Δομή κατανομής εργασίας του Excel
Μια δομή κατανομής εργασίας (WBS) στο excel χρησιμοποιείται για την οπτική αναπαράσταση της ταξινόμησης διαφορετικών εργασιών και δραστηριοτήτων έργου, χρονοδιάγραμμα πόρων κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού έργου. Μας επιτρέπει να διαιρέσουμε ή να χωρίσουμε το έργο σε πιο διαχειρίσιμα μέρη, ταξινομώντας τις εργασίες του έργου σε μια ιεραρχία γεγονότων που χωρίζονται περαιτέρω σε μια σειρά εργασιών που δεν εξαρτώνται από οποιαδήποτε άλλη εργασία για ολοκλήρωση. Επίσης, χρησιμοποιείται για την κατανομή εξοπλισμού, κόστους, υλικών, εργασίας και χρονικής διάρκειας για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας.
Πώς να δημιουργήσετε μια δομή ανάλυσης εργασίας στο Excel;
Παράδειγμα # 1
Υπάρχουν διαθέσιμα πρότυπα για πρότυπα ανάλυσης εργασίας στο Excel. Με αυτά τα πρότυπα, μπορούμε να δημιουργήσουμε δύο είδη δομής κατανομής εργασίας:
Δομή δέντρων
Αυτή η δομή έχει ως εξής:
Προβολή πίνακα
Αυτό φαίνεται όπως παρακάτω:
Βήμα 1: Συλλογή εισόδων
Πριν από τη δημιουργία του WBS, απαιτούνται αρκετές είσοδοι. Οι είσοδοι του WBS αποτελούνται από:
- Δήλωση πεδίου έργου: Αυτή είναι μια λεπτομερή περιγραφή των εργασιών και των παραδοτέων του έργου
- Δήλωση απαιτήσεων: Αυτή είναι μια λεπτομερής περιγραφή του αποτελέσματος που θα παραδοθεί
- Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας: Περιλαμβάνει πολιτικές, οδηγίες, πρότυπα, διαδικασίες, σχέδια του οργανισμού
- Σχέδιο διαχείρισης σκοπού έργου: Πρόκειται για ένα έγγραφο που βοηθά στην κατανόηση του τρόπου αντιμετώπισης των αλλαγών στο πεδίο εφαρμογής του έργου
Βήμα 2: Συγκέντρωση ομάδας και ενδιαφερομένων
Αυτό το βήμα περιλαμβάνει τον προσδιορισμό ποιος μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία του WBS. Απαιτείται συνεργασία με μέλη της ομάδας. Για παράδειγμα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να βοηθήσουν στην καταγραφή όλων των εργασιών για την ολοκλήρωση του έργου.
Βήμα 3: Προσδιορισμός της αναπαράστασης και προσέγγισης του WBS
Η αναπαράσταση θα μπορούσε να είναι μια προβολή πίνακα ή μια δομή δέντρου όπως περιγράφεται παραπάνω. Για παράδειγμα, για ένα συγκεκριμένο έργο, οι δύο απόψεις του WBS είναι οι εξής:
Βήμα 4: Καθορισμός των κύριων παραδοτέων και επιπέδων
Αυτό περιλαμβάνει την κατανομή των κύριων παραδοτέων σε πρόσθετα εξαρτήματα και επίπεδα. Υπάρχουν τρία επίπεδα σε ένα WBS. Το πρώτο είναι το πλήρες έργο, το δεύτερο περιλαμβάνει όλα τα παραδοτέα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου και το τρίτο περιλαμβάνει τη διαίρεση ή την κατανομή των παραδοτέων σε μικρότερα μέρη όπως τα πακέτα εργασίας. Τα πακέτα εργασίας έχουν έναν σχετικό κανόνα, δηλαδή δεν πρέπει να ολοκληρωθούν σε λιγότερο από 8 ή περισσότερες από 80 ώρες. Αυτός ο κανόνας 8/80 εφαρμόζεται μόνο σε πακέτα εργασίας, καθώς αυτά είναι τα στοιχεία που ανατίθενται στο μέλος της ομάδας μαζί με μια καθορισμένη προθεσμία.
Βήμα 5: Κανόνας 100%
Αυτός ο κανόνας δηλώνει ότι κάθε επίπεδο ανάλυσης στο WBS πρέπει να έχει όλα τα παραδοτέα στοιχεία που αντιπροσωπεύουν το 100% του μητρικού παραδοτέου. Αυτός ο κανόνας είναι απαραίτητος για να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν διπλότυπα. Για αυτό, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι το άθροισμα όλων των παραδοτέων του WBS προσθέτει έως και το 100% του πλήρους έργου. Το 100% θα πρέπει να εφαρμοστεί σε όλα τα επιμέρους επίπεδα για βέλτιστα αποτελέσματα.
Βήμα 6: Σχέδιο αρίθμησης
Μετά τον ορισμό των στοιχείων WBS, σε κάθε στοιχείο πρέπει να εκχωρηθεί ένας αριθμός που μπορεί να αναφέρεται ως αναγνωριστικό WBS. Αυτό αντιπροσωπεύει τη θέση στη δομή WBS στην οποία τοποθετείται κάθε επίπεδο WBS. Στο πρώτο επίπεδο, ο πρώτος αριθμός ή το αναγνωριστικό πρέπει να είναι 1 και τα ακόλουθα στοιχεία αριθμούνται στη συνέχεια διαδοχικά. Για παράδειγμα, το 1.1 θα αντιστοιχιστεί για το πρώτο στοιχείο υπο-επιπέδου, το 1.1.1 για περαιτέρω στοιχεία επιπέδου. 1.2 θα εκχωρηθεί για ένα άλλο δευτερεύον στοιχείο πρώτου επιπέδου.
Βήμα 7: Λεξικό WBS
Αυτό είναι ένα έγγραφο που περιγράφει όλα τα στοιχεία του WBS.
Έτσι, μετά από όλα αυτά τα βήματα, ένα πρότυπο WBS θα ήθελε παρακάτω:
Οι περιγραφές εργασιών μπορούν να εσοχή είτε χειροκίνητα χρησιμοποιώντας τα κουμπιά "Εσοχή" στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" είτε χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους. Επίσης, μια άλλη προσέγγιση θα μπορούσε να είναι η δημιουργία μιας λίστας στην οποία το σχήμα αρίθμησης είναι επίσης μέρος της Περιγραφή Εργασίας, ώστε να μην απαιτείται επιπλέον εσοχή.
Παράδειγμα # 2
Κατά την αποσύνθεση του έργου, τώρα ρυθμίζουμε το Excel για πρόσβαση ή λήψη των δεδομένων. Τώρα ας δούμε παρακάτω πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα τέτοιο πρότυπο στο Excel:
Βήμα 1: Δημιουργήστε τις παρακάτω στήλες στην κορυφή:
- Αναγνωριστικό εργασίας
- Περιγραφή των εργασιών
- Προκάτοχος
- Ιδιοκτήτης
- Ρόλος
- % Ολοκλήρωση
- Ημερομηνία έναρξης
- Ημερομηνία λήξης
- Παράδοση σε
Βήμα 2: Μετά τη δημιουργία αυτών των στηλών, τα κελιά πρέπει να μορφοποιηθούν. Αρχικά, διαμορφώνουμε το αναγνωριστικό εργασιών κελιού. Για τη μορφοποίησή του, επισημαίνουμε πρώτα τη στήλη που έχει οριστεί για τους αριθμούς ID εργασιών κάνοντας κλικ στο γράμμα στο επάνω μέρος της στήλης. Κάντε δεξί κλικ στην επιλεγμένη στήλη και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Μορφοποίηση κελιών" -> "Αριθμός" και ορίστε τα δεκαδικά ψηφία στο 1. Στη συνέχεια, διαμορφώνουμε τη στήλη: Προκάτοχος, η οποία θα παρακολουθεί τις εξαρτήσεις εργασιών. Αυτό πρέπει να ρυθμιστεί με τον ίδιο τρόπο όπως το "Task ID". «Ημερομηνία έναρξης» και «Ημερομηνία λήξης» πρέπει να ρυθμιστούν ώστε να δέχονται ημερομηνίες που έχουν εισαχθεί.
Βήμα 3: Εισαγάγετε τα δεδομένα.
Βήμα 4: Στη συνέχεια μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μορφοποίηση υπό όρους για διάφορες εργασίες, για παράδειγμα, ας πούμε ότι θέλουμε να επισημάνουμε εργασίες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο παραδοτέο, ή έχουν ανατεθεί σε ένα συγκεκριμένο μέλος ή εργασίες που οφείλονται εντός ενός δεδομένου χρονικού διαστήματος
Βήμα 5: Μπορούμε επίσης να δούμε τη δυνατότητα "γραμμή δεδομένων" για να αντιπροσωπεύσει μια στήλη όπως "% Ολοκλήρωση γραφικά" Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη λειτουργία στο αναπτυσσόμενο μενού "Μορφοποίηση υπό όρους".
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Για να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό WBS, πρέπει να χρησιμοποιούνται ουσιαστικά αντί για ρήματα για να διατηρήσετε την εστίαση στα παραδοτέα.
- Μια ιεραρχία ή δομή δέντρου θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την απεικόνιση της σχέσης των παραδοτέων για το πεδίο εφαρμογής του έργου.
- Κατά τη διερεύνηση των επιπέδων WBS, πρέπει να ακολουθηθεί ο κανόνας 100%.
- Το WBS πρέπει να δημιουργηθεί συνεργατικά με όλα τα μέλη.
- Το ανώτερο επίπεδο του WBS αντιπροσωπεύει το τελικό έργο.
- Κάθε διάρκεια εργασίας δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 10 ημέρες.
- Κάθε εργασία πρέπει να είναι μοναδική και δεν πρέπει να υπάρχουν διπλότυπα.
- Μπορεί να βοηθήσει στη λεπτομερή εκτίμηση του κόστους.
