Ορισμός Λογιστηρίου
Το λογιστικό τμήμα αναφέρεται στη διαίρεση μιας εταιρείας που φροντίζει την προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων, τη συντήρηση γενικού καθολικού, την πληρωμή λογαριασμών, την προετοιμασία λογαριασμών πελατών, τη μισθοδοσία και άλλα. Με άλλα λόγια, είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση του συνολικού οικονομικού μέρους της επιχείρησης. Είναι αδύνατο για οποιαδήποτε επιχείρηση, είτε μια μικρή επιχείρηση που λειτουργεί εκτός σπιτιού είτε μια μεγάλη πολυεθνική εταιρεία, να λειτουργεί για πολύ καιρό χωρίς λογιστικό τμήμα οποιουδήποτε είδους.
Λειτουργίες του Λογιστηρίου
- Να διατηρεί και να καταγράφει όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές με ακρίβεια και πληρότητα με συστηματικό τρόπο, ώστε να μπορεί να ανακτηθεί και να αναθεωρηθεί ανά πάσα στιγμή.
- Να διατηρεί επαρκείς εσωτερικούς ελέγχους εντός του οργανισμού για να προστατεύει τους πολύτιμους πόρους του
- Να παρέχει μια βάση για την αξιολόγηση της απόδοσης και να δημιουργεί υπευθυνότητα σε ολόκληρο τον οργανισμό.
- Να παρακολουθείτε το κόστος που προκύπτει από το κόστος της εταιρείας και να συμβουλεύετε την τροποποίηση των υπαρχουσών λειτουργιών με σκοπό τη μείωση του λειτουργικού κόστους.
- Να υποστηρίξει τα ανώτερα στελέχη στη διαδικασία λήψης αποφάσεων μέσω της κατάλληλης παρουσίασης των οικονομικών δεδομένων.
- Προγραμματισμός με βάση την πρόβλεψη των επιχειρηματικών αναγκών και την αναμενόμενη διαθεσιμότητα πόρων.
Ρόλοι & Ευθύνες
- Μία από τις πρωταρχικές αρμοδιότητες είναι η σωστή συλλογή όλων των οικονομικών δεδομένων και στη συνέχεια η προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων / εκθέσεων. Αυτές οι εκθέσεις χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία προϋπολογισμών, προβλέψεων και άλλων εκθέσεων λήψης αποφάσεων. Επιπλέον, αυτές οι αναφορές χρησιμοποιούνται επίσης για επικοινωνία με δανειστές, επενδυτές και άλλους ενδιαφερόμενους.
- Διατήρηση μιας υγιούς σχέσης με τους πωλητές διασφαλίζοντας ότι πληρώνονται εγκαίρως. Ωστόσο, θα πρέπει να αναζητήσουν ευκαιρίες για εξοικονόμηση χρημάτων, χρησιμοποιώντας εκπτώσεις / κίνητρα λόγω έγκαιρων ή προκαταβολικών πληρωμών. Ταυτόχρονα, το λογιστικό τμήμα θα πρέπει επίσης να διασφαλίσει ότι το ελάχιστο χρηματικό ποσό εξέρχεται ανά πληρωμή, αλλά χωρίς καθυστερημένες χρεώσεις πληρωμής.
- Παρακολούθηση απαιτήσεων λογαριασμού και εκκρεμών τιμολογίων και συμβουλές σε περίπτωση που απαιτούνται ενέργειες συλλογής. Το λογιστικό τμήμα πρέπει να διασφαλίσει ότι οι πελάτες πληρώνουν τα τιμολόγια εγκαίρως και να διατηρούν μια φιλική / φιλική σχέση μαζί τους.
- Είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για τη λειτουργία μισθοδοσίας. Πρέπει να εξασφαλίσουν ότι όλοι οι εργαζόμενοι πληρώνονται έγκαιρα και με ακρίβεια. Επιπλέον, το τμήμα θα πρέπει επίσης να βεβαιωθεί ότι οι φόροι των εργαζομένων εκτιμώνται με ακρίβεια και οι πληρωμές πραγματοποιούνται έγκαιρα στις πολιτειακές και ομοσπονδιακές αρχές.
- Πρέπει να διατηρήσουν τους οικονομικούς ελέγχους μέσω συμφωνιών και τήρησης των εφαρμοστέων λογιστικών προτύπων, όπως το US GAAP. Όλες αυτές οι πρακτικές εφαρμόζονται για την πρόληψη τυχόν απάτης και κλοπής. Ως ελεγκτής χρηματοδότησης, το τμήμα θα πρέπει να διασφαλίζει τη σωστή συντήρηση των διαδικασιών χωρίς καθυστέρηση.
Δομή Τμήματος Λογιστικής
Οι περισσότερες εταιρείες έχουν περισσότερα από ένα μέλη του προσωπικού στο λογιστικό τμήμα τους, και ως εκ τούτου πρέπει να ορίσουν μια οργανωτική δομή για τον εξορθολογισμό της διαχείρισής της. Σε γενικές γραμμές, αποτελείται από τον Οικονομικό Διευθυντή (CFO), τον Οικονομικό Ελεγκτή, τους Διευθυντές και τους Λογιστές. Η δομή έχει ως εξής:
- Ο CFO βρίσκεται στην κορυφή του τμήματος και αναφέρεται απευθείας στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης ή στον Διευθύνοντα Σύμβουλο (CEO).
- Ο Οικονομικός Ελεγκτής αναφέρει στον CFO και έχει πιο συγκεκριμένες αρμοδιότητες στο τμήμα.
- Ο Οικονομικός Ελεγκτής έχει γενικά μια ομάδα Διευθυντών - Διαχειριστής μισθοδοσίας, Διαχειριστής εισπρακτέων λογαριασμών και Διαχειριστής πληρωμών λογαριασμών.
- Κάθε διευθυντής τμήματος έχει συνήθως μια ομάδα Λογιστών.
Αξία Λογιστηρίου
Το λογιστικό τμήμα διαδραματίζει ζωτικό ρόλο στη λειτουργία μιας επιχείρησης καθώς βοηθά στην παρακολούθηση τόσο των εσόδων (χρήματα σε) όσο και των εξόδων (χρήματα έξω) διασφαλίζοντας ταυτόχρονα τη συμμόρφωση με όλες τις νόμιμες απαιτήσεις. Επιπλέον, παρέχει επίσης ποσοτικές χρηματοοικονομικές πληροφορίες στη διοίκηση, τους δανειστές, τους επενδυτές και άλλους ενδιαφερόμενους, που τις χρησιμοποιούν για τη λήψη ενημερωμένων επιχειρηματικών αποφάσεων.
Βασικές θέσεις του Λογιστηρίου
Τα παρακάτω είναι μερικές από τις βασικές θέσεις:
- Διευθύνων Σύμβουλος (CFO): Οι CFOs βρίσκονται συνήθως στην κορυφή του χρηματοοικονομικού τμήματος των μεγάλων εταιρειών. Είναι υπεύθυνοι για την εποπτεία της οικονομικής υγείας της επιχείρησης και τη διαχείριση του συνολικού χρηματοοικονομικού τμήματος, το οποίο περιλαμβάνει τον οικονομικό σχεδιασμό και την υποβολή εκθέσεων, τη βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη επιχειρηματική στρατηγική, τον έλεγχο, τη διαχείριση εσωτερικών κινδύνων κ.λπ. Επίσης, βοηθούν την ανώτερη διοίκηση να κατανοήσει τις οικονομικές επιπτώσεις διαφόρων συνεχιζόμενων δραστηριοτήτων - εντός και εκτός του οργανισμού.
- Οικονομικός ελεγκτής: Οι δημοσιονομικοί ελεγκτές συνεργάζονται με τους CXO και είναι υπεύθυνοι για τη χρηματοοικονομική λογιστική καθώς και για την προετοιμασία αναφορών για τη διαχείριση έργων, τον προϋπολογισμό και άλλα. Ωστόσο, η κύρια εστίασή τους είναι στη διαχείριση άμεσων οικονομικών ζητημάτων.
- Treasury Manager: Οι Treasury Managers βοηθούν στη διαμόρφωση και ανάπτυξη διαφόρων χρηματοοικονομικών πολιτικών, οι οποίες περιλαμβάνουν τον εντοπισμό των καλύτερων επενδυτικών ευκαιριών, τη βελτιστοποιημένη χρήση πιστωτικών διευκολύνσεων, τη μείωση του κόστους χρηματοδότησης κ.λπ.
- Υπεύθυνος Λογιστηρίου / Επικεφαλής Λογιστής / Επόπτης Λογιστικής : Αυτοί οι διαχειριστές είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση και αναφορά όλων των χρηματοοικονομικών συναλλαγών. Επίσης, θεσπίζουν και επιβάλλουν τις λογιστικές αρχές βάσει της ελεγκτικής πολιτικής και των νόμιμων απαιτήσεων.
- Λογιστής: Οι Λογιστές παίζουν ζωτικό ρόλο σε ένα λογιστικό τμήμα καθώς συμμετέχουν στη μέτρηση και την ερμηνεία όλων των οικονομικών πληροφοριών.
