Πώς να μοιραστείτε ένα βιβλίο εργασίας του Excel; (Βήμα βήμα)
Για την κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας του Excel με άλλους χρήστες, πρέπει να το αποθηκεύσουμε σε μια τοπική τοποθεσία δικτύου όπου άλλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό και να κάνουν αλλαγές. Μπορούμε επίσης να παρακολουθούμε αυτές τις αλλαγές και να αποδεχόμαστε ή να απορρίπτουμε αυτές τις αλλαγές σύμφωνα με την απαίτηση.
Ας πάρουμε το παρακάτω παράδειγμα για να κατανοήσουμε πώς να μοιραστούμε ένα φύλλο excel.
Δώσαμε παρακάτω στοιχεία πελατών σε ένα βιβλίο εργασίας που έχει αποθηκευτεί με το όνομα των Δεδομένων Πελατών ».
- Βήμα 1: Μεταβείτε στην καρτέλα ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ.
- Βήμα 2: Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση βιβλίου εργασίας στην ενότητα Αλλαγές. Ανατρέξτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 3: Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου Αρχείο κοινής χρήσης του βιβλίου εργασίας του Excel. Δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 4: Στην καρτέλα Επεξεργασία, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου και κάντε κλικ στο OK.
- Βήμα 5: Κάνοντας κλικ σε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, δίνουμε πρόσβαση σε άλλους χρήστες για επεξεργασία.
- Βήμα 6: Η παραπάνω οθόνη σας δείχνει ποιος έχει ανοιχτό το βιβλίο εργασίας.
- Βήμα 7: Αφού κάνετε κλικ στο OK, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου με ένα μήνυμα. Ανατρέξτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 8: Κάντε κλικ στο OK.
- Βήμα 9: Αποθηκεύστε αυτό το βιβλίο εργασίας.
Επισημάνετε τις αλλαγές που έγιναν στο Excel από άλλους χρήστες
Μπορούμε επίσης να επισημάνουμε τις αλλαγές που έχουν γίνει από άλλους χρήστες. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Βήμα 1: Μεταβείτε στην καρτέλα ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ.
- Βήμα 2: Κάντε κλικ στην επιλογή Παρακολούθηση αλλαγών στο Excel στην ενότητα Αλλαγές. Ανατρέξτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 3: Αυτό θα σας δείξει δύο επιλογές σύμφωνα με το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Επισήμανση αλλαγών.
- Βήμα 5: Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου εδώ. Δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 6: Κάντε κλικ στο OK.
- Βήμα 7: Τώρα κάντε κλικ στην επιλογή Protect Shared Workbook στην ενότητα Αλλαγές, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 8: Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 9: Κάντε κλικ στο OK.
- Βήμα 10: Τώρα, το Excel θα εμφανίσει τις αλλαγές που έγιναν από τους χρήστες.
- Βήμα 11: Πώς φροντίζει οι αλλαγές; Για αναφορά σας, θα κάνω κάποιες αλλαγές στο αρχείο του βιβλίου εργασίας κοινής χρήσης excel και θα αποθηκεύσω αυτές τις αλλαγές.
- Βήμα 12: Τώρα, το φύλλο επισημαίνει αυτόματα τις αλλαγές όπου κι αν γίνει, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
Τρόπος αποδοχής / απόρριψης των αλλαγών που έγιναν από άλλους χρήστες
Μπορούμε να αποδεχτούμε ή να απορρίψουμε τις αλλαγές που έγιναν από άλλους χρήστες εάν αυτές οι αλλαγές δεν είναι σύμφωνα με εμάς. Για αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Βήμα 1: Μεταβείτε στην καρτέλα ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ.
- Βήμα 2: Κάντε κλικ στο Παρακολούθηση αλλαγών στο Excel κάτω από την ενότητα Αλλαγές όπως έγινε προηγουμένως.
- Βήμα 3: Επιλέξτε την επιλογή Αποδοχή / απόρριψη αλλαγών από τη λίστα, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 4: Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.
- Βήμα 5: Κάντε κλικ στο OK.
- Βήμα 6: Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου και θα σας δείξει όλες τις αλλαγές μία προς μία, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης. Θα επισημάνει επίσης το κελί στο υπολογιστικό φύλλο όπου πραγματοποιούνται αυτές οι αλλαγές.
- Βήμα 7: Κάντε κλικ στο κουμπί Αποδοχή για να αποδεχτείτε τις αλλαγές ή στο κουμπί Απόρριψη για να απορρίψετε τις αλλαγές.
Σημαντικά σημεία που πρέπει να θυμάστε
Η δυνατότητα αρχείου κοινόχρηστου βιβλίου εργασίας του Excel έχει ορισμένους περιορισμούς. Ο λόγος είναι ότι δεν υποστηρίζονται πλήρως όλες οι λειτουργίες σε κοινόχρηστα βιβλία εργασίας του Excel. Μερικοί από τους περιορισμούς είναι:
- Ταξινόμηση και φιλτράρισμα των δεδομένων στο excel
- Μορφοποίηση υπό όρους
- Συγχώνευση κελιών Excel
- Υπερσύνδεσμοι στο Excel.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες, αλλά δεν θα μπορείτε να τις προσθέσετε ή να τις αλλάξετε.
- Μετά την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας, όταν ένας ή περισσότεροι χρήστες επεξεργάζονται ταυτόχρονα στο ίδιο βιβλίο εργασίας, ορισμένες αλλαγές μπορούν επίσης να επηρεάσουν τα ίδια κελιά.
- Σε αυτές τις περιπτώσεις, το φύλλο Excel διατηρεί τις αλλαγές του χρήστη που έσωσε πρώτα το βιβλίο εργασίας.
- Όταν ένας άλλος χρήστης αποθηκεύει το βιβλίο εργασίας, θα εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου " Επίλυση συγκρούσεων ".
- Θα εμφανίσει όλες τις πληροφορίες σχετικά με τις αλλαγές της διένεξης.
- Για την επίλυση διενέξεων, μπορείτε να προβείτε σε ανάλογη ενέργεια κάνοντας κλικ στο Accept Mine, Accept Other κ.λπ.
