Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel; (Βήμα βήμα)
Η παρακολούθηση αλλαγών στο excel είναι μια τεχνική που χρησιμοποιείται για την επισήμανση των αλλαγών που πραγματοποιούνται από οποιονδήποτε χρήστη σε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας του excel, επισημαίνει το κελί που έχει αλλάξει σε διαφορετικό χρώμα, αυτή η επιλογή μπορεί να ενεργοποιηθεί όταν μοιραζόμαστε ένα βιβλίο εργασίας και είναι διαθέσιμο στην ενότητα αλλαγών της καρτέλας κριτικής, μας δίνει ορισμένες επιλογές, όπως πότε πρέπει να επισημάνουμε τις αλλαγές και αν θα αντικατοπτρίζουν τις αλλαγές στην οθόνη.
Πριν ξεκινήσουμε το θέμα των αλλαγών κομματιών στο excel, πρώτα, πρέπει να γνωρίζουμε πού ακριβώς είναι η επιλογή να το χρησιμοποιήσουμε. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να βρείτε αυτήν την επιλογή.
- Βήμα 1: Μεταβείτε στην καρτέλα Κριτική .
- Βήμα 2: Τώρα, σε αυτήν την καρτέλα, μεταβείτε στην επιλογή Παρακολούθηση αλλαγών , η οποία υπάρχει στην ενότητα Αλλαγές .
Εργασία με την επιλογή παρακολούθησης αλλαγών στο Excel
Τώρα θα δούμε πώς ακριβώς το excel παρακολουθεί τις αλλαγές που κάναμε στο excel. Εξετάστε τα παρακάτω δεδομένα για αυτό το παράδειγμα.
Τώρα πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, ενεργοποιήστε την επιλογή παρακολούθησης αλλαγών κομματιού. Ακολουθήστε Πού θα βρείτε το βήμα επιλογής αλλαγών κομματιού.
Από την παραπάνω εικόνα, επιλέξτε την επιλογή Επισήμανση αλλαγών . Μόλις ενεργοποιηθεί αυτή η επιλογή παρακάτω, θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου.
Τώρα επιλέξτε το πλαίσιο Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό κοινοποιεί επίσης το βιβλίο εργασίας σας. Μόλις επιλεγεί αυτό το κουμπί, θα ενεργοποιηθούν όλες οι παρακάτω επιλογές.
Τώρα έχουμε πολλές επιλογές Πότε, Ποιος και Πού. Πριν προχωρήσουμε στο επόμενο βήμα, ας κατανοήσουμε αυτές τις επιλογές.
Πότε: Αυτή η επιλογή περιλαμβάνει και πολλές άλλες επιλογές. Είτε θέλετε να παρακολουθείτε από την τελευταία αποθήκευση, Όλα, Δεν έχει ακόμη ελεγχθεί και από την ημερομηνία.
Ποιος: Αυτή η επιλογή έχει μερικές επιλογές. Ένα είναι όλοι και όλοι εκτός από εμένα.
Πού: Εδώ πρέπει να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο excel. Εάν θέλετε να παρακολουθήσετε ολόκληρο το φύλλο, μην επιλέξετε το πλαίσιο Where, διαφορετικά μπορείτε να καθορίσετε το εύρος.
Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Ok. Το Excel θα ζητήσει την άδειά σας για να αποθηκεύσει το βιβλίο εργασίας. Κάντε κλικ στο Ok για να το αποθηκεύσετε.
Τώρα κάντε τον καθένα να αλλάξει σε οποιοδήποτε από τα κελιά αυτού του εύρους. Πρέπει να αλλάξω την τιμή κελιού C6 από 2208 σε 1800. Οι αλλαγές παρακολούθησης εισήγαγαν αυτόματα το σχόλιο για μένα.
Κοιτάξτε πώς η επιλογή αλλαγών κομματιού έκανε το τέχνασμα για μένα. Περιέλαβε το όνομά μου, την ημερομηνία που έκανα τις αλλαγές, την ώρα και το κελί που έχω αλλάξει. Αναφέρει επίσης την προηγούμενη τιμή μαζί με τις νέες τιμές.
Τρόπος πραγματοποίησης της λίστας αλλαγών παρακολούθησης σε ξεχωριστό φύλλο
Έχουμε μάθει πώς μπορούμε να παρακολουθούμε τις αλλαγές μας. Μπορώ να καταγράψω όλες αυτές τις αλλαγές στο ξεχωριστό φύλλο. Νομίζω ότι αυτή είναι η πιο ωραία επιλογή που θα πάρετε ποτέ. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εξερευνήσετε αυτήν την επιλογή.
- Βήμα 1: Και πάλι, κάντε κλικ στην επιλογή Επισήμανση αλλαγών και επιλέξτε την επιλογή Λίστα αλλαγών σε ένα νέο φύλλο.
- Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Αυτό θα δημιουργούσε αμέσως ένα νέο φύλλο με το όνομα Ιστορικό.
- Βήμα 3: Μπορείτε απλά να δείτε αυτό το φύλλο. Αυτό το φύλλο είναι μόνο για ανάγνωση. Εάν αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας, τότε αυτό το φύλλο θα εξαφανιστεί.
Επικυρώστε τις αλλαγές και αποδεχτείτε ή απορρίψτε
Σε οποιαδήποτε δεδομένη χρονική στιγμή, ο διαχειριστής μπορεί να αποδεχτεί ή να απορρίψει τις αλλαγές. Όταν οι χρήστες κάνουν αλλαγές, ελέγξτε αυτές τις αλλαγές. Μπορείτε είτε να αποδεχτείτε είτε να απορρίψετε τις αλλαγές.
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εξερευνήσετε αυτήν την επιλογή.
- Βήμα 1: Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Παρακολούθηση αλλαγών και επιλέξτε την επιλογή Αποδοχή / απόρριψη αλλαγών .
- Βήμα 2: Κάντε κλικ στην επιλογή Αποδοχή / Απόρριψη αλλαγών. Αυτό θα ανοίξει το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου.
- Βήμα 3: Μπορείτε να εξερευνήσετε όλες τις επιλογές σε κάθε ενότητα για να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές. Κάντε κλικ στο κουμπί OK και θα ανοίξει το παρακάτω πλαίσιο. Αυτό θα δείξει τις αλλαγές μία προς μία.
- Βήμα 4: Εάν οι αλλαγές είναι εντάξει για να προχωρήσετε, κάντε κλικ στο Αποδοχή ή αλλιώς κάντε κλικ στην επιλογή Απόρριψη. Εάν θέλετε να αποδεχτείτε μια για πάντα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποδοχή όλων. Εάν θέλετε να απορρίψετε μια για πάντα, κάντε κλικ στο Απόρριψη όλων.
Πώς να το απενεργοποιήσετε;
Σε οποιαδήποτε δεδομένη χρονική στιγμή, μπορούμε να απενεργοποιήσουμε αυτήν την επιλογή απλώς καταργώντας την επιλογή Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό κοινοποιεί επίσης το βιβλίο εργασίας σας. Όταν δεν είναι επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο, η επιλογή αλλαγών κομματιού σταματά να παρακολουθεί τις αλλαγές.
Παρακολούθηση αλλαγών έναντι κανονικών σχολίων
Τώρα θα δούμε τις μεγάλες διαφορές μεταξύ των αλλαγών παρακολούθησης και των κανονικών σχολίων.
| Παρακολούθηση αλλαγών | Κανονικά σχόλια |
| Τα σχόλια αλλαγών κομματιού εισάγονται αυτόματα από το ίδιο το excel. Δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε χειροκίνητα. | Σε αντίθεση με τα σχόλια αλλαγής κομματιού, αυτοί οι τύποι σχολίων δεν εισάγονται αυτόματα. |
| Μπορούμε να εξαγάγουμε όλα τα σχόλια σε ξεχωριστό φύλλο. | Δεν μπορούμε να εξαγάγουμε σχόλια αν δεν χρησιμοποιήσουμε κωδικοποίηση VBA. |
| Εύκολο και εξαιρετικά γρήγορο. | Κουραστική και χρονοβόρα |
