Έννοια ίχνους ελέγχου
Το ίχνος ελέγχου είναι ένα συστηματικό αρχείο για τον εντοπισμό της πηγής των οικονομικών δεδομένων και παρέχει χρονολογικά, τεκμηριωτικά αποδεικτικά στοιχεία μιας σειράς δραστηριοτήτων και ως εκ τούτου χρησιμοποιείται για την επαλήθευση της ακρίβειας των δεδομένων και την παρακολούθηση των συναλλαγών.
Απαντά σε τρεις βασικές ερωτήσεις-
- Ποια ήταν η εκδήλωση;
- Ποιος ξεκίνησε / ξεκίνησε την εκδήλωση;
- Η ημερομηνία και η ώρα της εκδήλωσης;
Παραδείγματα ιχνών ελέγχου
Παρακάτω είναι μερικά από τα παραδείγματα.
Παράδειγμα # 1
Ποιο θα ήταν ένα ίχνος ελέγχου για μια συναλλαγή αγοράς χαρτοκιβωτίων;
Λύση -
Θα αποτελείται από μια απόδειξη με λεπτομέρειες για τα μετρητά που πληρώθηκαν με αντάλλαγμα το χαρτοκιβώτιο, την ημερομηνία της συναλλαγής και τον τόπο από τον οποίο αγοράστηκε.
Παράδειγμα # 2
Μια εταιρεία θέλει να αγοράσει ένα φορητό υπολογιστή για υπαλλήλους. Τι θα περιλαμβανόταν σε ένα ίχνος ελέγχου;
Λύση -
Η ομάδα χρηματοδότησης θα δημιουργήσει μια εντολή αγοράς για να εξουσιοδοτήσει μια αγορά. Το κατάστημα από το οποίο αγοράστηκε ο φορητός υπολογιστής θα δώσει στον λογαριασμό που περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με την ημερομηνία πώλησης, το ποσό και την περιγραφή του αντικειμένου που αγοράστηκε. Όλα αυτά τα έγγραφα θα αποτελούνται από μια διαδρομή ελέγχου.
Πλεονεκτήματα
Διαφορετικοί χρήστες το χρησιμοποιούν διαφορετικά, ανάλογα με τις απαιτήσεις. Ακολουθούν τα σημαντικά πλεονεκτήματα αυτού του ίχνους:
- Ευθύνη: Ορίζει την ευθύνη όσον αφορά τις ενέργειες των χρηστών. Αποτρέπει την εισαγωγή ακατάλληλων πληροφοριών ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε πληροφορίες. Επιπλέον, καταγράφεται κάθε ενέργεια του χρήστη, η οποία βοηθά στον εντοπισμό των αντίστοιχων αλλαγών / τροποποιήσεων στο σύστημα.
- Αναδημιουργία εκδηλώσεων: Μπορεί να αναβιώσει ολόκληρες τις πληροφορίες και να εντοπίσει τις βασικές λεπτομέρειες που σχετίζονται με ένα συμβάν για το ποιος, πότε και τι. Βοηθά στην ανίχνευση των προβλημάτων προέλευσης και την διόρθωση των ίδιων για την πρόληψη μελλοντικών συμβάντων.
- Ανίχνευση εισβολής: Βοηθά στον εντοπισμό μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Πολλοί κανονισμοί έχουν καταστήσει υποχρεωτική τη διατήρηση της εμπιστευτικότητας των δεδομένων. Επεκτείνεται στην προστασία της πνευματικής ιδιοκτησίας, των οικονομικών αρχείων, των προσωπικών πληροφοριών κ.λπ.
- Αναγνώριση προβλημάτων: Μέσω της παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο, τα αρχεία καταγραφής ελέγχου εντοπίζουν προβλήματα που υποδεικνύουν λειτουργικά ζητήματα, ασυνήθιστες ή ύποπτες δραστηριότητες ή σφάλματα συστήματος.
- Αποτροπή απάτης - Όταν διατηρούνται κατάλληλα αρχεία, είναι εύκολο να εντοπιστεί ασυνέπεια. Επίσης, δεδομένου ότι οι χρήστες γνωρίζουν ότι οι συναλλαγές καταγράφονται και ανιχνεύονται, πιθανώς, δεν θα επιχειρήσουν τέτοια δραστηριότητα.
- Βοηθά στους ελέγχους - Για τις περισσότερες επιχειρήσεις, ο έλεγχος είναι υποχρεωτικός. Όταν το μονοπάτι διατηρείται σωστά για κάθε συναλλαγή, καθίσταται εύκολο για τους ελεγκτές να προσδιορίσουν την εγκυρότητα. Κάνει τον έλεγχο του χρόνου και οικονομικά αποδοτικό. Βοηθά επίσης τους ελεγκτές να βασίζονται στους εσωτερικούς ελέγχους της εταιρείας και να αποφασίζουν τη σκοπιμότητα του ελέγχου.
- Προσδιορισμός και διόρθωση σφαλμάτων - Παρέχει ολοκληρωμένες και άμεσα διαθέσιμες πληροφορίες που μπορούν να εξεταστούν εύκολα για να εντοπιστούν λάθη, εάν υπάρχουν. Δεδομένου ότι παρακολουθεί τα πάντα, το λάθος μπορεί να διορθωθεί ταυτόχρονα και εξοικονομεί χρόνο πολλών ατόμων που διορθώνουν το σφάλμα πολλές φορές.
- Συμμόρφωση με τα κανονιστικά πρότυπα - Για να συμμορφωθείτε με το κανονιστικό πρότυπο, είναι ζωτικής σημασίας να διατηρήσετε μια διαδρομή ελέγχου. Βοηθά στην κατανόηση της ουσίας των συναλλαγών, όπως και όταν απαιτείται για νομικούς σκοπούς.
- Έγγραφα δανείου - Οι δανειστές απαιτούν κάποια απόδειξη εσόδων και ταμειακών ροών πριν από την επέκταση δανείων σε μια εταιρεία. Αυτό το ίχνος διατηρεί μια λεπτομερή καταγραφή των συναλλαγών που μπορούν να βοηθήσουν στην παροχή των απαραίτητων εγγράφων.
Περιορισμοί
- Πρόκληση στη διατήρηση της διαδρομής ελέγχου, συμπεριλαμβανομένης της τοποθεσίας που χρησιμοποιείται για πρόσβαση και αποθήκευση
- Τα αρχεία καταγραφής δεδομένων μπορεί να είναι βαριά, γεγονός που οδηγεί σε αύξηση του κόστους αποθήκευσης.
- Μερικές φορές γίνεται δύσκολο να επιτευχθεί ισορροπία μεταξύ προστασίας δεδομένων και λειτουργικής απόδοσης.
- Η απώλεια δεδομένων λόγω ακατάλληλης χρήσης μπορεί να κοστίσει πολύ με άμεση ζημιά στα κέρδη και τη φήμη ή τη νομική ενέργεια.
συμπέρασμα
- Οι πληροφορίες διαδρομής ελέγχου πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλή τοποθεσία
- Πρέπει να υπάρχει η έγκαιρη και τακτική δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αυτού του ίχνους
- Μόνο χρήσιμες πληροφορίες πρέπει να συλλέγονται για να αποφευχθεί το βαρύ κόστος αποθήκευσης
- Τα αρχεία καταγραφής ελέγχου πρέπει να ελέγχονται σε τακτά χρονικά διαστήματα
- Οι χρήστες του συστήματος πρέπει να γνωρίζουν τα ίχνη ελέγχου για να διασφαλίζουν τη διαθεσιμότητα των διαδρομών
