, και το τιμολόγιο παραδίδεται στο τμήμα λογαριασμών για τη λογιστική και το τμήμα λογαριασμών το παραδίδει περαιτέρω για αντιστάθμιση στο τμήμα μετρητών. Προσδιορίστε τη διαδικασία για την αμφίδρομη επαλήθευση;
Λύση:
Πριν εγκρίνει την πληρωμή, το άτομο πρέπει να ακολουθήσει την ακόλουθη διαδικασία
1 - Επαλήθευση από το Τμήμα Αγοράς:
Η εντολή αγοράς πρέπει να επαληθευτεί εάν η παραγγελία γίνεται σύμφωνα με την εντολή αγοράς ή όχι. Στην παρούσα περίπτωση, το πρώτο βήμα της αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων ταιριάζει, δηλαδή, η παραγγελία πραγματοποιείται σύμφωνα με την παραγγελία αγοράς.
2 - Επαλήθευση από το τμήμα απογραφής:
Το εξουσιοδοτημένο άτομο θα συλλέξει τα στοιχεία από το τμήμα απογραφής. Σε αυτήν την περίπτωση, λαμβάνονται μόνο 2850 κομμάτια αποθέματος, επομένως ο λογαριασμός δεν μπορεί να εγκριθεί για πληρωμή. Το εξουσιοδοτημένο άτομο θα δώσει εντολή στο τμήμα απογραφής να διορθώσει τον λογαριασμό από τον προμηθευτή.
Στη συνέχεια, το τμήμα απογραφής θα επικοινωνήσει με το εξουσιοδοτημένο πρόσωπο της ABC & Co. για την έκδοση του αναθεωρημένου λογαριασμού. Μετά την παραλαβή του αναθεωρημένου λογαριασμού, το ίδιο πρέπει να δοθεί στο τμήμα λογαριασμών για τη διόρθωση.
3 - Επαλήθευση από το Τμήμα Λογαριασμών ή τα Λογιστικά Αρχεία:
Μετά την επιβεβαίωση του αναθεωρημένου λογαριασμού από τον προμηθευτή, το εξουσιοδοτημένο άτομο πρέπει να το επαληθεύσει με λογιστικά αρχεία, και τέλος, μετά από όλα, βήματα και διαμορφώσεις, το εξουσιοδοτημένο άτομο θα εγκρίνει τον λογαριασμό πληρωμής.
Με αυτόν τον τρόπο, η σύντομη απόδειξη αναγνωρίζεται και διορθώνεται.
Χρήσεις τριών δρόμων αντιστοίχισης
- Τρεις τρόποι, η διαδικασία αντιστοίχισης χρησιμοποιείται σε μεγάλους οργανισμούς.
- Χρησιμοποιείται επίσης όταν υπάρχουν διαφορετικά τμήματα που χειρίζονται διαφορετικές λειτουργίες.
- Χρησιμοποιείται όταν ένας οργανισμός ασχολείται με την παραγωγή πολλαπλών προϊόντων.
- Χρησιμοποιείται όταν οι ευθύνες δίνονται στο νεοδιορισμένο προσωπικό.
- Χρησιμοποιείται όταν οι περισσότερες πληρωμές γίνονται σε μετρητά.
- Χρησιμοποιείται επίσης όταν εμπλέκεται το ανειδίκευτο προσωπικό.
Πλεονεκτήματα
Διαφορετικά πλεονεκτήματα είναι τα εξής:
- Διασφαλίζει ότι η πληρωμή πραγματοποιείται στο σωστό άτομο έναντι του έγκυρου λογαριασμού και της αξίας του αποθέματος που ελήφθη.
- Διασφαλίζει τους κατάλληλους ελέγχους στον οργανισμό.
- Ελαχιστοποιεί ή περιορίζει τις μη εξουσιοδοτημένες πληρωμές.
- Μέσω τριών τρόπων αντιστοίχισης μετρητών, η υπεξαίρεση πρέπει να ελέγχεται.
- Τα σφάλματα μπορούν να εντοπιστούν εύκολα στη διαδικασία αντιστοίχισης τριών κατευθύνσεων.
- Διασφαλίζει ότι ο ίδιος λογαριασμός δεν πληρώνεται πολλές φορές.
- Η διαδικασία προωθεί την ευθύνη για το προσωπικό.
- Μέσω της τρισδιάστατης διαδικασίας, οι πληροφορίες πρέπει να επαληθευτούν. Ως εκ τούτου γίνεται ακριβής πληροφόρηση και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μελλοντικές αποφάσεις.
Μειονεκτήματα
Διαφορετικά μειονεκτήματα είναι τα εξής:
- Η τρισδιάστατη αντιστοίχιση περιλαμβάνει επαλήθευση πολλαπλών χρόνων και συλλογή διαφόρων εγγράφων Ως εκ τούτου, η διαδικασία είναι χρονοβόρα και χρονοβόρα.
- Μπορεί να υπάρχουν πιθανότητες καθυστερημένης πληρωμής και να επιβληθούν κυρώσεις λόγω της μακράς διαδικασίας και λόγω των καθυστερημένων πληρωμών.
- Οι σχέσεις προμηθευτή μπορεί να χαλάσουν λόγω καθυστερημένων πληρωμών.
- Δεν είναι δυνατή η χρήση εκπτώσεων για πρόωρες πληρωμές λόγω χρονοβόρων διαδικασιών.
συμπέρασμα
Η αντιστοίχιση τριών κατευθύνσεων είναι η διαδικασία για τον έλεγχο των πληρωτέων λογαριασμών μέσω των οποίων επαληθεύεται η χρήση των τριών βημάτων για τους λογαριασμούς πληρωτέους. Εδώ, στο πρώτο βήμα αγοράς, η παραγγελία πρέπει να επαληθευτεί, στη συνέχεια τα στοιχεία από το τμήμα απογραφής πρέπει να συλλεχθούν και να επαληθευτούν, και τέλος, πρέπει να επαληθευτεί από λογιστικές καταχωρήσεις. Μετά την επαλήθευση και στα τρία επίπεδα, ο συντάκτης εγκρίνει τον λογαριασμό πληρωμής. Ωστόσο, αυτή η διαδικασία είναι χρονοβόρα. Ως εκ τούτου, είναι χρονοβόρα και ταυτόχρονα δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν εκπτώσεις για πρόωρες πληρωμές λόγω μακρών διαδικασιών.
