Πρότυπο γραφήματος RACI - Δωρεάν λήψη (ODS, Excel, PDF, CSV)

Άλλες εκδόσεις

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Φορητό έγγραφο. Μορφή (.pdf)

Πρότυπο γραφήματος RACI

Το πρότυπο γραφήματος RACI είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για την εκχώρηση ρόλων και ευθυνών σε ένα έργο ή δραστηριότητα. Καταγράφει με σαφήνεια ποια εργασία γίνεται από ποιον, ποιος είναι κριτής και ποιος είναι υπεύθυνος για μια εργασία. Τελικά, αυτό το γράφημα εξαλείφει οποιαδήποτε σύγχυση και βοηθά στον εντοπισμό του υπεύθυνου για μια δραστηριότητα.

Το RACI σημαίνει Υπεύθυνος, Υπεύθυνος, Συμβουλευμένος, Ενημερωμένος. Ας καταλάβουμε αυτές τις τέσσερις ευθύνες από την παρακάτω σύντομη περιγραφή -

# 1 - Υπεύθυνος

Είναι το άτομο που πραγματικά εργάζεται και ολοκληρώνει την εργασία. Μπορεί να υπάρχουν ένα ή περισσότερα άτομα υπεύθυνα για μία εργασία, ανάλογα με το επίπεδο δυσκολίας και την κατανάλωση χρόνου.

# 2 - Υπεύθυνος

Είναι το άτομο που είναι επίσης ο κριτικός και αναθέτει τα διάφορα καθήκοντα στο υπεύθυνο άτομο. Το υπεύθυνο άτομο μπορεί επίσης να θεωρηθεί υπεύθυνο για ορισμένα καθήκοντα. Ωστόσο, η αναθεώρηση SOX που κάνει τώρα μια μέρα είναι υποχρεωτική για ένα άλλο άτομο να ελέγξει την εργασία που έχει ολοκληρωθεί από ένα άτομο. Είναι πάντα καλή ιδέα να έχετε μόνο ένα άτομο υπεύθυνο για μία εργασία για να αποφύγετε οποιαδήποτε ασάφεια.

# 3 - Συμβουλευτήκατε

Ζητείται η γνώμη αυτών των ατόμων σχετικά με τα σχόλια ή την επιβεβαίωση ότι το έργο πηγαίνει καλά. η ποιότητα εξόδου είναι όπως επιθυμείτε. εάν υπάρχουν, σφάλματα ή κενά στο προϊόν ή το έργο. Τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να είναι εσωτερικά ή εξωτερικά, ανάλογα με τη φύση της εργασίας που είναι ανοιχτή για διαβούλευση.

# 4 - Ενημερωμένο

Αυτά είναι τα μέρη που ενημερώνονται για την πρόοδο, τα σημεία συμφόρησης ή την ολοκλήρωση του έργου. Τις περισσότερες φορές, οι ενημερωμένοι άνθρωποι είναι τελικοί παραλήπτες ή ανώτεροι ηγέτες που θέλουν απλώς να ενημερωθούν σχετικά με την πρόοδο, τις αλλαγές και οποιαδήποτε άλλη σημαντική τροποποίηση.

Ας κατανοήσουμε το πρότυπο γραφήματος RACI χρησιμοποιώντας το παρακάτω πρότυπο στο οποίο ένας υπεύθυνος λογιστικής έχει αναθέσει διάφορες εργασίες στην ομάδα του και μπορεί να δώσει συνέχεια σε υπεύθυνους και υπεύθυνους ανθρώπους

Σχετικά με το πρότυπο γραφήματος RACI

• Είναι ένα απλό διάγραμμα RACI που προετοιμάζεται και χρησιμοποιείται από έναν από τους λογιστικούς διευθυντές σε οποιονδήποτε οργανισμό για να κάνει τη μηνιαία κλειστή δραστηριότητα ενός μήνα. Βλέπουμε λοιπόν ότι υπάρχουν διαφορετικές ομάδες για διαφορετικές λειτουργίες. Η κράτηση τιμολογίου, η οποία γίνεται από την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών, έχει τρία μέλη που είναι υπεύθυνα για την κράτηση τιμολογίων σε μια συγκεκριμένη περιοχή.
• Το όνομα των συνεργατών μπορεί επίσης να αναφερθεί εδώ. Στη συνέχεια, ο υπεύθυνος για την κράτηση τιμολογίου εργασίας είναι λογαριασμός πληρωτέος διαχειριστής Lucy. Αυτό σημαίνει ότι εάν υπάρχουν προβλήματα με την κράτηση τιμολογίων ή ανησυχία από έναν προμηθευτή σχετικά με πληρωμές ή ερωτήματα τιμολόγησης - ο λογιστής διευθυντής μπορεί πάντα να επικοινωνήσει με τη Lucy για να λάβει την ενημέρωση και να επιλύσει το ζήτημα. Στη συνέχεια, για διαβούλευση, υπάρχει μια ομάδα oracle και ομάδας, η Oracle είναι το οικονομικό εργαλείο που χρησιμοποιείται συνήθως από τους οργανισμούς και η ομάδα της ομάδας είναι υπεύθυνη για την ενοποίηση των βιβλίων λογαριασμών από διάφορες περιοχές και χώρες για να τα παρουσιάσει σε ανώτερους ηγέτες, επενδυτές και άλλοι ενδιαφερόμενοι.
• Έτσι, για την ομάδα πληρωτέων λογαριασμών, εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα στο σύστημα, υποτίθεται ότι πρέπει να απευθυνθούν στην ομάδα της Oracle για καθοδήγηση και υποστήριξη. Και αν υπάρχει κάποιο λειτουργικό ζήτημα όπως οι συναλλαγματικές ισοτιμίες, η κατάσταση του Προμηθευτή ή οποιοδήποτε λογιστικό ζήτημα, θα πρέπει να απευθυνθούν στην ομάδα της ομάδας για καθοδήγηση. Στη συνέχεια, η ενημερωμένη ομάδα είναι ολόκληρη η λογιστική ομάδα, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν ότι ένα από τα τμήματα έχει ολοκληρώσει την εργασία του και είμαστε στο δρόμο να κλείσουμε τα βιβλία εγκαίρως.
• Με τον ίδιο τρόπο στο παραπάνω πρότυπο, το διάγραμμα RACI έχει σχεδιαστεί για χρέωση, έσοδα, ενδοεταιρικές εταιρείες, CAPEX και άλλες λειτουργίες.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Πρότυπο;

• Είναι ένα απλό, συνοπτικό και περιεκτικό πρότυπο που εξηγείται εδώ. Το άτομο χρησιμοποιεί το γράφημα RACI για να κάνει μια αλλαγή στο συνημμένο πρότυπο και να ενημερώσει τις διάφορες λειτουργίες και τα ονόματα των ατόμων ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας. Επίσης, μπορούν να συμπεριλάβουν και να αποκλείσουν ορισμένα μέλη από την ομάδα ανάλογα με τις πληροφορίες και πόσο κρίσιμο είναι για τον οργανισμό. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει μια ενημέρωση σχετικά με τη συγχώνευση και την απόκτηση και εξακολουθεί να βρίσκεται στο αρχικό στάδιο και, στη συνέχεια, δεν θα πρέπει να κοινοποιείται σε όλους στον οργανισμό και τα ενημερωμένα άτομα μπορούν να είναι μόνο οι ανώτεροι ηγέτες και οι εμπλεκόμενοι συνεργάτες. Με τον ίδιο τρόπο η λογοδοσία πρέπει να κατανέμεται με τέτοιο τρόπο ώστε ένα άτομο να μην επιβαρύνεται με πολλές ευθύνες και η ολοκλήρωση των εργασιών γίνεται δύσκολη. Επίσης,το ίδιο άτομο δεν πρέπει να λογοδοτεί σε τμήματα με αντικρουόμενα συμφέροντα για την αποφυγή SOX και άλλων ζητημάτων συμμόρφωσης.
• Ο κύριος στόχος αυτού του γραφήματος είναι να κατανοήσει ποια ομάδα και άτομο κάνει τι και να επικοινωνήσει μαζί τους στην περίπτωση που χρειάζονται πληροφορίες από αυτούς. Επίσης, επειδή στις μέρες μας, σε έναν ψηφιακό κόσμο, όλα τα τμήματα είναι συνδεδεμένα και υπάρχει η αξιοπιστία ενός τμήματος κατά την ολοκλήρωση των εργασιών ενός άλλου τμήματος. Για παράδειγμα, σε ένα λογιστικό περιβάλλον, η γενική ομάδα - η ομάδα GL μπορεί να αρχίσει να λειτουργεί μόνο αφού η ομάδα πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών έχει ολοκληρώσει την εργασία τους. Με αυτόν τον τρόπο, το διάγραμμα RACI παρέχει μια γρήγορη επισκόπηση της κατανομής της εργασίας και της ανταπόκρισης του ενός τμήματος στο άλλο και παρέχει καλύτερη ολοκλήρωση και ολοκλήρωση εργασιών.