Τι είναι η ανάλυση Pareto;
Το Pareto Analysis είναι μια τεχνική λήψης αποφάσεων που βασίζεται στον κανόνα 80/20 όπου το 80% των πλεονεκτημάτων του έργου μπορεί να επιτευχθεί από την εταιρεία κάνοντας το 20% της εργασίας ή το 80% του προβλήματος της εταιρείας εντοπίζεται στο 20% αιτίες. Αυτή η τεχνική λήψης αποφάσεων διαχωρίζει τον περιορισμένο αριθμό των παραγόντων εισόδου στατιστικά που έχουν τη μεγαλύτερη επίδραση στο αποτέλεσμα είτε επιθυμητό είτε ανεπιθύμητο. Διαπιστώθηκε ότι αυτή η ανάλυση εφαρμόζεται σε διάφορους τομείς, από τα οικονομικά έως τον ποιοτικό έλεγχο.
Βήματα ανάλυσης Pareto
Τα βήματα που περιλαμβάνονται στην ανάλυση περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Προσδιορισμός και καταχώριση προβλημάτων - Το πρώτο βήμα είναι να απαριθμήσετε όλα τα προβλήματα που απαιτούνται για να επιλυθούν λαμβάνοντας τις πληροφορίες από διάφορα μέσα όπως πελάτες, μέλη της ομάδας, έρευνες κ.λπ.
- Root Cause Identification - Μετά τον εντοπισμό του προβλήματος, η ρίζα τους πρέπει να προσδιοριστεί χρησιμοποιώντας τις διαφορετικές τεχνικές.
- Προβλήματα βαθμολογίας - Η βαθμολόγηση του προβλήματος πρέπει να γίνεται με την εκχώρηση αριθμών σε κάθε ένα από τα προβλήματα ανάλογα με το πρόβλημα που προσπαθεί να λύσει.
- Προβλήματα ομαδοποίησης - Μετά τη βαθμολόγηση του προβλήματος, τα προβλήματα θα πρέπει να ομαδοποιούνται με βάση τη βασική αιτία.
- Προσθήκη κάθε βαθμού ομάδας - Στη συνέχεια, τα σκορ κάθε ομάδας αιτιών θα προστεθούν ως ομάδα με την υψηλότερη βαθμολογία με την υψηλότερη προτεραιότητα και η χαμηλότερη βαθμολογία θα δοθεί η χαμηλότερη προτεραιότητα.
- Λήψη της απαραίτητης δράσης - Τέλος, αναπτύξτε και εφαρμόστε ένα σχέδιο δράσης με σκοπό την επίλυση προβλημάτων με έμφαση πρώτα στα μεγαλύτερα προβλήματα.
Παράδειγμα Ανάλυσης Pareto
Ο κ. X είναι ο ιδιοκτήτης του κέντρου εξυπηρέτησης, το οποίο δεν λειτουργεί καλά όπως αναμενόταν. Ο κ. Χ ανησυχεί για το ίδιο και θέλει να επιλύσει τα προβλήματα και να αυξήσει τη συνολική ικανοποίηση του πελάτη. Αποφάσισε να πάει για την ανάλυση του Pareto.
Βήμα 1: Προσδιορισμός και καταχώριση προβλημάτων
Ο κ. Χ παραθέτει τα προβλήματα με τη βοήθεια του αριθμού των καταγγελιών που έλαβε το κέντρο εξυπηρέτησης.
- Οι τηλεφωνικές κλήσεις δεν λαμβάνονται γρήγορα.
- Το προσωπικό στο κέντρο εξυπηρέτησης δεν διαθέτει αρκετές γνώσεις για την επίλυση παραπόνων πελατών.
- Δεν υπάρχει καθορισμένος χρόνος για το προσωπικό της μηχανικής να έρθει στο κέντρο. Για αυτόν τον λόγο, ένας πελάτης μπορεί να χρειαστεί να περιμένει για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
- Όλα τα μέρη των gadget δεν είναι διαθέσιμα, έτσι? ένας πελάτης μπορεί να χρειαστεί να επισκεφθεί τη δεύτερη φορά μετά την παραγγελία.
- Το προσωπικό είναι πολύ λίγο λόγω των οποίων είναι υπό πίεση.
- Το πρόβλημα θα μπορούσε να λυθεί μέσω τηλεφώνου για το οποίο οι πελάτες καλούνται σε έναν επισκέπτη στο κέντρο.
Βήμα 2: Αναγνώριση αιτίας ρίζας
Μετά τον εντοπισμό του προβλήματος, η ρίζα τους εντοπίζεται, όπως φαίνεται στον πίνακα.
Βήμα 3: Προβλήματα βαθμολογίας
Για την επίλυση του προβλήματος, ο αριθμός των παραπόνων λαμβάνεται ως βάση που λαμβάνεται από το κέντρο εξυπηρέτησης. Οι βαθμολογίες φαίνονται στον παρακάτω πίνακα.
Βήμα 4: Ομαδοποίηση προβλημάτων
Μετά τη βαθμολόγηση του προβλήματος, τα προβλήματα πρέπει να ομαδοποιηθούν βάσει της βασικής αιτίας. Στην παρούσα περίπτωση, υπάρχουν τρεις βασικές αιτίες, οι οποίες περιλαμβάνουν πολύ λίγο προσωπικό στο κέντρο, έλλειψη κατάρτισης και κακή οργάνωση.
Βήμα 5: Προσθήκη κάθε βαθμολογίας ομάδας
Στη συνέχεια, οι βαθμολογίες κάθε ομάδας αιτιών θα προστεθούν ως ομάδα με την υψηλότερη βαθμολογία με την υψηλότερη προτεραιότητα και η χαμηλότερη βαθμολογία θα έχει τη χαμηλότερη προτεραιότητα.
Έλλειψη προπονητικών προβλημάτων με την υψηλότερη βαθμολογία με την υψηλή προτεραιότητα
Βήμα 6: Λήψη της απαραίτητης δράσης
Τέλος, αναπτύξτε και εφαρμόστε ένα σχέδιο δράσης με σκοπό την επίλυση προβλημάτων, εστιάζοντας πρώτα στα προβλήματα με τη μεγαλύτερη βαθμολογία. Έτσι, ο κύριος Χ θα πρέπει να επικεντρωθεί περισσότερο στην παροχή εκπαίδευσης στο προσωπικό καθώς, από αυτό, θα έχει το μεγαλύτερο όφελος. Αφού γίνει αυτό, θα πρέπει να εξετάσει τον αυξανόμενο αριθμό προσωπικού.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ανάλυσης Pareto
Πλεονεκτήματα
- Η ανάλυση Pareto είναι ένα από τα ισχυρά εργαλεία για την επίλυση των προβλημάτων που είναι απλά και αποτελεσματικά. Παρόλο που η τεχνική βασίζεται στην εύρεση κυρίως του 20% των θεμελιωδών αιτιών που είναι υπεύθυνα για τα προβλήματα 80%, εξακολουθεί να μπορεί να χρησιμοποιηθεί για λύσεις όπου δεν ισχύει ο κανόνας του 80:20
- Οι δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων του ατόμου που διεξάγει αυτήν την ανάλυση μπορεί να αυξηθεί επειδή επιτρέπει στο άτομο να οργανώσει προβλήματα που σχετίζονται με την εργασία στα συνεκτικά γεγονότα και όταν αυτά τα γεγονότα σκιαγραφηθούν με σαφήνεια, μπορεί να ξεκινήσει ο σχεδιασμός για την επίλυση προβλημάτων.
- Οι διαδικασίες και οι διαδικασίες που ακολουθούνται κατά την πραγματοποίηση αλλαγών τεκμηριώνονται γενικά κατά τη διεξαγωγή αυτής της ανάλυσης, η οποία θα βοηθήσει στην καλύτερη προετοιμασία και βελτιώσεις στη μελλοντική λήψη αποφάσεων.
Μειονεκτήματα
- Η ανάλυση Pareto που διενεργείται δεν παρέχει λύσεις σε ζητήματα. βοηθά μόνο στον εντοπισμό ορισμένων σημαντικών αιτιών που ευθύνονται για την πλειονότητα των προβλημάτων.
- Αυτή η ανάλυση βασίζεται σε προηγούμενες πληροφορίες που ενδέχεται να μην είναι χρήσιμες οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, διότι ενδέχεται να μην αντιπροσωπεύουν σωστά την τρέχουσα κατάσταση της εταιρείας.
- Η επιτυχία του εξαρτάται από την ακρίβεια της βαθμολογίας κάθε ζητήματος. Οι επιχειρήσεις που δεν αποδίδουν σωστή βαθμολογία έναντι κάθε παράγοντα στο γράφημα Pareto θα έχουν ανακριβή αποτελέσματα.
Σημαντικά σημεία της ανάλυσης Pareto
- Η ιδέα του κανόνα 80:20 δηλώνει ότι το 80% του οφέλους του έργου μπορεί να επιτευχθεί από την εταιρεία κάνοντας το 20% της εργασίας, ή το πρόβλημα του 80% της εταιρείας εντοπίζεται σε 20% αιτίες.
- Σε κάθε πρόβλημα δίνεται μια αριθμητική βαθμολογία με βάση το επίπεδο επιπτώσεων.
συμπέρασμα
Το Pareto Analysis είναι η τεχνική για την ιεράρχηση του έργου της επίλυσης προβλημάτων, έτσι ώστε να μπορούν να λυθούν ορισμένα προβλήματα. Βασίζεται στην αρχή του Pareto, η οποία είναι επίσης γνωστή ως ο κανόνας 80/20, όπου η ιδέα του κανόνα 80/20 αναφέρει ότι το 80% του οφέλους του έργου μπορεί να επιτευχθεί από την εταιρεία κάνοντας το 20% της εργασίας ή το 80% του προβλήματος της εταιρείας εντοπίζεται σε 20% αιτίες. Δεν δείχνει μόνο το πιο σημαντικό πρόβλημα, αλλά ταυτόχρονα, δίνει επίσης μια βαθμολογία που δείχνει τη σοβαρότητα του προβλήματος.
