Υπέρβαση κόστους - Σημασία, τύποι, αιτίες, πώς να αποφύγετε;

Τι είναι η υπέρβαση κόστους;

Η υπέρβαση κόστους, επίσης γνωστή ως υπέρβαση προϋπολογισμού, είναι το σενάριο κατά το οποίο το κόστος ενός έργου ή μιας επιχείρησης τείνει να αυξηθεί από αυτό που είχε προϋπολογιστεί και μπορεί να οφείλεται στην αύξηση του κόστους λόγω ακατάλληλου προϋπολογισμού ή υποεκτίμησης του πραγματικού κόστους στο λογαριασμό ορισμένων απρόβλεπτων σεναρίων που δεν ελήφθησαν υπόψη κατά τη διαδικασία του προϋπολογισμού.

Χαρακτηριστικά

• Η υπέρβαση του κόστους είναι γενικά διαδεδομένη σε έργα υποδομής, κτιρίων και πληροφορικής, τα οποία βλέπουν πολλά απροσδόκητα κόστη κατά τη φάση ολοκλήρωσης του έργου.
• Βασίζονται κυρίως σε τρεις παράγοντες όπως πολιτικούς λόγους, ψυχολογικούς λόγους και τεχνικούς λόγους.
• Κυρίως οφείλεται σε έλλειψη χρηματοδότησης, έλλειψη συντονισμού, μη προγραμματισμένο κόστος ή καθυστερήσεις έργων.
• Είναι πάντα αβέβαιο και δεν είναι δυνατή η εγγραφή στον προϋπολογισμό. Θεωρείται ότι συμβαίνει όταν ορισμένες φάσεις ενός έργου ή μιας επιχείρησης τείνουν να υπερβαίνουν το πραγματικό προϋπολογισμένο κόστος.
• Η μέτρηση της υπέρβασης κόστους είναι διαφορετική για διαφορετικούς κλάδους ή εταιρείες.

Τύποι υπέρβασης κόστους

# 1 - Εκτιμήσεις

Το κόστος σχετικά με την επιχείρηση μπορεί να υποτιμηθεί λόγω παραγόντων όπως προσωπική προκατάληψη και περίπλοκες διαδικασίες που εμπλέκονται στην ολοκλήρωση της εργασίας. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη μεθοδολογία πρόβλεψης της τάξης αναφοράς για να αυξήσουμε τις πιθανότητες εξαγωγής ακριβέστερων εκτιμήσεων. Το πρόβλημα είναι ότι οι καλύτερες προβλέψεις μπορεί να αποδειχθούν λανθασμένες για τον υπολογισμό της τέλειας εκτίμησης και, συνεπώς, η διατήρηση μιας έκτακτης ανάγκης ως μέρος του προϋπολογισμού είναι πάντα μια καλή πρακτική για την αντιμετώπιση δυσμενών σεναρίων στο μέλλον.

# 2 - Κίνδυνος

Ο κίνδυνος μπορεί να είναι οποιοδήποτε σενάριο για το οποίο δεν μπορούμε να ορίσουμε πιθανότητα. Δεν μπορούν να προβλεφθούν νωρίτερα και, μερικές φορές, δεν βρίσκονται στον έλεγχο της επιχείρησης, όπως η φυσική καταστροφή, η οποία μπορεί να καθυστερήσει την ολοκλήρωση ενός έργου ή την απόδοση του πωλητή, κάτι που ενδέχεται τελικά να βλάψει την επιχείρηση Ένα κατάλληλο σχέδιο διαχείρισης κινδύνων μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να μετριάσει τον κίνδυνο σε κάποιο βαθμό, αλλά ο κίνδυνος είναι ο πρωταρχικός τύπος που αντιμετωπίζει κάθε επιχείρηση ή έργο.

# 3 - Scope Creek

Το Scope creek ορίζεται ως περιπτώσεις κατά τις οποίες οι μη λογιστικές δραστηριότητες εμφανίζονται στο έργο ή την επιχείρηση, οι οποίες δεν περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό ή στο πραγματικό κόστος. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν η διοίκηση συνεχίζει να προσθέτει χαρακτηριστικά στο έργο καθώς και όταν εξελίσσεται ή απαιτείται ή στις περιπτώσεις όπου η ομάδα του έργου γίνεται πολύ δημιουργική και αρχίζει να συμπεριλαμβάνει δραστηριότητες χωρίς έγγραφα. Η διαχείριση και οι έλεγχοι του έργου έχουν σχεδιαστεί κατά κύριο λόγο με τέτοιο τρόπο ώστε να αποτρέπονται τέτοια σενάρια με τη συνεχή επανεκτίμηση του προϋπολογισμού.

# 4 - Κλιμάκωση κόστους

Η κλιμάκωση του κόστους σχετίζεται περισσότερο με οικονομικούς παράγοντες όπως ο πληθωρισμός, οι οποίοι μπορεί να περιλαμβάνουν την αύξηση της τιμής ενός συγκεκριμένου στοιχείου για μια περίοδο που δεν είχε ληφθεί υπόψη στον αρχικό προϋπολογισμό.

Πώς να αποφύγετε την υπέρβαση κόστους;

• Οι παραδοσιακές τεχνικές περιλαμβάνουν την εφαρμογή εργαλείων διαχείρισης έργων όπως το PRINCE, αν και τα αποτελέσματα δεν είναι εγγυημένα.
• Στο παρόν σενάριο, πιο σύγχρονα εργαλεία και εφαρμογές όπως το Agile αναλαμβάνουν παραδοσιακές τεχνικές για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να αντιμετωπίσουν μια υπέρβαση κόστους.
• Η επιχείρηση ως μονάδα πρέπει να σχεδιάζει προληπτικά και να περιλαμβάνει αρκετά σενάρια που μπορούν να οδηγήσουν σε τέτοια υπέρβαση.
• Η μηνιαία ή τριμηνιαία πρόβλεψη είναι απαραίτητη για να ληφθούν υπόψη οι αλλαγές στα πραγματικά σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό και να προγραμματιστεί ανάλογα.
• Η επιχείρηση πρέπει να δώσει μεγάλη προσοχή στα στάδια προγραμματισμού του έργου, καθώς αυτό χρησιμεύει ως βάση.
• Η ικανότητα του πωλητή να εκτελεί και να παραδίδει πρέπει να ελέγχεται διεξοδικά κατά τη στιγμή της μίσθωσης.
• Η επιχείρηση πρέπει να κάνει μια πρακτική να χρησιμοποιεί σύγχρονα εργαλεία προγραμματισμού και γραφήματα για καλύτερο έλεγχο του κόστους.
• Ο διαχειριστής έργου απαιτεί την παρακολούθηση και τον έλεγχο του έργου συνεχώς.
• Τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου ή της επιχείρησης πρέπει πάντα να ενημερώνονται για τα μεταβαλλόμενα σενάρια, έτσι ώστε να βρίσκονται στην ίδια σελίδα και με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρηση μπορεί να αξιοποιήσει τις γνώσεις τους.
• Η μάχη με το πεδίο creek είναι απαραίτητη και οι επιχειρήσεις πρέπει να δουν ότι παραμένουν εντός του πεδίου που είχε αρχικά προγραμματιστεί.

Αιτίες

1. Κόστος που δεν είναι προγραμματισμένο: Απρόβλεπτα σενάρια μπορεί να προκαλέσουν μερικές δραστηριότητες που δεν είχαν αρχικά ληφθεί υπόψη στο σχέδιο ή τον προϋπολογισμό. Μπορεί να οφείλεται σε τεχνικούς, πολιτικούς ή ψυχολογικούς λόγους.
2. Ανάλυση επικοινωνίας: Μια παρανόηση μεταξύ δύο τμημάτων ή ατόμων που εμπλέκονται μπορεί να επιφέρει περιττό κόστος.
3. Αλλαγή στο πεδίο εφαρμογής: Το συμβάν, το οποίο οδηγεί στο πεδίο εφαρμογής, είναι ένας από τους πρωταρχικούς λόγους. Το Scope creek ορίζεται ως περιπτώσεις κατά τις οποίες οι μη λογιστικές δραστηριότητες εμφανίζονται στο έργο ή την επιχείρηση, οι οποίες δεν περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό ή στο πραγματικό κόστος.
4. Υποεκτίμηση της πολυπλοκότητας του έργου: Ορισμένες φάσεις έργου ή επιχείρησης είναι τόσο περίπλοκες που ο κατάλληλος προϋπολογισμός του είναι, μερικές φορές, μια δύσκολη δουλειά. Αυτό πιθανότατα σχετίζεται με μεγάλα, ακριβά έργα.
5. Ανεπαρκής χρηματοδότηση: Η χρηματοδότηση χρησιμεύει ως η ραχοκοκαλιά κάθε επιχείρησης ή έργου. Η έλλειψη κεφαλαίου μπορεί τελικά να οδηγήσει σε υπέρβαση του κόστους, όπου το έργο ή η επιχείρηση ενδέχεται να αντιμετωπίσουν κρίσιμη χρηματοδότηση των κοινών δραστηριοτήτων τους.
6. Έλλειψη εμπειρίας ηγεσίας: Μια σχετικά άπειρη διαχείριση ή αναποτελεσματική διαχείριση μπορεί να οδηγήσει σε ακατάλληλο σχεδιασμό του έργου και ανακριβή προϋπολογισμό έργων. Έτσι, με την πάροδο του χρόνου, το έργο μπορεί να πέσει θύμα λανθασμένου προϋπολογισμού και να πέσει σε περίπτωση υπέρβασης κόστους.
7. Απουσία σχεδίου έκτακτης ανάγκης: Η επιχείρηση υποφέρει επίσης όταν δεν υπάρχει εφεδρικός σχεδιασμός ή σχέδιο έκτακτης ανάγκης για αναπόφευκτα σενάρια. Ένα εφεδρικό σχέδιο είναι απαραίτητο, ειδικά για έργα μεγάλης κλίμακας, καθώς ορισμένες αποκλίσεις από το συνηθισμένο προϋπολογισμένο κόστος μπορεί να κοστίσουν εκατομμύρια.
8. Καθυστερήσεις έργου: Οι καθυστερήσεις στην ολοκλήρωση του έργου από τη συνήθη προγραμματισμένη ολοκλήρωσή του τελικά οδηγούν σε υπέρβαση του κόστους, καθώς οι δραστηριότητες που εκτείνονται πέραν της προθεσμίας ολοκλήρωσης δεν λαμβάνονται υπόψη στον προϋπολογισμό.

Πρόληψη υπέρβασης κόστους

# 1 - Ο σωστός προγραμματισμός

Ο προγραμματισμός χρησιμεύει ως η βάση κάθε έργου ή επιχείρησης και ο καλύτερος τρόπος για να αποφευχθεί η υπέρβαση κόστους είναι να το προγραμματίσετε πριν το έργο εκτελεστεί. Όσο πιο ακριβείς είναι οι εκτιμήσεις, τόσο περισσότερες είναι οι πιθανότητες ότι το έργο θα επιμείνει στον προϋπολογισμό του.

# 2 - Γνώση των Προμηθευτών

Οι προμηθευτές πρέπει να αξιολογηθούν διεξοδικά προτού προσληφθούν. Πλήρεις γνώσεις σχετικά με τις δυνατότητες και την εμπειρία τους στο αρχείο πρέπει να αποκτηθούν από το έργο και την επιχείρηση για να αποφευχθούν τα χειρότερα σενάρια. Απαιτείται σωστή επιμέλεια πριν από την παγίωση της σχέσης με τον πωλητή.

# 3 - Αποφύγετε το Scope Creek

Πολλές αδικαιολόγητες δραστηριότητες δεν πρέπει να βρουν θέση στο έργο και η επιχείρηση ή το έργο θα πρέπει να παραμείνουν στο αρχικό πεδίο του έργου με ελάχιστη απόκλιση στο σχέδιο.

# 4 - Χρήση του Εργαλείου Σχεδιασμού Έργου

Για την παρακολούθηση και τον έλεγχο του έργου, πρέπει να εφαρμοστεί η χρήση σύγχρονων εργαλείων, όπως το διάγραμμα Gantt excel ή το πρότυπο παρακολούθησης έργου, έτσι ώστε ο διαχειριστής του έργου να γνωρίζει κάθε στάδιο του έργου και τις πιθανότητες υπέρβασης του κόστους.

συμπέρασμα

Αυτό είναι ένα αναπόφευκτο σενάριο που αντιμετωπίζει κάθε επιχείρηση ή έργο, αλλά πώς να το ελαχιστοποιήσετε ή να το μετριάσετε εξαρτάται πολύ από τη διαχείριση ή τον διαχειριστή του έργου. Μια προληπτική προσέγγιση μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να μειώσει τις πιθανότητες υπέρβασης του κόστους με τον σωστό σχεδιασμό και μια διεξοδική ανάλυση των εκτιμήσεων.