Ομαδοποίηση σειρών στο Excel
Η οργάνωση των μεγάλων δεδομένων συνδυάζοντας τα δεδομένα της υποκατηγορίας είναι η διαδικασία και ονομάζεται " Ομαδοποίηση σειρών " στο excel. Όταν ο αριθμός των στοιχείων στη σειρά δεν είναι σημαντικός, τότε μπορούμε να επιλέξουμε σειρές ομάδων που δεν είναι σημαντικές, αλλά βλέπουμε μόνο το υποσύνολο αυτών των σειρών. Όταν οι σειρές δεδομένων έχουν τεράστια κύλιση προς τα κάτω και η ανάγνωση της αναφοράς μπορεί να οδηγήσει σε εσφαλμένη κατανόηση, οπότε η ομαδοποίηση σειρών μας βοηθά να αποκρύψουμε τους ανεπιθύμητους αριθμούς σειρών.
Ο αριθμός των σειρών είναι επίσης μεγάλος όταν το φύλλο εργασίας περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες ή δεδομένα. Ως αναγνώστης των δεδομένων, δεν θέλουν να δουν μεγάλες σειρές. Αντ 'αυτού, θέλουν απλώς να δουν τη λεπτομερή προβολή, αλλά ταυτόχρονα, εάν χρειάζονται άλλες λεπτομερείς πληροφορίες, χρειάζονται μόνο ένα κουμπί για να επεκτείνουν ή να συμπτύξουν την προβολή, όπως απαιτείται.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να ομαδοποιείτε σειρές στο Excel με επέκταση / σύμπτυξη για μεγιστοποίηση της τεχνικής προβολής αναφορών.
Πώς να ομαδοποιήσετε σειρές στο Excel με επέκταση / σύμπτυξη;
Για παράδειγμα, δείτε τα παρακάτω δεδομένα.
Στον παραπάνω πίνακα δεδομένων, έχουμε δεδομένα πωλήσεων και κόστους που σχετίζονται με την πόλη και την πολιτεία, αλλά όταν κοιτάξετε τις δύο πρώτες σειρές των δεδομένων, έχουμε την πολιτεία «Καλιφόρνια» και η πόλη είναι «Λος Άντζελες», αλλά οι πωλήσεις πραγματοποιήθηκαν στις διαφορετικές ημερομηνίες, έτσι ώστε ως αναγνώστης αναφορών όλοι προτιμούν να διαβάζουν ποιες είναι οι κρατικές πωλήσεις και οι πόλεις σε μια στήλη, ομαδοποιώντας τις σειρές μπορούμε να δημιουργήσουμε μια συνοπτική προβολή μίας γραμμής.
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ομαδοποιήσετε σειρές στο Excel.
Βήμα 1: Αρχικά δημιουργήστε ένα υποσύνολο όπως το παρακάτω.
Βήμα 2: Τώρα επιλέξτε τις πρώτες σειρές κατάστασης (California City), εξαιρουμένων των αθροιστικών αθροισμάτων
Βήμα 3: Μεταβείτε στην καρτέλα DATA και ορίστε την επιλογή "Ομάδα".
Βήμα 4: Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα στο excel του "Group" και επιλέξτε ξανά "Group".
Βήμα 5: Τώρα, θα σας ρωτήσει εάν θα ομαδοποιήσετε σειρές ή στήλες. Δεδομένου ότι ομαδοποιούμε " Γραμμές ", επιλέξτε σειρές και κάντε κλικ στο ok.
Βήμα 6: Τη στιγμή που κάνετε κλικ στο "Ok", μπορείτε να δείτε μια κοινή γραμμή στην αριστερή πλευρά.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο " MINUS " και δείτε τη μαγεία.
Τώρα θα μπορούσαμε να δούμε μόνο ποια είναι η συνολική περίληψη για την πόλη "Καλιφόρνια" ξανά, εάν θέλετε να δείτε τη λεπτομερή περίληψη της πόλης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "PLUS" για να επεκτείνετε την προβολή.
Τώρα πάλι, επιλέξτε την πόλη " Κολοράντο " και κάντε κλικ στην επιλογή " Ομάδα ".
Τώρα θα ομαδοποιηθεί για την πολιτεία « Κολοράντο ».
Ομαδοποίηση χρησιμοποιώντας το πλήκτρο συντόμευσης
Με μια απλή συντόμευση στο excel, μπορούμε να ομαδοποιήσουμε πολύ εύκολα επιλεγμένες σειρές ή στήλες. Το πλήκτρο συντόμευσης για γρήγορη ομαδοποίηση των δεδομένων είναι SHIFT + alt = "" + Δεξί πλήκτρο βέλους.
Αρχικά, επιλέξτε τις σειρές που πρέπει να ομαδοποιηθούν.
Τώρα πατήστε το πλήκτρο συντόμευσης SHIFT + alt = "" + Πλήκτρο δεξιού βέλους για να ομαδοποιήσετε αυτές τις σειρές.
Στα παραπάνω, έχουμε δει πώς να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα και πώς να ομαδοποιήσουμε τη σειρά με την επιλογή επέκτασης και σύμπτυξης χρησιμοποιώντας εικονίδια PLUS & MINUS.
Το μόνο πρόβλημα με την παραπάνω μέθοδο είναι ότι πρέπει να το κάνουμε αυτό για κάθε κατάσταση ξεχωριστά, οπότε αυτό απαιτεί πολύ χρόνο όταν υπάρχουν πολλές καταστάσεις που υπάρχουν. Ποια θα ήταν η αντίδρασή σας εάν λέω ότι μπορείτε να ομαδοποιήσετε με ένα μόνο κλικ ;;;
Καταπληκτικό, έτσι δεν είναι; Χρησιμοποιώντας το " Αυτόματο περίγραμμα ", μπορούμε να ομαδοποιήσουμε αυτόματα τα δεδομένα.
Παράδειγμα # 1 - Χρήση αυτόματου περιγράμματος
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε συνολικές σειρές.
Τώρα τοποθετήστε έναν κέρσορα στο εύρος δεδομένων. Στο αναπτυσσόμενο μενού της Ομάδας, μπορούμε να δούμε μια ακόμη επιλογή εκτός από την "Ομάδα", δηλαδή " Αυτόματο περίγραμμα ".
Τη στιγμή που κάνετε κλικ σε αυτήν την επιλογή "Αυτόματο περίγραμμα", θα ομαδοποιήσει όλες τις σειρές που υπάρχουν πάνω από τη γραμμή του συνόλου.
Πόσο δροσερό είναι αυτό ;;; Πολύ ωραίο, έτσι δεν είναι;
Παράδειγμα # 2 - Χρήση αθροισμάτων
Εάν το ομαδοποίηση σειρών για μεμονωμένη πόλη είναι το ένα πρόβλημα, τότε ακόμη και πριν από την ομαδοποίηση σειρών, υπάρχει ένα άλλο πρόβλημα, δηλαδή η προσθήκη υποσύνολων σειρών.
Όταν υπάρχουν εκατοντάδες καταστάσεις, είναι δύσκολο να δημιουργήσετε ξεχωριστή σειρά για κάθε κατάσταση ξεχωριστά, έτσι μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την επιλογή "Μερικό σύνολο" για να δημιουργήσουμε γρήγορα ένα υποσύνολο για την επιλεγμένη στήλη.
Για παράδειγμα, είχαμε τα δεδομένα όπως τα παρακάτω πριν δημιουργήσουμε ένα σύνολο.
Στην καρτέλα Δεδομένα, έχουμε μια επιλογή που ονομάζεται " Μερικό σύνολο " ακριβώς δίπλα στην επιλογή " Ομάδα ".
Κάντε κλικ σε αυτήν την επιλογή επιλέγοντας οποιοδήποτε από τα κελιά του εύρους δεδομένων. θα εμφανιστεί η παρακάτω επιλογή πρώτα.
Αρχικά, επιλέξτε τη στήλη που πρέπει να έχει ένα σύνολο σε αυτό το παράδειγμα, χρειαζόμαστε υποσύνολο για " Κατάσταση ", οπότε επιλέξτε το ίδιο από την αναπτυσσόμενη λίστα "Σε κάθε αλλαγή σε".
Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξουμε τον τύπο λειτουργίας αφού προσθέτουμε όλες τις τιμές για να επιλέξουμε τη συνάρτηση " Sum " στο Excel
Τώρα επιλέξτε τις στήλες που πρέπει να αθροιστούν. Χρειαζόμαστε την περίληψη των στηλών " Πωλήσεις & Κόστος ", οπότε επιλέξτε το ίδιο. Κάντε κλικ στο "Ok".
Θα έχουμε γρήγορες συνολικές σειρές.
Παρατηρήσατε ένα ιδιαίτερο πράγμα από την παραπάνω εικόνα ;;;
Έχει ομαδοποιήσει αυτόματα σειρές για εμάς !!!!
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε εδώ
- Το πλήκτρο συντόμευσης γραμμών ομαδοποίησης είναι Shift + alt = "" + Πλήκτρο δεξιού βέλους.
- Τα δεδομένα συνολικών αναγκών πρέπει να ταξινομηθούν.
- Το Αυτόματο περίγραμμα ομαδοποιεί όλες τις σειρές πάνω από τη συνολική σειρά.
