Πώς να αλλάξετε ή να εξαγάγετε αρχεία Excel σε PDF;
Ακολουθούν τα παραδείγματα εξαγωγής αρχείων excel σε PDF.
Παράδειγμα # 1
Αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο ως αρχείο PDF!
Για παράδειγμα, δείτε τα παρακάτω δεδομένα ή το γράφημα, το οποίο δείχνει την ιεραρχία του τμήματος σε έναν οργανισμό.
Μπορούμε απλώς να επιλέξετε Αποθήκευση ως από την επιλογή Αρχείο και να επιλέξετε τον τύπο Αποθήκευση ως "PDF".
Αυτό θα εξακολουθούσε να είναι το αρχείο ως PDF, αλλά κοίτα, πώς φαίνεται όταν το ανοίγετε.
Σε PDF, διατίθεται σε δύο διαφορετικά φύλλα, τα οποία δεν έχουν καθόλου νόημα. Εάν χρησιμοποιείτε απλώς Αποθήκευση ως και επιλέγετε τον τύπο αρχείου ως PDF, αυτό συμβαίνει όταν το περιεχόμενο του αρχείου ή του υπολογιστικού φύλλου είναι περισσότερο από την περιοχή τοποθέτησης ενός μεμονωμένου φύλλου PDF.
Για αυτό, αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξετε την περιοχή περιεχομένου που προσπαθούμε να αποθηκεύσουμε ως αρχείο PDF. Στη συνέχεια, πατήστε Ctrl + P για να ανοίξετε κάτω από το παράθυρο προεπισκόπησης εκτύπωσης.
Στην περιοχή Ρυθμίσεις, επιλέξτε "Fit Sheet on One Page"
Τώρα κάντε κλικ στο Save As στο ίδιο παράθυρο και επιλέξτε PDF ως τον τύπο αρχείου.
Αυτό θα χωρέσει ολόκληρα τα δεδομένα σε μία μόνο σελίδα PDF.
Αυτή είναι η κοινή τεχνική που όλοι χρησιμοποιούσαμε τακτικά.
Ωστόσο, τι γίνεται αν ένα κουμπί μπορεί να δημιουργήσει ένα αρχείο PDF του υπολογιστικού φύλλου excel ??? Ναι, αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση κωδικοποίησης VBA. ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε κώδικα VBA για να μετατρέψετε το φύλλο excel ως PDF.
Παράδειγμα # 2 - Χρήση κώδικα VBA
Βήματα για τη μετατροπή ενός φύλλου excel σε PDF χρησιμοποιώντας τον κώδικα VBA.
Βήμα 1: Δηλώστε μεταβλητές στο VBA, όπως φαίνεται παρακάτω.
Βήμα 2: Τώρα ορίστε αναφορά βιβλίου εργασίας και φύλλου εργασίας στις μεταβλητές "Ws" και "Wb."
Βήμα 3: Για να δώσουμε ένα όνομα στο αρχείο, πρέπει να καταγράψουμε την τρέχουσα ώρα, δηλαδή την ώρα κατά την εκτέλεση του κώδικα. Ορίστε την ώρα στη μεταβλητή "SaveTime".
Βήμα 4: Τώρα, πρέπει να αποθηκεύσουμε το αρχείο PDF στην ακριβή θέση του βιβλίου εργασίας στο οποίο εργαζόμαστε. Εκχωρήστε αυτήν την τιμή στη μεταβλητή "Αποθήκευση διαδρομής".
Βήμα 5: Τώρα, πρέπει να συνδυάσουμε τα ονόματα των αρχείων και την ώρα για να δημιουργήσουμε ένα μοναδικό όνομα αρχείου.
Βήμα 6: Πρέπει να δώσουμε την επιλογή να επιλέξετε τη διαδρομή προορισμού για να αποθηκεύσετε το αρχείο.
Βήμα 7: Τώρα, πρέπει να δημιουργήσουμε ένα αρχείο PDF.
Σε περίπτωση που προκύψει σφάλμα, πρέπει να το χειριστούμε και αυτό. Ο παρακάτω κώδικας θα κάνει το ίδιο.
Παρακάτω είναι ο πλήρης κωδικός για εσάς.
Κώδικας:
Sub Excel_To_PDF () 'Declare Variables Dim Ws As Worksheet Dim Wb As Workbook Dim SaveTime As String Dim SaveName As String Dim SavePath As String Dim FileName As String Dim FullPath As String Dim SelectFolder As Variant' Ορίστε μεταβλητές στο σφάλμα GoTo EH Set Wb = ActiveWorkbook Ορισμός Ws = ActiveSheet 'Record Current Time SaveTime = Format (Now (), "yyyy mm dd _ hhmm")' Record Current Workbook Folder Path Διεύθυνση SavePath = Wb.Path If SavePath = "" Στη συνέχεια SavePath = Application.DefaultFilePath Λήξη Εάν SavePath = SavePath & " " 'Δώστε στο αρχείο ένα όνομα SaveName = "PDF" FileName = SaveName & "_" & SaveTime & ".pdf" "Instruction Where to save FullPath = SavePath & FileName" Ενεργοποιήστε το εργαλείο επιλογής φακέλων για να επιλέξετε πού θα αποθηκευτεί το αρχείο SelectFolder = Εφαρμογή.GetSaveAsFilename _ (InitialFileName: = FullPath, _ FileFilter: = "Αρχεία PDF (* .pdf), * .pdf", _ Τίτλος: = "Επιλογή φακέλου και όνομα αρχείου για αποθήκευση") 'Δημιουργία αρχείου PDF εάν το SelectFolder "False" έπειτα Ws .ExportAsFixedFormat _ Type: = xlTypePDF, _ FileName: = SelectFolder, _ Quality: = xlQualityStandard, _ IncludeDocProperties: = True, _ IgnorePrintAreas: = False, _ OpenAfterPublish: = False End If ExandHandler: Exit δημιουργία αρχείου PDF "Συνέχιση εξόδουHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH: MsgBox "Δεν είναι σε θέση να δημιουργήσει αρχείο PDF" Συνέχιση exitHandler End Sub= False, _ OpenAfterPublish: = False End If exitHandler: Exit Sub EH: MsgBox "Δεν είναι σε θέση να δημιουργήσει αρχείο PDF" Συνέχιση exitHandler End Sub
Αντιγράψτε αυτόν τον κώδικα και επικολλήστε τη λειτουργική μονάδα του Visual Basic Editor για να ανοίξετε το Visual Basic Editor πατήστε alt = "" + F11. Όταν εκτελούμε αυτόν τον κωδικό πατώντας το πλήκτρο F5, έχουμε την ακόλουθη επιλογή.
Μπορείτε να δείτε ότι το αρχείο excel σας έχει πλέον μετατραπεί σε PDF.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Εάν τα δεδομένα δεν είναι αρκετά κατάλληλα για μία σελίδα, τότε το PDF θα ωθήσει το επιπλέον περιεχόμενο στο επόμενο φύλλο.
- Αυτός ο κώδικας θα δημιουργήσει ολόκληρο το περιεχόμενο του φύλλου εργασίας ως αρχείο PDF.
- Μόλις αντιγράψετε τον κώδικα μακροεντολής, πρέπει να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας ως βιβλίο εργασίας με δυνατότητα μακροεντολών.
