Τι είναι ο κύκλος ελέγχου;
Ο Κύκλος Ελέγχου είναι η διαδικασία στην οποία οι ελεγκτές ενός οργανισμού ελέγχουν τις οικονομικές καταστάσεις και βρίσκουν κενά στις τρέχουσες διαδικασίες, ώστε να μπορούν να γίνουν οι κατάλληλες διορθώσεις. Τα βήματα ή τα στάδια του ελέγχου διασφαλίζουν ότι εκτελείται επιμελώς και η έκθεση δημοσιεύει πληροφορίες των οποίων η εγκυρότητα μπορεί να προσδιοριστεί και να είναι ακριβής.
Εξήγηση
Ένας κύκλος ελέγχου έχει διαφορετικά βήματα που πρέπει να εκτελέσει ο ελεγκτής, έτσι ώστε ο έλεγχος να μπορεί να εκτελεστεί με ακρίβεια και δεν γίνεται παραβίαση των δεδομένων που θα απεικονίζει τη λανθασμένη εικόνα του οργανισμού. Δεν είναι απαραίτητο όλες οι εργασίες να εκτελούνται ταυτόχρονα, δεδομένου ότι μία εργασία κάθε φορά αποδεικνύεται ότι είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος εκτέλεσης ενός ελέγχου. Οι οργανισμοί συνήθως ορίζουν έναν εξωτερικό ελεγκτή για να διενεργήσει έλεγχο των εσωτερικών διαδικασιών του οργανισμού, έτσι ώστε να μην υπάρχει προκατάληψη.
Παράδειγμα: Εάν η Διαδικασία Α που ασχολείται με πληρωμές ελέγχεται τον Αύγουστο. Η διαδικασία Β που ασχολείται με την προμήθεια πρώτων υλών μπορεί να ελεγχθεί οποτεδήποτε μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου της διαδικασίας Α.
Στάδια του κύκλου ελέγχου
Παρόλο που ονομάζεται κύκλος, δεν είναι μια συνεχής διαδικασία. Η διαδικασία είναι αρκετά ευθεία προς τα εμπρός και τα διαφορετικά στάδια είναι όπως αναφέρονται παρακάτω:
# 1 - Σχεδιασμός
Η πιο σημαντική φάση ενός κύκλου ελέγχου είναι ο σχεδιασμός όπου προγραμματίζεται ο έλεγχος ως προς το ποιος είναι ο στόχος του ελέγχου και ποια κριτήρια ταιριάζουν καλύτερα στον στόχο. Οι ελεγκτές πρέπει να προγραμματίσουν πολύ νωρίτερα τα χρονοδιαγράμματα του ελέγχου, ώστε να μπορούν να παρέχουν μια προσωρινή ημερομηνία ολοκλήρωσης στη διοίκηση για τη δημοσίευσή τους.
# 2 - Συλλογή δειγμάτων
Μόλις ολοκληρωθεί το σχέδιο, οι ελεγκτές προσεγγίζουν τους ιδιοκτήτες μιας συγκεκριμένης διαδικασίας / επιχειρηματικής μονάδας για να δώσουν δείγματα των δεδομένων που αναζητά ο ελεγκτής. Αυτή μπορεί να είναι οποιαδήποτε τυχαία ημερομηνία και οι ελεγκτές μπορούν να εκτιμήσουν από αυτά τα δείγματα σε περίπτωση που υπάρχουν ανωμαλίες στην ίδια διαδικασία για διαφορετικές ημερομηνίες. Ο ελεγκτής έχει το δικαίωμα να σκάψει βαθιά στη διαδικασία, εκτός εάν είναι ικανοποιημένος με την εξήγηση που δίνουν οι ιδιοκτήτες της διαδικασίας.
# 3 - Σχέδιο δημιουργίας αναφορών
Μόλις συλλεχθούν τα δείγματα, ο ρόλος των ελεγκτών είναι να δημιουργήσει το σχέδιο έκθεσης βάσει των πορισμάτων. Σε αυτήν την αναφορά, ο ελεγκτής πρέπει να αναφέρει οποιαδήποτε απάτη ή παράνομη πράξη ή οτιδήποτε άλλο ισοδύναμο. Διορθωμένο υλικό, διαφωνίες με τη διοίκηση σχετικά με εκτιμήσεις και λογιστικές πολιτικές και τυχόν σημαντικές δυσκολίες που αντιμετωπίστηκαν θα πρέπει να αναφέρονται στην έκθεση. Τυχόν διορθώσεις / προτάσεις στην τρέχουσα διαδικασία θα δοθούν στους ιδιοκτήτες της διαδικασίας που θα έχουν τη δική τους σειρά διαδικασιών για να περάσουν πριν από την εφαρμογή των διορθώσεων / προτάσεων.
# 4 - Πρόσθετες απαιτήσεις
Εάν ο ελεγκτής απαιτεί περισσότερες πληροφορίες, μπορεί ακόμα να ζητήσει την παροχή των πρόσθετων απαιτήσεων. Κατά την προετοιμασία της έκθεσης, ο ελεγκτής μπορεί να βρει την ανάγκη για αποδεικτικά στοιχεία για μια αναπαράσταση από τον κάτοχο της διαδικασίας. Σε περίπτωση που δεν παρέχονται οι πρόσθετες απαιτήσεις, ο ελεγκτής ενδέχεται να αναφέρει την αδυναμία παροχής αποδεικτικών στοιχείων για τυχόν αξιώσεις. Τροποποιήσεις στην έκθεση μπορούν να γίνουν σε αυτό το στάδιο, ωστόσο μετά το βήμα αυτό δεν θα υπάρχει περιθώριο για διόρθωση.
# 5 - Έκδοση δημοσίευσης
Η τελική έκθεση δημοσιεύεται μόνο αφού ελεγχθούν από τους ελεγκτές, τη διεύθυνση και τους ιδιοκτήτες της διαδικασίας. Η έκθεση δημοσιεύεται στη διεύθυνση και στους επενδυτές που στη συνέχεια μελετούν την έκθεση και παρέχουν τις προτάσεις τους, εάν υπάρχουν. Μια έκθεση με βάση τη διαδικασία δεν δημοσιεύεται στους επενδυτές αντί μιας ενοποιημένης έκθεσης όλων των διαδικασιών και οι οικονομικές καταστάσεις δημοσιεύονται για τους επενδυτές, καθώς μπορεί να προκαλέσει σύγχυση για τον επενδυτή να περάσει από την έκθεση διατυπώνοντας τις λεπτές διαδικασίες στη διαδικασία.
Οφέλη
- Ο κύκλος ελέγχου διασφαλίζει ότι ο έλεγχος διεξάγεται ομαλά και δεν εμπλέκονται διαρροές διαδικασίας.
- Δίνει την εξουσία στον ελεγκτή να αμφισβητήσει τις τρέχουσες διαδικασίες και κανόνες.
- Η διαδικασία ελέγχου μπορεί να παρακολουθείται αποτελεσματικά, η οποία διασφαλίζει ότι δεν υπάρχει καθυστέρηση στις δραστηριότητες και έγκαιρη ολοκλήρωση ολόκληρου του ελέγχου.
- Επικεντρώνεται στη συστηματική προσέγγιση μάλλον σε πολλά πράγματα κάθε φορά. Ως αποτέλεσμα, το αποτέλεσμα του κύκλου ελέγχου είναι μια αξιόπιστη έκθεση.
Μειονεκτήματα
- Ο κύκλος ελέγχου βασίζεται σε δεδομένα που παρέχονται από μια άσχετη ομάδα / οντότητα / επιχειρηματική μονάδα. Η αυθεντικότητα μπορεί να επαληθευτεί ή όχι.
- Εάν δεν εντοπιστεί μια λανθασμένη παρουσίαση, είναι ένα ελάττωμα από την πλευρά του ελεγκτή και ολόκληρος ο κύκλος ελέγχου θα ερωτηθεί σχετικά με την ακεραιότητα και την ακρίβεια της έκθεσης.
- Είναι μια χρονοβόρα διαδικασία δεδομένου ότι επικεντρώνεται στις εργασίες ελέγχου που εκτελούνται από άλλους και απαιτεί τη συλλογή δειγμάτων που εξαρτάται πλήρως από το πότε οι ιδιοκτήτες της διαδικασίας παρέχουν τα δείγματα. Σε περίπτωση που δεν παρέχονται τα σωστά δείγματα, ο ελεγκτής θα χρειαστεί να κυνηγήσει ξανά τις απαιτήσεις και να διενεργήσει τους ίδιους ελέγχους που είχαν προηγουμένως διενεργηθεί για τα λάθος δείγματα.
- Η έκθεση που δημιουργήθηκε μετά τον κύκλο ελέγχου εξαρτάται πλήρως από τα δείγματα και τα δεδομένα που παρέχονται από τις επιχειρηματικές μονάδες / ιδιοκτήτες διεργασιών που μπορούν να καλυφθούν ή να παραποιηθούν. δημιουργώντας έτσι μια λανθασμένη έκθεση που δημοσιεύεται στους επενδυτές. Η γνώση του ελεγκτή παίζει επίσης σημαντικό ρόλο στην τελική έκθεση.
συμπέρασμα
Ο κύκλος ελέγχου είναι μια διαδικασία που βοηθά στον αποτελεσματικό έλεγχο μιας διαδικασίας ή μιας επιχειρησιακής μονάδας ή της επιχείρησης στο σύνολό της. Επικεντρώνεται στις διαδικασίες ή στα στάδια που πρέπει να ακολουθήσει ο ελεγκτής για να καταλήξει σε μια αμερόληπτη έκθεση με βάση τα αποδεικτικά στοιχεία που παρέχονται και την κατανόησή τους για την επιχείρηση. Επιτρέπει στους ελεγκτές να απεικονίζουν την πρόοδο του ελέγχου στη διοίκηση.
