Τι είναι το Consolidate Data στο Excel;
Ενώ εργαζόμαστε στο excel, έχουμε πολλά διαθέσιμα δεδομένα σε διαφορετικά φύλλα εργασίας και εάν θέλουμε να συγχωνεύσουμε ή να ενοποιήσουμε δεδομένα σε ένα μόνο φύλλο εργασίας, το Excel έχει μια λειτουργία να το κάνει αφού ανοίξει όλα τα φύλλα εργασίας που έχουν δεδομένα πρέπει να ενοποιηθούν, Το κουμπί ενοποίησης είναι διαθέσιμο στην ενότητα εργαλείων δεδομένων της καρτέλας Δεδομένα.
Εάν δεν γνωρίζετε το εργαλείο ενοποίησης στο excel, αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη δυναμική του εργαλείου ενοποίησης στο excel.
Από κοινού, όταν λαμβάνουμε δεδομένα από διαφορετικά άτομα, έχουμε πολλά φύλλα εργασίας για να χειριστούμε. Η ενοποίηση όλων είναι μια ηθική αποστολή, ειδικά για τους ενδιάμεσους επιπέδου. Στο πρώιμο μέρος της καριέρας μου, πήρα δεδομένα από ένα ευρύ φάσμα πηγών.
Για παράδειγμα, συνηθίστηκα να λαμβάνω δεδομένα πωλήσεων από 4 διαφορετικές ζώνες από ζώνες κεφαλής. Τέσσερις διαφορετικές ζώνες περιλαμβάνουν τέσσερα διαφορετικά φύλλα εργασίας. Στο τέλος των δεδομένων, έπρεπε να συγκεντρώσω τα πάντα σε ένα φύλλο εργασίας και να δημιουργήσω μια βάση δεδομένων για σκοπούς ανάλυσης. Το έκανα χειροκίνητα με τον παραδοσιακό τρόπο αντιγραφής και επικόλλησης.
Αλλά έχω περάσει αρκετό χρόνο μαθαίνοντας νέα πράγματα και τα εργαλεία ενοποίησης είναι ένα από αυτά και με βοήθησε πολύ να συγκεντρώσω τα δεδομένα με ελάχιστες προσπάθειες.
Πώς να ενοποιήσετε δεδομένα στο Excel; (Βήμα προς βήμα με παράδειγμα)
Έχω δεδομένα πωλήσεων από τέσσερις διαφορετικές περιοχές σε τέσσερα διαφορετικά φύλλα εργασίας.
Καθένα περιέχει την ίδια μορφή και τον ίδιο αριθμό σειρών και στηλών. Πρέπει να ενοποιήσω όλα τα φύλλα σε ένα μόνο φύλλο που ονομάζεται Περίληψη.
Έχω δημιουργήσει το ίδιο πρότυπο όπως και στα άλλα 4 φύλλα.
- Βήμα 1: Αφού δημιουργήσετε το παραπάνω πρότυπο στο Περίληψη φύλλων, επιλέξτε το κελί B2 όπου θέλουμε να ενοποιήσουμε και τις 4 διαφορετικές περιοχές.
- Βήμα 2: Τώρα μεταβείτε στην επιλογή Δεδομένα> Ενοποίηση
- Βήμα 3: Μόλις ορίσετε την επιλογή Ενοποίηση, θα δείτε το παρακάτω παράθυρο.
- Βήμα 4: Αυτό είναι το παράθυρο που πρέπει να κάνουμε τη μαγεία. Πρώτον, βλέπουμε την αναπτυσσόμενη λίστα Λειτουργία από αυτήν την αναπτυσσόμενη λίστα, πρέπει να επιλέξουμε τον τύπο ενοποίησης. Εδώ πρέπει να επιλέξουμε τη συνάρτηση SUM στο excel γιατί ενοποιούμε όλα τα δεδομένα πωλήσεων της ζώνης και δημιουργούμε μια συνοπτική αναφορά. Επιλέξτε λοιπόν SUM κάτω από αυτήν την επιλογή.
- Βήμα 5: Το επόμενο βήμα είναι να δώσουμε αναφορά σε όλα τα φύλλα των 4 διαφορετικών περιοχών. Κάντε κλικ στο πλαίσιο αναφοράς και μεταβείτε στο πρώτο φύλλο όλων των φύλλων της ζώνης, δηλαδή στο Νότο. Αφού επιλέξετε το εύρος, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
- Βήμα 6: Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη, προσθέτει τις αναφορές σε όλες τις αναφορές κελιού.
- Βήμα 7: Ομοίως, δημιουργήστε έναν σύνδεσμο excel για όλα τα φύλλα των άλλων περιοχών. Τέλος, θα μοιάζει με αυτό.
- Βήμα 8: Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ. τα συγκεντρωτικά δεδομένα σας είναι έτοιμα χωρίς καθόλου σφάλματα.
- Βήμα 9: Τώρα, δημιουργήσαμε μια συνοπτική αναφορά. Αυτή δεν είναι μια δυναμική αναφορά, επειδή δεν έχουμε δημιουργήσει σύνδεσμο προς τους άλλους πίνακες. Εάν υπάρχουν πίνακες αλλαγών, παραμείνετε οι ίδιοι και η αναφορά μας πάει στραβά σε αυτήν την περίπτωση. Πρέπει να συνδέσουμε τον πίνακα με τα άλλα φύλλα για να κάνουμε την αναφορά δυναμική.
- Βήμα 10: Στο πλαίσιο διαλόγου ενοποίησης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Δημιουργία συνδέσμων προς δεδομένα προέλευσης. Κάντε κλικ στο OK.
Στη συνέχεια, ολοκληρώνει τη διαδικασία.
- Βήμα 11: Τώρα, έχει δημιουργήσει τη συνάρτηση SUM. Υπάρχει ένα εικονίδιο συν (+) στη δεξιά πλευρά του υπολογιστικού φύλλου, κάντε κλικ στο εικονίδιο συν (+) για να δείτε τη διάλυση.
Άλλες επιλογές στην ενοποίηση
- Λειτουργία: Αυτή είναι η λίστα όλων των διαθέσιμων συναρτήσεων στο εργαλείο ενοποίησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN στο excel κ.λπ.
- Αναφορά: Εδώ πρέπει να επιλέξουμε τα εύρη διαφορετικών φύλλων για να ενοποιήσουμε τα δεδομένα σε ένα μόνο φύλλο.
- Αναζήτηση: Αυτή είναι η ομορφιά της επιλογής ενοποίησης. Όχι μόνο ενοποιεί από το ίδιο βιβλίο εργασίας, αλλά μπορεί να πάρει τα δεδομένα και από άλλα βιβλία εργασίας.
- Προσθήκη & Διαγραφή: Εδώ μπορούμε να προσθέσουμε και να διαγράψουμε όλες τις αναφορές.
- Κορυφή σειρά: Χρησιμοποιήστε την επάνω σειρά ως επικεφαλίδες σειράς
- Αριστερή στήλη: Χρησιμοποιήστε την αριστερή πλευρά των δεδομένων ως επικεφαλίδες στήλης.
- Δημιουργία συνδέσμων σε δεδομένα πηγής: Αυτό θα κάνει την αναφορά δυναμική. Η ενοποιημένη επιλογή δημιουργεί τον τύπο για όλα τα άλλα φύλλα για να κάνει την αναφορά πραγματική δυναμική.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Στην ενότητα ενοποίησης, τα εύρη επιλογών όλων των φύλλων εργασίας πρέπει να είναι τα ίδια μεταξύ των φύλλων εργασίας.
- Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε οποιοδήποτε είδος λειτουργίας στην επιλογή ενοποίησης.
