Πλήρης μορφή SOP (Τυπική διαδικασία λειτουργίας)
Η πλήρης μορφή του SOP σημαίνει Τυπικές Λειτουργικές Διαδικασίες, οι οποίες είναι το σύνολο των εγγράφων και διαδικασιών που χρησιμοποιούνται από μια επιχείρηση όπου η διοίκηση καταγράφει τις επιχειρησιακές λειτουργίες σχετικά με την παράδοση και την παρακολούθηση των προϊόντων και των υπηρεσιών με την πάροδο του χρόνου.
- Η διοίκηση πρέπει να παρακολουθεί τη συνέπεια της λειτουργίας της και, βάσει αυτής, τα έγγραφα αυτά είναι απαραίτητα. Στην περίπτωση μιας αναπτυσσόμενης επιχείρησης, η διοίκηση γίνεται το βασικό προσωπικό και λαμβάνει όλες τις σημαντικές αποφάσεις.
- Καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται στο επόμενο επίπεδο, η εταιρεία αρχίζει να χτίζει τη δική της ιεραρχία διαχείρισης και διαδίδει την ευθύνη σε όλο το υπόλοιπο προσωπικό. Έτσι, ο ιδιοκτήτης παίρνει τα χέρια βοηθείας του, ώστε να μπορεί να λαμβάνει τις αποφάσεις, σε συνεννόηση με το άλλο διευθυντικό προσωπικό.
- Έτσι, η απαίτηση επιπρόσθετης διαχείρισης μαζί με τεκμηριωμένες τυπικές διαδικασίες λειτουργίας καθίσταται προφανής, γεγονός που επιτρέπει στην εταιρεία να αναπτυχθεί, και επίσης να καθορίσει τις στρατηγικές της και να εκπαιδεύσει το προσωπικό.
Στόχοι
- Βοηθά στην καθιέρωση της στρατηγικής διαχείρισης μιας επιχείρησης παρέχοντας τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσει η ανώτατη διοίκηση προκειμένου να καθορίσει τη μακροπρόθεσμη στρατηγική της εταιρείας.
- Δημιουργεί το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού συγχρονίζοντας το τμήμα διαχείρισης μισθοδοσίας και προσλήψεων, το οποίο βοηθά την εταιρεία να παρέχει τις υπηρεσίες που απαιτούνται για να πληροί τις προϋποθέσεις, να προσλαμβάνει, να εκπαιδεύει και να διατηρεί υπαλλήλους εντός της επιχείρησης.
- Σκοπεύει να βοηθήσει στις λειτουργίες της επιχείρησης παρέχοντας τη διαδικασία χειρίζοντας κάθε πτυχή των επιχειρηματικών λειτουργιών, που περιλαμβάνει ποιοτικό έλεγχο, προμήθειες, ασφάλεια και συνολική εκτέλεση των προϊόντων και υπηρεσιών στους καταναλωτές.
- Σχεδιάστε να οργανώσετε το τμήμα οικονομικών και διοίκησης παρέχοντας όλα τα απαραίτητα βήματα για όλες τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές που σχετίζονται με την επιχείρηση. Αυτό το σύστημα θα βοηθήσει στον εντοπισμό όλων των βασικών δεικτών απόδοσης για την επιχείρηση.
- Αυτό βοηθά στο τμήμα προβλέψεων και προϋπολογισμού παρέχοντας τα βήματα που απαιτούνται για την ορθή εκτέλεση της ετήσιας έκθεσης της εταιρείας και μια εκτίμηση των επόμενων δύο έως τριών οικονομικών της εταιρείας.
- Βοηθά επίσης στις πωλήσεις και στο μάρκετινγκ, παρέχοντας όλες τις λεπτομερείς απαιτήσεις όλων των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για τη δημιουργία μολύβδου, ακολουθούμενη από την πρόταση πωλήσεων και το κλείσιμο του μολύβδου.
- Η διαδικασία στοχεύει στην ενίσχυση της τεχνολογίας της πληροφορίας, η οποία περιλαμβάνει έναν λεπτομερή απολογισμό όλων των πρωτοκόλλων πληροφορικής, συμπεριλαμβανομένων των αντιγράφων ασφαλείας, των προγραμμάτων αποκατάστασης καταστροφών, των στοιχείων των εργαζομένων, των λεπτομερειών λειτουργίας κ.λπ.
Οφέλη
- Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη των τυπικών λειτουργικών διαδικασιών είναι ότι δημιουργεί μια ιεραρχία διαχείρισης και κατανέμει καθεμία από τις εργασίες που είναι κατάλληλες για τις αντίστοιχες ομάδες.
- Η κατανομή των αντίστοιχων εργασιών γίνεται με τον κατάλληλο τρόπο, κάτι που βοηθά στην καταγραφή και επαλήθευση κάθε δεδομένων που σχετίζεται με τη λειτουργία της εταιρείας με συστηματικό τρόπο.
- Για τη βελτίωση των επιχειρηματικών προοπτικών, η διοίκηση χρειάζεται το σκηνικό για να βρει τις σχετικές πληροφορίες που απαιτούνται σε καθεμία από τις στρατηγικές για μελλοντική εκτέλεση.
- Η διοίκηση γνωρίζει καλά το τρέχον σενάριο της επιχείρησης, το οποίο τους βοηθά περαιτέρω να βελτιώσουν το υπάρχον σενάριο της επιχείρησης, εξετάζοντας την προηγούμενη απόδοση κάθε τμήματος και συγκρίνοντάς το με το προϋπολογισμό.
- Κατά τη συγχώνευση και εξαγορά ή σε περίπτωση πιθανής εξαγοράς της επιχείρησης, η διοίκηση θα έδειχνε το ιστορικό κάθε τμήματος, το οποίο βοηθά τον αγοραστή να εντοπίσει το τρέχον σενάριο της στοχευμένης εταιρείας.
- Αυτή η διαδικασία θα βοηθήσει στην οργάνωση μιας νεοσύστατης επιχείρησης και θα τους βοηθήσει να φτάσουν σε οργανωμένη πολυεθνική με σωστή χρήση των πόρων με συστηματικό τρόπο.
Πώς να γράψετε τυπικές διαδικασίες λειτουργίας;
- Απαιτείται κατάλληλη μορφή για να την παρουσιάσει με τρόπο κατανοητό από τη στοχευμένη ενότητα.
- Τα δεδομένα εισαγωγής απαιτούνται, μαζί με την προτεινόμενη στρατηγική.
- Το στοχευμένο κοινό πρέπει να προσδιοριστεί.
- Πρέπει να επισημάνουμε τον σκοπό των τυπικών διαδικασιών λειτουργίας.
- Η κατασκευή των προτάσεων πρέπει να γίνεται σε απλή γλώσσα, ώστε να κατανοείται όλο το κοινό. Η γλώσσα πρέπει να διατηρείται με ευκρινή τρόπο.
- Η πρόταση πρέπει να κατασκευάζεται κατά τρόπο ώστε να αντιπροσωπεύει την αφήγηση και όχι μια πρόταση. Αυτό συμβαίνει επειδή οι άνθρωποι θυμούνται ιστορίες και μπορούν να συνδεθούν εύκολα.
- Το περιεχόμενο πρέπει να ελεγχθεί με αρκετές διορθώσεις, επανεξέταση των γεγονότων και αριθμών και επεξεργασία εάν απαιτείται.
Παραδείγματα
#1. Σκοπός
Αυτός ο γενικός σκοπός της διαδικασίας πρέπει να περιγραφεί, ακολουθούμενος από τα απλά βήματα επαλήθευσης των στοχευμένων πελατών.
# 2 - Πεδίο εφαρμογής
Το πεδίο εφαρμογής πρέπει να αναφέρεται με ευκρινή και συμπιεσμένο τρόπο, ώστε να είναι ορατό σε όλους τους πελάτες της Τράπεζας.
# 3 - Ευθύνες και επαληθεύσεις
Η διαδικασία επαλήθευσης πρέπει να γίνει από το αρμόδιο τμήμα, ακολουθούμενο από το ταμείο και την ομάδα επαλήθευσης. Η ομάδα πρέπει να εξετάσει σωστά τις συναλλαγές και τους λογαριασμούς των πελατών ακολουθώντας τις οδηγίες της τράπεζας.
Γιατί χρειαζόμαστε SOP;
Η απαίτηση επιπρόσθετης διαχείρισης μαζί με τεκμηριωμένες τυπικές λειτουργικές διαδικασίες καθίσταται προφανής σε περίπτωση αναπτυσσόμενης επιχείρησης, η οποία βοηθά την εταιρεία να επεκταθεί και επίσης να καθορίσει τις στρατηγικές της και να εκπαιδεύσει το προσωπικό προκειμένου να βελτιώσει τις επιχειρηματικές προοπτικές. Βοηθά την εταιρεία να καθορίσει τον στόχο και τις προσφορές της στους πελάτες και να καθορίσει τις επερχόμενες επιχειρηματικές προοπτικές και στρατηγικές της μπροστά στους επενδυτές.
συμπέρασμα
Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος επικοινωνίας με τους πελάτες, τους επενδυτές και άλλα τρίτα μέρη που ενδιαφέρονται για την αντίστοιχη επιχείρηση. Οι στρατηγικές της διοίκησης και οι επερχόμενες επιχειρηματικές προοπτικές, μαζί με τον αγωγό προϊόντων, είναι ορατές από τις τυπικές διαδικασίες λειτουργίας.
