Ορισμός ελέγχου διαχείρισης
Ο διαχειριστικός έλεγχος σημαίνει «έναν έλεγχο της διαχείρισης» όπου χρησιμοποιούνται διάφορα εργαλεία για την αξιολόγηση της απόδοσης και της προόδου της διοίκησης προς τη διαδικασία λήψης βέλτιστων αποφάσεων. Το επίκεντρο εδώ είναι η «Ποιότητα λήψης αποφάσεων» μιας διαχείρισης αντί να επικεντρώνεται στις επιχειρησιακές πτυχές.
Στόχοι του ελέγχου διαχείρισης
# 1 - Καθιέρωση σωστών στρατηγικών
Η ομάδα πρέπει να διασφαλίσει την ικανότητα της διοίκησης εάν έχει τις κατάλληλες στρατηγικές για να λάβει τις απαιτούμενες πληροφορίες για καλύτερη λήψη αποφάσεων, και πάλι η ομάδα διασφαλίζει επίσης εάν τα συλλεγόμενα δεδομένα είναι επαρκή για την επίτευξη των στόχων του οργανισμού χωρίς ταλαιπωρία. Συνήθως, οι στρατηγικές είναι το κλειδί για την επίτευξη των στόχων κάθε είδους εγκατάστασης.
# 2 - Εφαρμογή του απαιτούμενου εσωτερικού ελέγχου
Η Ομάδα Ελέγχου πρέπει να επαληθεύσει την αποτελεσματικότητα του Εσωτερικού Ελέγχου του οργανισμού για να ξεπεράσει τις ελλείψεις της διοίκησης. Εάν οι Εφαρμοσμένοι Εσωτερικοί Έλεγχοι δεν είναι αρκετά αποτελεσματικοί, θα οδηγήσει σε περιττά προβλήματα στη διαδικασία.
Παράδειγμα: Σε μια πολιτική αποζημίωσης μιας εταιρείας, πρώτα, ένας λογιστής επαληθεύει τα έγγραφα και, στη συνέχεια, ο Ανώτερος Λογιστής θα εξετάσει τα ίδια έγγραφα. Τέλος, ο ταμίας πληρώνει τα μετρητά, το οποίο διασφαλίζει τον τριπλό έλεγχο της συναλλαγής. Εδώ ο εσωτερικός έλεγχος είναι τόσο ισχυρός που αποφεύγει οποιαδήποτε χειραγώγηση μετρητών.
# 3 - Έγκαιρη δημιουργία αναφορών
- Η ομάδα ελέγχου διαχείρισης θα πρέπει να επιβεβαιώσει εάν η διοίκηση έβαλε τον κατάλληλο έλεγχο για τη δημιουργία και την παροχή των αναφορών εγκαίρως.
- Η δημιουργία αναφορών θα κληθεί ως βασικό εργαλείο για τον εντοπισμό σφαλμάτων. Μερικές φορές θα λειτουργεί επίσης ως καταγγέλλων για τον έλεγχο των μεγαλύτερων λαθών κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
- Γενικά, οι εκθέσεις του ελέγχου θα πρέπει να βελτιώνουν τακτικά την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης για τη βελτίωση.
Σχέδιο και εκτέλεση ελέγχου διαχείρισης
Τα παρακάτω είναι τα βήματα για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση -
# 1 - Διορισμός κατάλληλου προσωπικού
Κατά τη διαδικασία ελέγχου, θα πρέπει να διοριστεί κατάλληλο άτομο για την εκτέλεση του σχεδίου υπό έλεγχο διαχείρισης. Κατάλληλη υπό την έννοια ότι πρέπει να διαθέτει επαγγελματικά προσόντα, γνώση και εμπειρία για την εκτέλεση του σχεδίου ελέγχου χωρίς αμφιβολίες.
# 2 - Σύνταξη προγράμματος ελέγχου
- Συλλογή απαιτούμενων εγγράφων
- Αξιολόγηση πολιτικών και διαδικασιών
- Παρακολούθηση της στρατηγικής
- Επιθεώρηση Βιβλίων και άλλων δικαιολογητικών
- Ερευνήστε με τις διαθέσιμες πληροφορίες
- Ερωτήσεις με προσωπικό / ομάδα
- Παρατήρηση του εσωτερικού ελέγχου
- Δοκιμή ελέγχου των συναλλαγών και των αποτελεσμάτων του
- Αξιολόγηση και αναθεώρηση της επιστημονικής μεθόδου (Εάν είναι απαραίτητο)
- Προετοιμασία των αναφορών με λύσεις
# 3 - Πρόγραμμα κατάρτισης
Πρέπει να παρέχεται κατάλληλη εκπαίδευση στην ομάδα πριν από την εκτέλεση του ελέγχου.
Παράδειγμα: Ο έλεγχος διαχείρισης στις κατασκευαστικές βιομηχανίες απαιτούσε έναν ειδικό τύπο δεξιοτήτων και τεχνικών αξιολόγησης που πρέπει να παρέχονται πριν από την εκτέλεση.
# 4 - Ανησυχία για το χρόνο
Κάθε σχέδιο του προγράμματος ελέγχου πρέπει να εκτελείται σε σωστό χρονοδιάγραμμα για να πάρει τα ακριβή αποτελέσματα του.
Παράδειγμα: Η παρατήρηση της διαδικασίας κατασκευής μπορεί να οδηγήσει στον εντοπισμό της κανονικής και μη φυσιολογικής σπατάλης, η οποία θα πρέπει να εκτελεστεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
# 5 - Συχνότητες ελέγχου
Θα πρέπει να διενεργείται συχνά έλεγχος για να ξεπεραστούν τα λάθη που σημειώθηκαν κατά τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Οι συχνότητες μπορούν να αποφασίζονται με βάση τη φύση της επιχείρησης και επίσης να λαμβάνονται υπόψη κατά τη διάρκεια της κατανόησης της επιχείρησης και των συναλλαγών της
# 6 - Αναφορές με Λύσεις
- Συνήθως, η έκθεση ελέγχου αποτελείται από σφάλματα που διακόπτουν τη διοίκηση για να λάβει τη σωστή λήψη αποφάσεων.
- Η ομάδα θα πρέπει να παρέχει τα ευρήματά της μαζί με τις απαιτούμενες λύσεις για να ξεπεραστούν τα ζητήματα.
- Κάθε έκθεση πρέπει να παρέχει μια λεπτομερή ανάλυση των επιπτώσεών της στο μέλλον.
Παράδειγμα
Οι υπηρεσίες τεχνολογίας πληροφοριών ICI των M / s αντιμετωπίζουν πολλά προβλήματα στην ολοκλήρωση των έργων τους εγκαίρως και υπέστησαν τεράστιες απώλειες λόγω της καθυστέρησης στις αποφάσεις διαχείρισης και της σχετικής διαδικασίας. Έχουν διορίσει έναν ελεγκτή πρόσφατα για να πραγματοποιήσει τον έλεγχο της διαχείρισης και της διαδικασίας λήψης αποφάσεών τους.
Με βάση τον έλεγχο, τα ακόλουθα είναι τα ευρήματα:
- Δεν υπάρχει σωστός εσωτερικός έλεγχος στη διαχείριση για την οριστικοποίηση των έργων εγκαίρως.
- Δεν υπάρχει σωστή επικοινωνία με τους πελάτες για την οριστικοποίηση των έργων εγκαίρως.
- Δεν υπάρχει συντονισμός μεταξύ της διοίκησης και των ομάδων για την ολοκλήρωση των έργων.
- Δεν υπάρχει κατάλληλο λογισμικό δημιουργίας αναφορών για εσωτερικό έλεγχο.
Τα παραπάνω ευρήματα πρέπει να διαγραφούν για να λάβετε καλά σχόλια στο μέλλον.
Πλεονεκτήματα
- Κατάλληλη προετοιμασία στρατηγικής και διαμόρφωση για την επίτευξη των στόχων.
- Σωστή τοποθέτηση εσωτερικών ελέγχων για αποτελεσματική λήψη αποφάσεων.
- Αυτοσχεδιασμός στη διαδικασία λήψης αποφάσεων διαχείρισης.
- Για να ξεπεραστούν οι ελλείψεις της διοίκησης.
- Ανάπτυξη κατάλληλων ανθρώπινων πόρων.
- Διόρθωση σφαλμάτων με το μικρότερο κόστος ή λιγότερη ζημιά.
- Αποφύγετε την ανώμαλη σπατάλη πόρων, όπως άντρες, υλικά, χρήματα και μηχανήματα.
- Έγκαιρα αποτελέσματα χωρίς καθυστέρηση.
Δυσκολίες στη διενέργεια ελέγχου ελέγχου
- Έλλειψη επενδύσεων και τεχνολογίας - Σε γενικές γραμμές, οι προτάσεις ενδέχεται να περιλαμβάνουν υψηλές επενδύσεις σε πόρους 4 εκατομμυρίων, όπως Άντρες, Μηχανήματα, Υλικό ή Χρήματα, τα οποία θα αποτελέσουν πρόβλημα για το μεγαλύτερο μέρος του οργανισμού. Μερικές φορές η κλασική διαδικασία μπορεί να χρειαστεί να αλλάξει με μια τεχνολογική ενημέρωση. Ωστόσο, η διεύθυνση ή το προσωπικό του οργανισμού ενδέχεται να έχουν πρόβλημα να υποστούν τις νέες ή απαιτούμενες ενημερώσεις.
- Έλλειψη υποστήριξης από τη Διοίκηση για την αλλαγή - Η Διοίκηση του οργανισμού μπορεί να έχει κάποιο πρόβλημα να αλλάξει από την κλασική διαδικασία στην τελευταία για πολλούς λόγους.
- Η Συμπεριφορά Προσωπικού είναι ένα πρόβλημα μερικές φορές για την εκτέλεση του σχεδίου ελέγχου, επειδή ενδέχεται να αντισταθούν στην παροχή των πραγματικών πληροφοριών για τον έλεγχο κατά τη στιγμή των συζητήσεων, των συνεντεύξεων ή των ερωτήσεων. Συνήθως πιστεύουν ότι τα λάθη τους θα εμφανιστούν κατά τη διαδικασία ελέγχου εάν παρέχουν όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες για τον έλεγχο.
- Αντιμετώπιση της ανώτατης διοίκησης - Είναι επίσης ένα θέμα σε ορισμένες περιπτώσεις όπου η ανώτερη διοίκηση θα είναι ενάντια στη διαδικασία ελέγχου.
συμπέρασμα
Τα ευρήματα και οι συστάσεις της έκθεσης ελέγχου θα πρέπει να αποφέρουν καλύτερα αποτελέσματα για τον οργανισμό, με τον ίδιο τρόπο τα ευρήματα πρέπει επίσης να αναφέρονται καλύτερα, πράγμα που θα πρέπει να αποφεύγει περαιτέρω συγκρούσεις από τη διοίκηση. Οι συστάσεις των ευρημάτων μπορούν να εκτελεστούν με αμοιβαία κατανόηση μεταξύ της ομάδας ελέγχου και της ανώτατης διοίκησης για την επιτυχία του ιδρύματος.
Στο τέλος, η επιτυχία του ελέγχου θα βασίζεται στη συμμετοχική και φιλική προσέγγιση και όχι στην εστίαση μόνο στην παρενόχληση του προσωπικού ή της διοίκησης για τα λάθη τους.
