Τι είναι το φύλλο ελέγχου;
Το Sheet Sheet αναφέρεται σε έναν τύπο εγγράφου που χρησιμοποιείται για την καταγραφή δεδομένων κατά το χρόνο και τον τόπο της λειτουργίας ενδιαφέροντος. Συνήθως, ένα κενό έγγραφο λαμβάνεται αρχικά και στη συνέχεια έχει σχεδιαστεί για εύκολη, γρήγορη και αποτελεσματική καταγραφή των απαιτούμενων δεδομένων, τα οποία μπορεί να είναι είτε ποιοτικά είτε ποσοτικά.
Αυτό το φύλλο βοηθά στον εντοπισμό όλων των πιθανών σφαλμάτων και έχει την ευελιξία να προσθέσει περισσότερες πηγές σφαλμάτων με βάση την πρακτική εμπειρία. Αυτά στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για την καταγραφή δεδομένων σχετικά με τα σφάλματα, τα οποία τελικά χρησιμοποιούνται για την ανάλυση του λειτουργικού ζητήματος. Αυτό το φύλλο αποτελεί σημαντικό μέρος των επτά εργαλείων ποιοτικού ελέγχου του Δρ Kaoru Ishikawa.
Πώς να προετοιμάσετε ένα φύλλο ελέγχου;
- Επιλέξτε το πρόβλημα που πρέπει να επιλυθεί και στη συνέχεια δημιουργήστε τον λειτουργικό ορισμό του προβλήματος.
- Καθορίστε από πότε να ξεκινήσετε και για πόσο καιρό πρέπει να συλλέγονται τα δεδομένα.
- Πάρτε ένα κενό έγγραφο και σχεδιάστε το με τέτοιο τρόπο ώστε τα δεδομένα να καταγράφονται γρήγορα. Για παράδειγμα, καταγράψτε τα σφάλματα χρησιμοποιώντας σημάδια τσεκ ή παρόμοια σύμβολα στα πλαίσια ελέγχου που παρέχονται δίπλα στον τύπο σφάλματος.
- Εκτελέστε μια σύντομη δοκιμή για να βεβαιωθείτε ότι εξυπηρετεί τον σκοπό της συλλογής δεδομένων κατάλληλα.
- Μόλις ελεγχθεί και επιβεβαιωθεί, αυτό το φύλλο είναι έτοιμο για χρήση.
Ελέγξτε παραδείγματα φύλλων
Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει το φύλλο ελέγχου που έχει προετοιμαστεί για την κατανόηση των κύριων ζητημάτων που διέπουν τη βλάβη του οχήματος.
Ελέγξτε τους τύπους φύλλων
- Φύλλο πίνακα: Χρησιμοποιείται συνήθως για τη συλλογή δεδομένων σχετικά με ζητήματα ποιότητας και για τον προσδιορισμό της συχνότητας οποιουδήποτε συμβάντος - για παράδειγμα, τους λόγους ατυχημάτων κατά τη διάρκεια εργαστηριακών πειραμάτων.
- Φύλλο τοποθεσίας: Χρησιμοποιεί συνήθως μια αναπαράσταση των θεμάτων με βάση το διάγραμμα. Για παράδειγμα, μπορεί κανείς να δείξει τις ζημιές και τα βαθουλώματα στο αμάξωμα του αυτοκινήτου επισημαίνοντας την αντίστοιχη θέση στην εικόνα του.
- Φύλλο γραφικών: Χρησιμοποιεί μια γραφική μορφή αναπαράστασης έτσι ώστε ο παρατηρητής να μπορεί να συλλέγει δεδομένα και να απεικονίζει την κατανομή των δεδομένων.
Ελέγξτε τη μορφή φύλλου
Ένα κατάλληλα σχεδιασμένο φύλλο ελέγχου καλύπτει διάφορα σημεία, όπως συχνότητα και τοποθεσία συμβάντων ελαττωμάτων, ανεξάρτητα από το εάν έχουν ολοκληρωθεί ή όχι επιθεωρήσεις κ.λπ. Μερικά από τα κοινά σημεία που συνήθως περιλαμβάνονται στη μορφή ενός φύλλου ελέγχου είναι τα εξής:
- Όνομα του χειριστή
- Τύπος των δεδομένων που συλλέγονται
- Μια τοποθεσία όπου τα δεδομένα είναι μια συλλογή
- Πρόγραμμα συλλογής δεδομένων
- Ο στόχος της συλλογής δεδομένων
Το παρακάτω είναι μία από τις κοινές μορφές που χρησιμοποιούνται για το φύλλο ελέγχου.
Πότε να χρησιμοποιήσετε;
- Τα δεδομένα μπορούν να παρατηρούνται και να συλλέγονται συνεχώς στην ίδια τοποθεσία από το ίδιο άτομο.
- Τα δεδομένα συλλέγονται για τη λήψη συχνότητας ή μοτίβων προβληματικών συμβάντων.
- Τα δεδομένα συλλέγονται από μια διαδικασία παραγωγής.
Εφαρμογές
Συνήθως συνδέονται με χειρουργικές εργασίες καταγραφής συμβάντων ελαττωμάτων. Μπορεί να είναι επωφελές για την καταγραφή αναμενόμενων στοιχείων στη διαδικασία, την προβολή της απόδοσης της διαδικασίας, τον εντοπισμό αιτιών του συμβάντος ελαττώματος και την αποκάλυψη τάσεων ή προτύπων στα συμβάντα ελαττωμάτων.
Αντικατάσταση
Με την πάροδο του χρόνου τα φύλλα ελέγχου έγιναν αρχαϊκά καθώς αντικαταστάθηκαν σταδιακά από διάφορα σύγχρονα λογισμικά διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών. Αυτό το νέο σύνολο λογισμικού επιτρέπει την αυτόματη καταγραφή πιο πολύπλοκων δεδομένων και ουσιαστικά εξαλείφει την εξάρτηση από την ανθρώπινη νοημοσύνη και την αξιοπιστία των φύλλων ελέγχου. Βασικά, τώρα τα δεδομένα μπορούν να καταγραφούν αυτόματα και μπορούν να οργανωθούν και να παρουσιαστούν με οποιονδήποτε τρόπο απαιτείται σε λίγα μόνο κλικ. Στην πραγματικότητα, κάποιο από το διαθέσιμο λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών παράγει την έξοδο σε έτοιμη προς χρήση γραφική μορφή που είναι πιο βολική για τους χρήστες.
Συμβουλές
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι χειριστές που συμμετέχουν στη διαδικασία είναι κατάλληλα εκπαιδευμένοι και κατανοούν σαφώς κάθε ενότητα του φύλλου ελέγχου.
- Εκτελέστε μια σύντομη πιλοτική άσκηση για να επιβεβαιώσετε ότι το φύλλο καταγράφει τα απαιτούμενα δεδομένα κατάλληλα και, εάν απαιτείται, κάντε τις απαραίτητες βελτιώσεις.
- Στο μέτρο του δυνατού, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε ποσοτικά δεδομένα αντί για ποιοτικά δεδομένα, καθώς τα προηγούμενα οδηγούν σε πιο πειστικά στοιχεία.
