Τι είναι το Management by Exception;
Η διαχείριση κατ 'εξαίρεση είναι μια στρατηγική διαχείρισης επιχειρήσεων που ορίζει ότι οι διευθυντές και οι επόπτες πρέπει να εξετάζουν, να ερευνούν και να αναπτύσσουν λύσεις μόνο για εκείνα τα θέματα όπου υπάρχει απόκλιση από καθορισμένα πρότυπα, κανόνες, επιχειρηματικές πρακτικές ή οποιουσδήποτε άλλους χρηματοοικονομικούς στόχους όπως απόκλιση κερδών, ζητήματα ποιότητας, ζητήματα υποδομής κ.λπ. αντί να εξετάζει και να ασχολείται με κάθε ρουτίνα επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
Εξήγηση
Η διαχείριση κατ 'εξαίρεση είναι το σύστημα εντοπισμού και αναφοράς μιας κατάστασης στη διοίκηση μόνο στην περίπτωση που υπάρχει πραγματική απαίτηση προσωπικού επιπέδου διευθυντή. Ο βασικός σκοπός είναι να αξιοποιηθεί ο χρόνος διαχείρισης με τον πιο αποτελεσματικό και καλύτερο δυνατό τρόπο, με τη συμμετοχή τους μόνο όταν υπάρχει σημαντική απόκλιση από τα συνήθη ή τα κανονικά αποτελέσματα της επιχείρησης.
Ως αποτέλεσμα, θα έχουν περισσότερο χρόνο για να εξετάσουν ένα σημαντικό ζήτημα που περιλαμβάνει σημαντικές διαφορές και μπορούν να δώσουν το καλύτερό τους στη ρύθμιση του προβλήματος, ενώ άλλα δευτερεύοντα θέματα μπορούν να αντιμετωπιστούν απευθείας από το προσωπικό του χαμηλότερου επιπέδου. Βοηθά τη διοίκηση να εντοπίσει και να ξεκαθαρίσει τα εμπόδια που χρειάζονται τη λήψη αποφάσεων και να λάβει τις καλύτερες κατάλληλες ενέργειες. Σε αυτό το σύστημα, στη διαχείριση παρέχεται μια συνοπτική, αναλλοίωτη συγκριτική, πλήρης λεπτομερής έκθεση που καλύπτει όλες τις σημαντικές πτυχές του ζητήματος.
Πώς λειτουργεί?
Η διαχείριση κατ 'εξαίρεση λειτουργεί στις ακόλουθες φάσεις:
# 1 - Φάση μέτρησης
Κάτω από αυτό το πρώτο βήμα διαχείρισης κατ 'εξαίρεση, τα δεδομένα σχετικά με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες συσσωρεύονται και αξιολογούνται, η οποία περιλαμβάνει τη μέτρηση της απόδοσης όλων των διαθέσιμων εισροών που κυμαίνονται από τις προσπάθειες που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη στόχων για την επιχείρηση, τη βελτιστοποίηση, τις ταμειακές ροές, τον τρόπο με τον οποίο χρηματοδοτούνται οι οικονομικοί πόροι χρησιμοποιείται για την παροχή υπηρεσιών ή την κατασκευή αγαθών για κέρδος, χρήση και σπατάλη πρώτων υλών και την οικονομία της μέσω αγοράς, επεξεργασίας και αποθήκευσης μέχρι την παράδοση τελικών αγαθών.
Όλες αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνουν σχεδόν όλους τους παράγοντες που χρησιμοποιούνται για ποσοτική μέτρηση, όπως εφαρμογή προτύπων του χρόνου, δεδομένα αποθεμάτων, στοιχεία ισολογισμού, αποτελέσματα επιθεώρησης τελικών αγαθών, διαθέσιμο απόθεμα για πώληση, δεδομένα χρήσης μηχανημάτων, κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία κ.λπ.
# 2 - Φάση προβολής
Αυτή η φάση εξετάζει τις μετρήσεις που χρησιμοποιούνται που είναι χρήσιμες για την επίτευξη επιχειρηματικών στόχων. Με βάση τα ιστορικά δεδομένα, οι προβλέψεις προετοιμάζονται εφαρμόζοντας στατιστικές γνώσεις όπως σημασία, πιθανότητα, εμπιστοσύνη, τυπική απόκλιση, μέγεθος δείγματος, συσχέτιση. Μετά από αυτό, τα σχέδια αναπτύσσονται σύμφωνα με την πρόβλεψη. Στο τρέχον σενάριο, μια ολοκληρωμένη στρατηγική πρόβλεψης ελέγχεται εκτενώς από όλα τα πιθανά αποτελέσματα, όπως διαδικασίες και υπάρχουσες πολιτικές, ικανότητα και επάρκεια εξοπλισμού και προσωπικού, δομή οργάνωσης κ.λπ. Εάν απαιτείται, τα σχέδια ενδέχεται να τροποποιηθούν.
# 3 - Φάση επιλογής
Σε αυτή τη φάση, μετά από ενδελεχή εξέταση όλων των σχεδίων, επιλέγεται και υλοποιείται το καλύτερο. Κατά συνέπεια, το σύστημα υιοθετείται, το οποίο η διοίκηση πιστεύει ότι είναι καλύτερο για την επίτευξη επιχειρηματικών στόχων.
# 4 - Φάση παρατήρησης
Σε αυτήν τη φάση, η επιλεγμένη διαδικασία και η πρόοδος και η απόδοση της στρατηγικής παρακολουθούνται περιοδικά. Το σύστημα πρέπει να διαθέτει ιδιότητες όπως πρέπει να είναι αυτόματο, αξιόπιστο και πρέπει να είναι κατάλληλο. Η επάρκεια εδώ σημαίνει ότι τα δεδομένα πρέπει να είναι ακριβή που δεν είναι ούτε πολύ μεγάλα ούτε πολύ μικρά, πρέπει να είναι μέχρι το σήμα που φέρει όλες τις σχετικές πληροφορίες που απαιτούνται.
# 5 - Φάση σύγκρισης
Σε αυτή τη φάση, η πρόοδος της εργασίας αξιολογείται και συγκρίνεται με έναν προκαθορισμένο οδικό χάρτη για τον εντοπισμό αποκλίσεων, εάν υπάρχουν. Ανάλογα με τη φύση της απόκλισης, κατηγοριοποιείται ως σημαντική, μικρή απόκλιση ή οποιαδήποτε άλλη κατηγορία απόκλισης.
# 6 - Φάση δράσης
Με βάση την απόκλιση που εντοπίστηκε στη φάση σύγκρισης, αναπτύσσονται περαιτέρω σημεία δράσης. Οι στρατηγικές εφαρμόζονται με στόχο να φέρουν την χωρητικότητα και την απόδοση στο επιθυμητό επίπεδο ή να κάνουν οποιαδήποτε αλλαγή στην πρόβλεψη έτσι ώστε να διασφαλιστεί η βέλτιστη απόδοση.
Διαχείριση με παραδείγματα εξαίρεσης
Οικονομικό παράδειγμα: Ο επικεφαλής οικονομικός ελεγκτής (CFC) της Henry Inc. ασχολείται έντονα με ποικίλα έργα, συναντήσεις και άλλες δεσμεύσεις. Για να μειώσει το βάρος της εργασίας του, η διοίκηση ανέπτυξε μία φορά μετά από εμπεριστατωμένη ανάλυση ακολουθώντας καθορισμένα όρια πέρα από τα οποία το θέμα πρέπει να αναφέρεται στην CFC και να απαιτήσει την προηγούμενη έγκρισή του:
Οι πωλήσεις και τα έξοδα της ABP ήταν 8,00,000 $ και 6,00,000 $ ενώ οι πραγματικές πωλήσεις και τα έξοδα ήταν $ 6,00,000 και 3,00,000. Προσδιορίστε εάν το θέμα πρέπει να αναφερθεί στο CFC;
Λύση:
- Έσοδα: Τα πραγματικά έσοδα είναι 6,00.000 $, τα οποία υπερβαίνουν το 50% του ABP (8,00,000 $ x 50%, δηλαδή 4,00,000 $) Επίσης, περισσότερα από 5,00,000 $. Επομένως, αυτό το υλικό δεν θα αναφέρεται στο CFC καθώς δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις.
- Έξοδα: Τα πραγματικά έξοδα είναι 3.00.000 $, το οποίο υπερβαίνει το 40% του ABP (6.00.000 $ 40%, δηλαδή 2.40.000 $) και είχε επίσης υπερβεί το όριο των 2.50.000 $, εδώ το θέμα γίνεται κρίσιμο και πρέπει να αναφερθεί στην CFC για περαιτέρω ανάλυση και λήψη αποφάσεων για διόρθωση και αντιστοίχιση με καθορισμένα πρότυπα.
Διαχείριση με εξαίρεση έναντι παθητικής διαχείρισης με εξαίρεση
Η ενεργητική διαχείριση κατ 'εξαίρεση είναι όταν η διοίκηση είναι ενεργή εκ των προτέρων για να αντιμετωπίσει τις καταστάσεις, βοηθώντας σε προβλήματα και έχει συμμετοχή σε πραγματικό χρόνο σε όλες τις δραστηριότητες και παρακολουθεί τι κάνει το προσωπικό του για να ξεπεράσει τα λάθη πριν συμβεί.
Το δεύτερο είναι η παθητική διαχείριση κατ 'εξαίρεση, όπου η διαχείριση διακόπτεται μόνο όταν δεν επιτυγχάνονται οι επιθυμητοί στόχοι και πρέπει να γίνει η αλλαγή στον προγραμματισμό και απαιτούνται διορθωτικές ενέργειες. Αυτή η μέθοδος τίθεται συνήθως σε δράση μόνο σε περίπτωση που συμβαίνει ένα ασυνήθιστο συμβάν. Κάθε μέθοδος έχει τη δική της σημασία και μπορεί κανείς να επιλέξει ένα από αυτά με βάση τις επιχειρηματικές απαιτήσεις.
Μια παθητική προσέγγιση είναι χρήσιμη για επιχειρήσεις που έχουν χαλαρό περιβάλλον και προσωπικό που κατανοεί τους ρόλους και τις ευθύνες τους. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην ενθάρρυνση του ηθικού του προσωπικού και της ανεξαρτησίας του. Ενώ μια ενεργή προσέγγιση μπορεί να χρησιμοποιηθεί από λιγότερο προσεκτικούς, νέους επερχόμενους με χαμηλότερο προσωπικό, πιο αυστηρή οργάνωση καθώς χρειάζονται βήμα-βήμα καθοδήγηση για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.
Πλεονεκτήματα
- Βοηθά στην καλύτερη δυνατή χρήση του χρόνου, καθώς οι διευθυντές καλούνται να επιλύσουν προβλήματα μόνο σε κρίσιμα επίπεδα.
- Καθώς οι διευθυντές είναι απαλλαγμένοι από τη συνήθη εργασία, μπορούν να ασκήσουν όλη τους την ενέργεια με συγκεντρωμένες προσπάθειες σε κρίσιμα προβλήματα.
- Λόγω του περιορισμένου φόρτου εργασίας, οι διαχειριστές μπορούν να υποβληθούν σε λεπτομερή ανάλυση της εργασίας που πρέπει να γίνει.
- Οι διαχειριστικές δραστηριότητες και ο έλεγχος αυξάνονται από τη διοίκηση κατ 'εξαίρεση.
- Βοηθά στην εύκολη πρόσβαση στις προηγούμενες τάσεις και στην παλιά εργασία.
- Προβλέπει τις δυνατότητες διαχείρισης και τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν στο μέλλον.
- Τόσο η ποιοτική όσο και η ποσοτική προσπάθεια εμπλέκονται σε αυτήν τη διαδικασία.
- Μειώνει το ποσό των οικονομικών και λειτουργικών αποτελεσμάτων που πρέπει να δει η διοίκηση.
- Βοηθά το κατώτερο και δευτερεύον προσωπικό να εφαρμόσει τις δικές του ιδέες για την επίτευξη του επιθυμητού στόχου.
Μειονεκτήματα
- Βασίζεται σε προηγούμενα αποτελέσματα με τα οποία συγκρίνονται τα τρέχοντα δεδομένα. Κατά συνέπεια, εάν τα προηγούμενα δεδομένα δεν είναι κατάλληλα, ενδέχεται να υπάρχουν προβλήματα στη λήψη αποφάσεων.
- Χρειάζεται ένα λεπτομερές σύστημα μελέτης, παρατήρησης και αναφοράς, οπότε απαιτεί έναν οικονομικό αναλυτή ο οποίος κάνει περιλήψεις και αναφορές και τις παρουσιάζει στη διοίκηση και ως εκ τούτου απαιτεί επιπλέον ανθρώπινο δυναμικό.
- Το σύστημα δεν θα προειδοποιήσει έως ότου παρουσιαστεί το πρόβλημα, δηλαδή λειτουργεί ως διορθωτικό και όχι προληπτικό.
- Δεν μπορεί να μετρήσει την ανθρώπινη συμπεριφορά. Επομένως, μερικές φορές δύσκολο να εφαρμοστεί.
συμπέρασμα
Η διαχείριση κατ 'εξαίρεση είναι μια στρατηγική διαχείρισης που απαιτεί από τη διοίκηση να διασφαλίζει την εμπλοκή της μόνο στην περίπτωση που υπάρχουν καταγεγραμμένες αποκλίσεις από το καθορισμένο πρότυπο, τους κανόνες και τα σημεία αναφοράς. Βοηθά επίσης έμμεσα να ενισχύσει το ηθικό των εργαζομένων καθώς γίνονται μέρος της λήψης αποφάσεων και της επίλυσης προβλημάτων που διαφορετικά θα αντιμετωπίζονταν από προσωπικό σε επίπεδο διευθυντή, το οποίο έμμεσα δίνει μια αίσθηση εξουσίας και ευθύνης στους υπαλλήλους.
