Τι είναι τα Βιβλία Πρωτότυπης Καταχώρησης;
Βιβλία πρωτότυπων καταχωρήσεων, που ονομάζονται επίσης και το πρώτο βιβλίο εισόδου, είναι το σημείο όπου καταγράφονται και διατηρούνται ολόκληρες οι εγγραφές περιοδικών με όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα και λεπτομέρειες των συναλλαγών, τα οποία παρέχουν την ύπαρξη και την ακρίβεια της οικονομικής συναλλαγής που δημοσιεύτηκε πριν από την ίδια. κωδικοποιείται ή μεταφέρεται στα μεμονωμένα καθολικά.
Εξήγηση
Τα πρωτότυπα αρχεία σημαίνουν την αρχική καταχώριση της συναλλαγής στο ημερολόγιο μαζί με τα δικαιολογητικά και τις λεπτομέρειες σχετικά με τη συναλλαγή. Διατηρεί αρχεία όλων των τύπων συναλλαγών, όπως κουπόνια εξόδων, τιμολόγια, συναλλαγές σε μετρητά, τραπεζικές συναλλαγές κ.λπ. που διέπουν το είδος των συναλλαγών.
Παράδειγμα Βιβλίων Πρωτότυπης Καταχώρησης
Ως διαφορετικοί τύποι, θα μπορούσαν να υπάρχουν πολλά παραδείγματα για το ίδιο. Μερικά από τα παραδείγματα θα μπορούσαν να είναι:
- Περιοδικά μετρητών: Τα βιβλία της αρχικής καταχώρησης όπου καταγράφονται και διατηρούνται όλοι οι τύποι πληρωμών και αποδείξεων που πραγματοποιούνται μέσω του μετρητών. Για την περίοδο καταχώρησης μιας εγγραφής, κάθε συναλλαγή που συνεπάγεται μετακίνηση εντός ή εκτός μετρητών από τον οργανισμό καταγράφεται στα περιοδικά μετρητών με όλα τα υποστηρικτικά ή αποδεικτικά στοιχεία.
- Τραπεζικά περιοδικά: Όπως και τα περιοδικά μετρητών, τα τραπεζικά περιοδικά διατηρούνται επίσης για την περίοδο, η οποία διατηρεί όλες τις συναλλαγές που συνεπάγονται μετακίνηση ποσών από τους τραπεζικούς λογαριασμούς του οργανισμού.
- Περιοδικά πωλήσεων: Τα περιοδικά πωλήσεων είναι τα βιβλία όπου οι πρωτότυπες καταχωρήσεις κάθε συναλλαγής σχετίζονται άμεσα με τα έσοδα από τις πωλήσεις του οργανισμού.
- Περιοδικά αγορών: Τα περιοδικά αγορών είναι τα βιβλία όπου πρωτότυπες εγγραφές για τη συναλλαγή που σχετίζονται με αγορές.
Τύποι Βιβλίων Πρωτότυπης Εισόδου
Γενικά, είναι δύο τύπων, που παρουσιάζονται ως εξής:
# 1 - Ειδικά περιοδικά
Τα Ειδικά Περιοδικά είναι τα ειδικά βιβλία πρωτότυπης καταχώρησης όπου προετοιμάζονται ξεχωριστά περιοδικά για διαφορετική φύση συναλλαγών. Αφού όλες οι συναλλαγές δημοσιεύονται στα ξεχωριστά βιβλία, τότε αυτές οι συναλλαγές ή ας πούμε τα υπόλοιπα μεταφέρονται στα ατομικά και ξεχωριστά καθολικά τους. Παραδείγματα τέτοιων περιοδικών είναι -
- Εφημερίδα πωλήσεων: Χρησιμοποιείται για την καταγραφή της συναλλαγής για τα τιμολόγια πωλήσεων όταν τα αγαθά έχουν πωληθεί με πίστωση.
- Purchase Journal: Χρησιμοποιείται για την καταγραφή των συναλλαγών αγορών για τον οργανισμό όταν τα αγαθά έχουν αγοραστεί από τους προμηθευτές σε πιστωτική βάση.
- Cash Journal ή Cashbook: Χρησιμοποιείται για την καταγραφή της πληρωμής ή της απόδειξης σε μετρητά.
- Εφημερίδα Επιστροφής Πωλήσεων & Επιστροφής Αγοράς: Χρησιμοποιείται για την καταγραφή των δεδομένων της επιστροφής πωλήσεων και της επιστροφής αγοράς. Και τα λοιπά.
# 2 - Γενική Εφημερίδα
Γενικά περιοδικά είναι τα περιοδικά που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των συναλλαγών που δεν καταγράφονται σε κανένα ειδικό περιοδικό ή ευκολότερους όρους. Θα μπορούσε να λεχθεί ως βιβλία εισόδου για τις συναλλαγές που δεν πληρούν τις προϋποθέσεις για ειδικά ή συγκεκριμένα βιβλία εισόδου.
Συστατικά
Καθώς τα βιβλία της αρχικής καταχώρησης αποθηκεύουν τις συναλλαγές, καθώς και τις λεπτομέρειες των συναλλαγών, ορισμένα καθορισμένα στοιχεία, είναι υποχρεωτικά να αναφέρονται για την καταχώρηση μιας συναλλαγής στα βιβλία. Αυτά τα στοιχεία έχουν ως εξής:
- Ημερομηνία συναλλαγής: Πριν καταγράψετε μια συναλλαγή στο ημερολόγιο, είναι υποχρεωτικό να αναφέρετε την ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιείται ή καταγράφεται η ίδια συναλλαγή στα βιβλία λογαριασμών. Σε περίπτωση που το ημερολόγιο διατηρείται ενημερωμένο, συνιστάται η συναλλαγή να καταχωρείται στη σωστή ημερομηνία.
- Σχετικό Μέρος & Λεπτομέρειες Συναλλαγής: Σε περίπτωση που οι συναλλαγές καταγράφονται στο ειδικό περιοδικό, η συναλλαγή θα πρέπει να αναφέρει το συμβαλλόμενο μέρος στο οποίο έχει πραγματοποιηθεί η πιστωτική συναλλαγή, δηλαδή τον προμηθευτή σε περίπτωση συναλλαγής αγοράς, αλλά σε περίπτωση που η συναλλαγή έχει γίνει στο γενικό περιοδικό η συναλλαγή θα πρέπει να αναφέρει τις λεπτομέρειες των σχετικών μερών.
- Αφήγηση: Η αφήγηση με τη συναλλαγή παρέχει τις λεπτομέρειες της συναλλαγής, καθώς εξηγεί τον λόγο για τον οποίο η συναλλαγή ή η φύση της συναλλαγής είναι μια σύντομη μορφή.
- Δώστε την αναφορά στο πρωτότυπο έγγραφο: Θα πρέπει να παρέχει την αναφορά στο πρωτότυπο έγγραφο βάσει του οποίου έχει γίνει κράτηση της συναλλαγής, δηλαδή, ο αριθμός τιμολογίου σε περίπτωση αγοράς κ.λπ.
- Νομισματικές λεπτομέρειες: Η καταχώρηση πρέπει να αναφέρει το χρηματικό ποσό που εμπλέκεται στη συναλλαγή.
- Παροχή λογαριασμού καθολικού : Θα πρέπει να αναφέρεται ο σχετικός λογαριασμός καθολικού στον οποίο η ίδια συναλλαγή θα δημοσιεύτηκε μετά την επιτυχή πλήρη εγγραφή στα αρχικά βιβλία.
Πλεονεκτήματα
- Με την τήρηση αρχείων στα βιβλία της αρχικής καταχώρισης, οι καθημερινές συναλλαγές καταγράφονται στα βιβλία και μειώνει τις πιθανότητες παράλειψης οποιασδήποτε συναλλαγής.
- Δεδομένου ότι τα βιβλία διατηρούν όλες τις λεπτομέρειες της συναλλαγής, καθώς και μια σύνοψη της συναλλαγής στις αφηγήσεις, οποιοδήποτε σφάλμα στη συναλλαγή, θα μπορούσε εύκολα να εντοπιστεί κατά τη διάρκεια των ταχυδρομικών αποστολών στον ατομικό λογαριασμό καθολικών.
- Οι συναλλαγές καταγράφονται με χρονολογική σειρά, οπότε καθίσταται σχετικά πιο εύκολο να τις κατηγοριοποιήσετε και να τις μεταφέρετε σε σχετικά βιβλία.
Μειονεκτήματα
- Τα περιοδικά είναι ογκώδη και έχουν πολλούς τόμους που καθιστούν τον χειρισμό των δεδομένων πολύ δύσκολο.
- Δεν είναι εύκολο να βρείτε μια συγκεκριμένη συναλλαγή, εκτός εάν το άτομο γνωρίζει την ημερομηνία της συναλλαγής.
- Η μετά την κράτηση όλων των συναλλαγών στο μεμονωμένο καθολικό απαιτεί πολύ χρόνο.
συμπέρασμα
Τα Βιβλία Πρωτότυπης Εισόδου βοηθούν τον οργανισμό να καταγράφει τις συναλλαγές καθημερινά με όλες τις υποστηρικτικές και λεπτομέρειες. Βοηθά στη διατήρηση των συναλλαγών σε προ-παραγγελία & η ρύθμιση των ίδιων με χρονολογική σειρά το καθιστά χρήσιμο να διατηρεί τα δεδομένα και μειώνεται το σφάλμα ή η παράλειψη της συναλλαγής. Βοηθά πάντα στην παρακολούθηση της ροής των δεδομένων από τις οικονομικές καταστάσεις στα βιβλία λογαριασμών του πρώτου περιοδικού.
