Πρότυπο προϋπολογισμού εκδήλωσης - Δωρεάν λήψη (ODS, Excel, PDF & CSV)

Άλλες εκδόσεις

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Φορητό έγγραφο. Μορφή (.pdf)

Πρότυπο προϋπολογισμού δωρεάν εκδήλωσης

Ένα πρότυπο προϋπολογισμού εκδήλωσης χρησιμοποιείται για τον προγραμματισμό των οικονομικών που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδηλώσεων, το οποίο περιλαμβάνει τα εισοδήματα που αποκτήθηκαν, τα οποία μπορεί να έχουν τη μορφή χορηγιών ή χρεώσεων εγγραφής / εισιτηρίων και τα έξοδα που μπορεί να είναι φαγητό, διαμονή, ήχος, δώρα κ.λπ. Η διαφορά που προκύπτει είναι το κέρδος ή η ζημία που προκύπτει από τη διοργάνωση του γεγονότος. Εάν το ποσό του υπολοίπου είναι θετικό, αυτό σημαίνει ότι η εκδήλωση έχει κερδίσει κάποια χρήματα και αν το ποσό του υπολοίπου είναι αρνητικό, αυτό σημαίνει ότι ο διοργανωτής της εκδήλωσης έπρεπε να ξοδέψει από την τσέπη του.

Ανατρέξτε στο αρχείο excel για το πρότυπο. Το πρότυπο που χρησιμοποιείται εδώ είναι για μια τυπική εκδήλωση όπως ένα σεμινάριο γραφείου όπου καταγράφονται διαφορετικά έξοδα και εισοδήματα που σχετίζονται με τη διοργάνωση μιας τέτοιας εκδήλωσης. Τα έξοδα και τα έσοδα παρουσιάζονται σε δύο ξεχωριστές ενότητες.

Σχετικά με το Πρότυπο προϋπολογισμού εκδηλώσεων

• Το πρότυπο προϋπολογισμού συμβάντων καταγράφει όλες τις πηγές εισοδήματος που έχει κάποιος για τη διοργάνωση της εκδήλωσης, καθώς και τις δαπάνες. Δημιουργεί ένα αρχικό ισοζύγιο προϋπολογισμού και δίνει επίσης προβολή τελικού ισοζυγίου, η οποία αναμένεται να είναι εκεί μετά την αφαίρεση όλων των εξόδων από τα εισοδήματα. Εδώ έχουμε λάβει συγκεκριμένα ένα παράδειγμα διοργάνωσης εκδήλωσης για τους σκοπούς ενός σεμιναρίου.
• Το σεμινάριο μπορεί να είναι ένα σεμινάριο γραφείου στο οποίο έχουμε περίπου 200 συμμετέχοντες που εκτιμάται ότι θα παρευρεθούν, και ο διοργανωτής πρέπει να φέρει το φαγητό τους και επίσης να τους δώσει κάποια παραγγελία. Τα καλούδια χρησιμοποιούνται ως πηγή προώθησης για την εταιρεία και συνήθως παρέχονται από τρίτο προμηθευτή.

Μέρος 1

• Εδώ καταγράφουμε τα συνολικά έξοδα και τα έσοδα που προκύπτουν για τη διοργάνωση της εκδήλωσης, τα οποία εδώ έχουμε λάβει ένα παράδειγμα σεμιναρίου. Το σεμινάριο διοργανώνεται για αντιπροσωπεία γραφείου όπου η εκτιμώμενη συμμετοχή είχε προγραμματιστεί να είναι 200, αλλά είχαμε περίπου 150 συνοδούς.
• Τα έξοδα εδώ χωρίζονται περαιτέρω σε τοποθεσία, πρόγραμμα, φαγητό και ποτό, προμήθειες και άλλα. Το ποσό υπολοίπου εδώ δείχνει εάν τα χρήματα δαπανήθηκαν επιπλέον από τον καθορισμένο προϋπολογισμό ή είχαμε κάποιο εισόδημα μετά τη διοργάνωση της εκδήλωσης. Το γράφημα αποδείχθηκε ότι δίνει μια εικονική εικόνα των εξόδων και του πραγματικού εισοδήματος με το εκτιμώμενο εισόδημα.

Μέρος 2ο

• Σε αυτήν την ενότητα, παρουσιάζουμε μια κατανομή των εξόδων που πραγματοποιήθηκαν για τη διοργάνωση της εκδήλωσης. Στην περίπτωσή μας, παίρνουμε το παράδειγμα ενός σεμιναρίου γραφείου. Για τη διοργάνωση μιας τέτοιας εκδήλωσης, υπάρχουν μερικά πεδία όπου πρέπει να γίνουν τα έξοδα. Το πιο σημαντικό ποσό για τη διοργάνωση της εκδήλωσης είναι προς την τοποθεσία ή την αίθουσα εκδηλώσεων. Ανάλογα με την τοποθεσία της εκδήλωσης, οι τιμές διοργάνωσης της εκδήλωσης ποικίλλουν.
• Το δεύτερο υψηλότερο κόστος διοργάνωσης της εκδήλωσης είναι τροφοδοσία ή φαγητό. Διαφέρει ανάλογα με τον αριθμό των συνοδών και γενικά εκτιμάται περισσότερο από τον αριθμό που παρευρίσκεται στην εκδήλωση. Γίνεται κυρίως για να διατηρήσετε ένα buffer στον αριθμό των παρευρισκομένων σε μια εκδήλωση έτσι ώστε να μην υπολείπονται των πιάτων φαγητού.
• Στη συνέχεια, υπάρχει το κόστος που σχετίζεται με τα ηχεία ή τα ηλεκτρονικά όργανα που χρησιμοποιούνται στην εκδήλωση. Αυτά είναι μερικά υποχρεωτικά κόστη που απαιτούνται για τη διοργάνωση κάθε είδους εκδήλωσης. Για κάθε διοργάνωση που πραγματοποιείται, υπάρχει ένα δώρο ή έθιμο που παραχωρείται στους παρευρισκόμενους, τα οποία βασίζονται και πάλι στον αριθμό ατόμων που συμμετέχουν στην εκδήλωση.
• Αυτά συνδέονται γενικά με τρίτους προμηθευτές που παρέχουν τα προϊόντα με βάση τον αριθμό των χρηστών. Αυτά θεωρούνται περισσότερα διαφημιστικά είδη που χρησιμοποιεί η εταιρεία για να προωθήσει το όνομά τους. Επίσης, αυτά δρουν ως ένας παράγοντας για τους συμμετέχοντες σε μια εκδήλωση.
• Το τελευταίο και τελευταίο κόστος για τη διοργάνωση σεμιναρίου είναι τα διάφορα κόστη, όπως τα μικρά έξοδα. Ωστόσο, αυτά θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη στο συνολικό κόστος για να λάβετε μια τελική εικόνα του κόστους διοργάνωσης της εκδήλωσης.

Μέρος # 3

• Το τελευταίο μέρος εδώ είναι το εισόδημα ή το μέρος χρηματοδότησης της εκδήλωσης. Οποιαδήποτε εκδήλωση δεν είναι δυνατή αν δεν δημιουργηθεί χρηματοδότηση ή εισόδημα. Καμία επιχείρηση δεν θα διοργανώσει μια εκδήλωση εάν δεν υπάρχει χρηματοδότηση ή κέρδος που θα αποκτηθεί από αυτήν.
• Η πρωταρχική πηγή εισοδήματος ή χρηματοδότησης, που συμβαίνει σε κάθε είδους εκδήλωση είναι η τιμή εγγραφής ή τα εισιτήρια που πωλούνται για την εκδήλωση. Εδώ το εισόδημα δημιουργείται κατά κεφαλή.
• Οι παρευρισκόμενοι στην εκδήλωση πρέπει να πληρώσουν εκ των προτέρων για την εγγραφή ή το εισιτήριο για την εκδήλωση, και με αυτόν τον τρόπο, ο διοργανωτής βγάζει χρήματα για να καλύψει την εκδήλωση. Η δεύτερη πηγή εσόδων για κάθε είδους εκδήλωση είναι τα τέλη χορηγίας, τα οποία είναι πολύ βολικά για τη διοργάνωση της εκδήλωσης.
• Οι χορηγοί, κατά κάποιον τρόπο, λαμβάνουν και μια προσφορά σε τέτοια μέρη όπου άτομα σε σημαντικό αριθμό έρχονται και παρευρίσκονται στην εκδήλωση. Γίνεται μια win-win κατάσταση τόσο για τον διοργανωτή όσο και για τον χορηγό, και με τον τρόπο της αμοιβής χορηγίας, ο διοργανωτής παίρνει μια δεύτερη πηγή εισοδήματος. Ο χορηγός λαμβάνει μια μορφή προώθησης ανάμεσα σε μεγάλο πλήθος κάτω από μια ενιαία στέγη.
• Έτσι, το συνολικό εισόδημα που παράγεται εμφανίζεται σε αυτήν την ενότητα για τη διοργάνωση ενός συμβάντος Εξαρτάται τώρα από το μέγεθος της διοργάνωσης, ποιο είναι το στοχευόμενο εισόδημα ή χρήματα που ο διοργανωτής σκοπεύει να συγκεντρώσει για να καλύψει τα έξοδα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο;

Το πρότυπο έρχεται πολύ εύκολα, διαχειρίζοντας τα έξοδα και τα έσοδα που σχετίζονται με τη διαχείριση εκδηλώσεων για κάθε διοργανωτή. Ο πρωταρχικός στόχος της χρήσης του προτύπου είναι να συλλάβει ολόκληρη την πηγή εισοδήματος και να την αντιστοιχίσει με όλα τα έξοδα που πρέπει να αναλάβει ο διοργανωτής για κάθε διοργάνωση. Περιλαμβάνει τόσο επαναλαμβανόμενα όσο και μη επαναλαμβανόμενα. Το αποτέλεσμα που αποκτήθηκε ή η διαφορά που επιτεύχθηκε συγκρίνεται με ένα καθορισμένο ποσό προϋπολογισμού που έχει καθοριστεί στην αρχή του μήνα και, τέλος, φτάνουμε σε ένα καθαρό. Το πρότυπο είναι πολύ χρήσιμο όταν κάποιος πρέπει να γνωρίζει την ταμειακή εισροή και εκροή για τη διοργάνωση μιας εκδήλωσης.