Δεδομένα ομάδας στο Excel
Όσο περισσότερα δεδομένα έχετε, τόσο μεγαλύτερη σύγχυση θα δημιουργήσει στο τελικό συνοπτικό φύλλο. Για παράδειγμα, εάν εμφανίζετε μηνιαίες αναφορές πωλήσεων από διαφορετικές κατηγορίες και εάν οι κατηγορίες είναι πάρα πολλές, τότε δεν μπορούμε να δούμε την πλήρη προβολή της περίληψης σε ένα μόνο παράθυρο. Όταν η σύνοψη υπερβαίνει περισσότερα από ένα πλαίσιο παραθύρου, τότε πρέπει να πραγματοποιήσουμε κύλιση προς τα κάτω ή κύλιση για να δούμε τους αριθμούς του άλλου μήνα, οπότε σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλή ιδέα να ομαδοποιήσετε τα δεδομένα. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε τους τρόπους ομαδοποίησης δεδομένων στο Excel.
Πάρα πολλά στοιχεία γραμμής υποκατηγορίας μπορεί να είναι συντριπτικά για προβολή και πολύ περίπλοκα για ανάγνωση. Αυτό αυξάνει τις πιθανότητες λανθασμένης ανάγνωσης. Το καλό είναι ότι το excel είναι ευέλικτο και μπορούμε να οργανώσουμε τα δεδομένα στην ομάδα για να δημιουργήσουμε μια ακριβή περίληψη προσθέτοντας πινακίδες PLUS ή MINUS.
Πώς να ομαδοποιήσετε δεδομένα στο Excel;
Παράδειγμα # 1
Ακολουθεί η σύνοψη της μηνιαίας περίληψης πωλήσεων σε διάφορες κατηγορίες της επιχείρησης.
Όπως μπορείτε να δείτε παραπάνω, θα μπορούσαμε να δούμε περίληψη μόνο δύο μηνών στην προβολή μίας σελίδας. Για να δούμε τη σύνοψη άλλων μηνών, πρέπει να πραγματοποιήσουμε κύλιση προς τα δεξιά του φύλλου για να δούμε άλλους υπόλοιπους μήνες για να δούμε τη σύνοψη, αλλά ομαδοποιώντας τα δεδομένα, μπορούμε να δούμε σε μία προβολή σελίδας όπως η παρακάτω.
Εντάξει, επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς να ομαδοποιήσετε τη διάσπαση υποκατηγορίας πρώτου μήνα.
- Βήμα 1: Επιλέξτε στήλες που πρέπει να ομαδοποιήσουμε. Σε αυτό το παράδειγμα, πρέπει να ομαδοποιήσουμε στήλες διάσπασης υποκατηγορίας και να δούμε το μόνο μηνιαίο σύνολο, επομένως πρέπει να επιλέξουμε μόνο στήλες υποκατηγορίας.
- Βήμα 2: Αφού επιλέξετε τις στήλες στην ομάδα, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα. Στην κατηγορία περιλήψεων της καρτέλας Δεδομένα, έχουμε την επιλογή «Ομάδα».
- Βήμα 3: Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα στο excel του "Group" και επιλέξτε ξανά "Group".
Μόλις ορίσετε την επιλογή "Ομάδα", μπορούμε να δούμε τις επιλεγμένες στήλες να ομαδοποιούνται.
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Μείον" για να δείτε μόνο το μήνα "Ιαν" συνολικά.
- Βήμα 4: Ομοίως, επιλέξτε τις στήλες του δεύτερου μήνα "Φεβ" και ομαδοποιήστε τα δεδομένα.
- Βήμα 5: Μια συμβουλή εδώ είναι ότι δεν χρειάζεται να κάνετε κλικ στην επιλογή "Ομάδα" κάθε φορά από την καρτέλα DATA. μάλλον, μόλις τελειώσει η ομαδοποίηση του πρώτου μήνα, επιλέξτε τη στήλη του δεύτερου μήνα και πατήστε το πλήκτρο F4 για να επαναλάβετε την προηγούμενη εργασία για άλλη μια φορά.
Όπως αυτή η επανάληψη, τα βήματα για κάθε μήνα για την ομαδοποίηση των δεδομένων.
Επομένως, όποτε θέλουμε να δούμε την κατανομή υποκατηγοριών του συγκεκριμένου μήνα, πρέπει απλώς να κάνουμε κλικ στο σύμβολο PLUS για να επεκτείνουμε την προβολή ομαδοποιημένων στηλών.
Για παράδειγμα, εάν θέλω να δω τιμές διάσπασης υποκατηγορίας μήνα "Μαρ", πρέπει να κάνουμε κλικ στο σύμβολο "PLUS".
Για να ομαδοποιήσετε τις στήλες, κάντε κλικ στο σύμβολο μείον.
Παράδειγμα # 2 - Πλήκτρο συντόμευσης για την ομαδοποίηση των δεδομένων
Η συντόμευση είναι ένας τρόπος αύξησης της παραγωγικότητας στο excel, ομαδοποιώντας έτσι τα δεδομένα ώστε να έχουν ένα κλειδί συντόμευσης.
Το πλήκτρο συντόμευσης για τα επιλεγμένα δεδομένα ομάδας είναι ALT + SHIFT + Δεξί βέλος.
- Βήμα 1: Πρώτα, επιλέξτε τις στήλες που θα ομαδοποιηθούν.
- Βήμα 2: Τώρα πατήστε το πλήκτρο συντόμευσης ALT + SHIFT + Δεξί βέλος.
Παράδειγμα # 3 - Προβολή γρήγορα Σύμπτυξη (Επέκταση) και Ομαδοποίηση δεδομένων
Όπως κάναμε παραπάνω, μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα για να δούμε μια σύνοψη μίας σελίδας ή μια σύνοψη πλαισίου ενός παραθύρου στο excel. Όταν ομαδοποιούμε τα δεδομένα επάνω αριστερά στο φύλλο εργασίας, μπορούμε να δούμε κουμπιά επιπέδου.
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί πρώτου επιπέδου, δηλ. "1", μπορούμε να δούμε "Ομαδοποιημένα" δεδομένα. όταν κάνουμε κλικ στο κουμπί επιπέδου "2", μπορούμε να δούμε εκτεταμένα δεδομένα.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Η ομαδοποίηση είναι ο τρόπος εμφάνισης μόνο των κύριων δεδομένων.
- Κατά την ομαδοποίηση των δεδομένων excel, πρέπει να επιλέξουμε όλες τις στήλες δεδομένων που πρέπει να ομαδοποιήσουμε και να αφήσουμε τη στήλη που πρέπει να δει.
- Το πλήκτρο συντόμευσης για την ομαδοποίηση των επιλεγμένων στηλών δεδομένων είναι ALT + SHIFT + Δεξί βέλος.
