Βήματα για την παρακολούθηση αλλαγών στο Excel
Ακολουθεί ένα δείγμα πίνακα που δείχνει πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο excel.
- Βήμα 1: Τώρα, για να ενεργοποιήσετε το "Παρακολούθηση αλλαγών", μεταβείτε στο "Έλεγχος" και κάντε κλικ στο "Παρακολούθηση αλλαγών" και επιλέξτε "Επισήμανση αλλαγών".
- Βήμα 2: Αφού επιλέξετε τις αλλαγές επισημάνσεων, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο.
Οι αλλαγές επισήμανσης εντοπίζουν οποιαδήποτε αλλαγή στο βιβλίο εργασίας που μοιράζεται με άλλους χρήστες.
- Βήμα 3: Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία". Αυτό είναι απαραίτητο για το Excel να παρακολουθεί τις εγγραφές για τυχόν αλλαγές που πραγματοποιούνται στο κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας.
- Βήμα 4: Επιλέξτε το "Πότε" για τον επιθυμητό χρόνο και το πλαίσιο ελέγχου "Ποιος" για το ποιες αλλαγές χρειάζονται για παρακολούθηση και επισήμανση για αλλαγές.
- Βήμα 5: Οι "Επισήμανση αλλαγών στο πλαίσιο οθόνης" επιλέγονται για να υποδείξουν το κελί όπου αλλάζουν οι εγγραφές και παρέχουν λεπτομέρειες στα σχόλια στη γωνία των κελιών. Και κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις ενέργειες στο βιβλίο εργασίας.
- Βήμα 6: Οποιεσδήποτε αλλαγές στο βιβλίο εργασίας θα επισημαίνονται στα περιγράμματα κελιού μαζί με τις λεπτομέρειες των χρηστών στα σχόλια. Τα σχόλια θα είναι διαθέσιμα στην επάνω αριστερή γωνία του κελιού με το όνομα του χρήστη που έκανε τις αλλαγές στο κελί και το περιεχόμενο άλλαξε.
Όπως μπορούμε να δούμε, οι αλλαγές έγιναν σε δύο κελιά D4. Το πλαίσιο σχολίων θα εμφανιστεί τοποθετώντας τον κέρσορα πάνω στα επισημασμένα κελιά.
Προβολή αλλαγών σε ξεχωριστό φύλλο
- Βήμα 1: Οι αλλαγές επισήμανσης παρέχουν επίσης την εγγραφή για τη λίστα αλλαγών που έγιναν στα κελιά που διατίθενται σε ξεχωριστό φύλλο για έλεγχο. Αυτό επιτρέπει σε διαφορετικούς χρήστες να κάνουν τις αλλαγές στο βιβλίο εργασίας, για να συμβεί αυτό στο Μετάβαση -> Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας.
- Βήμα 2: Αφού επιλέξετε το Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο. Τώρα επιλέξτε το πλαίσιο "Χρησιμοποιήστε τις παλιές κοινόχρηστες δυνατότητες βιβλίων εργασίας αντί για τη νέα εμπειρία συν-συγγραφής". Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
- Βήμα 3: Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Αναθεώρηση -> Παρακολούθηση αλλαγών -> Επισήμανση αλλαγών, όπως φαίνεται στο βήμα 1.
- Βήμα 4: Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Ποιος" για να επιτρέψετε σε άλλους χρήστες να κάνουν αλλαγές στο βιβλίο εργασίας. Στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου για "Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο" για να δείτε όλες τις αλλαγές που έγιναν σε ένα νέο φύλλο. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Κάντε ξανά κλικ στο OK για να σας ζητηθεί να αποθηκεύσετε τις ενέργειες.
- Βήμα 5: Αυτό θα ενεργοποιήσει ένα νέο φύλλο για να δημιουργήσει το όνομα "Ιστορικό" καρτέλα, όπως φαίνεται παρακάτω.
Όπως μπορούμε να δούμε, το excel παρέχει όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με οποιαδήποτε αλλαγή στο κελί. Ο τύπος ενέργειας και η απώλεια ενέργειας υποδηλώνει εάν υπάρχουν αντικρουόμενες αλλαγές ή αλλαγές στο ίδιο κελί από διαφορετικούς χρήστες.
Η καρτέλα Ιστορικό μπορεί να αποθηκευτεί ως ξεχωριστό βιβλίο εργασίας ή μπορεί να αναδημιουργηθεί ξανά για να δείτε τυχόν νέες αλλαγές που πραγματοποιούνται από διαφορετικούς χρήστες. οι νέες αλλαγές θα συγχωνευτούν με τις υπάρχουσες εγγραφές όταν επιλέγετε ξανά το πλαίσιο ελέγχου "Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο".
Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών στο βιβλίο εργασίας
- Βήμα 1: Για να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές που έγιναν από διαφορετικό χρήστη στο βιβλίο εργασίας, μεταβείτε στην ενότητα Έλεγχος -> Παρακολούθηση αλλαγών -> Αποδοχή / απόρριψη αλλαγών.
- Βήμα 2: Αποδοχή / Απόρριψη αλλαγών θα εμφανιστεί ένα παράθυρο, το οποίο πρέπει να ρυθμιστεί για τις παρακάτω επιλογές.
Όταν το πλαίσιο επιλογής, θα ήθελα να ζητήσω τις αλλαγές που δεν έχουν ακόμη ελεγχθεί ή από την ημερομηνία.
Ποιος επιλέγει το πλαίσιο ελέγχου, επιλέξτε είτε όλους, όλοι εκτός από εμένα είτε έναν συγκεκριμένο χρήστη Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
- Βήμα 3: Μόλις γίνουν οι παραπάνω επιλογές, ένα αναδυόμενο παράθυρο θα ρωτήσει εάν οι αλλαγές που έγιναν γίνονται αποδεκτές, απορρίπτονται ή διατηρούν το αρχικό περιεχόμενο.
Εάν υπάρχουν διενέξεις, δηλαδή, εάν διαφορετικοί χρήστες έχουν πραγματοποιήσει αλλαγές στο ίδιο κελί, τότε το αναδυόμενο παράθυρο θα εμφανίσει όλες τις αλλαγές που έγιναν στο συγκεκριμένο κελί και οι επιλογές μπορούν να γίνουν για να αποδεχτούν την εγγραφή κανενός.
Πώς να αλλάξετε τον αριθμό των ημερών για τη διατήρηση του ιστορικού κομματιού;
Γενικά, οι αλλαγές του κομματιού στο excel για τα αρχεία συνήθως διατηρούνται για 30 ημέρες από προεπιλογή. Αυτό μπορεί να αλλάξει ανάλογα με την ευκολία μεταβαίνοντας στην επιλογή Αναθεώρηση -> Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας.
Μετά τις επιλογές, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Για προχωρημένους", το ιστορικό μπορεί να αλλάξει στον επιθυμητό αριθμό ημερών, διαφορετικά το excel θα λάβει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο OK μόλις ενημερωθούν οι απαραίτητες ρυθμίσεις.
Πώς να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών;
Τώρα μεταβείτε στην επιλογή Έλεγχος -> Παρακολούθηση αλλαγών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επισήμανση αλλαγών.
Μόλις εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο, αποεπιλέξτε το πλαίσιο για "Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία". Κάντε κλικ στο OK. Στη συνέχεια, απενεργοποιήστε την παρακολούθηση και σταματήστε να μοιράζεστε το βιβλίο εργασίας σε άλλους χρήστες.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Μόλις ενεργοποιηθούν οι αλλαγές κομματιού, το βιβλίο εργασίας γίνεται κοινόχρηστο αρχείο, πράγμα που σημαίνει ότι άλλοι χρήστες θα μπορούσαν επίσης να έχουν πρόσβαση στο αρχείο excel.
- Παρακολουθούν μόνο αλλαγές περιεχομένου σε κελιά. Δεν θα ληφθούν υπόψη άλλες αλλαγές, όπως μορφοποίηση ή ομαδοποίηση.
- Οι αλλαγές στο ιστορικό θα διατηρηθούν μόνο 30 ημέρες από προεπιλογή. Αυτό θα μπορούσε να αλλάξει ακολουθώντας τον τρόπο διατήρησης του ιστορικού κομματιών.
- Η επιλογή για αναίρεση δεν είναι διαθέσιμη. Μόλις γίνουν οι αλλαγές στο κελί, μπορούν να μεταφερθούν στο αρχικό τους περιεχόμενο αποδεχόμενοι ή απορρίπτοντας το στοιχείο "Παρακολούθηση αλλαγών".
