Πρότυπο διαχείρισης έργου του Excel
Η διαχείριση έργου είναι ένας από τους σημαντικούς ρόλους σε κάθε οργανισμό. Δεν μπορείτε απλά να παρακολουθείτε όλες τις δραστηριότητες του έργου μόνο με το χέρι. χρειάζεστε κάποιο λογισμικό για να σας βοηθήσουμε να διαχειριστείτε καλύτερα το έργο.
Το MS Excel είναι ένα από αυτό το λογισμικό που μπορεί να σας βοηθήσει στην παρακολούθηση της κατάστασης του έργου με εύχρηστα πρότυπα. Σε αυτό το άρθρο, σας δείχνουμε αποκλειστικά να χρησιμοποιείτε το excel για να προετοιμάζετε πρότυπα διαχείρισης έργων στο excel.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Excel για να προετοιμάσετε πρότυπα διαχείρισης έργων στο Excel;
Ακολουθούν τα παραδείγματα για την προετοιμασία προτύπων διαχείρισης έργων στο Excel.
Παράδειγμα # 1 - Πρότυπο διαχείρισης έργου Excel χρησιμοποιώντας το γράφημα Gantt
Το Gantt Chart είναι ένα από αυτά τα charts στο excel, το οποίο είναι πολύ χρήσιμο για την αναθεώρηση των εργασιών του έργου, την τρέχουσα κατάσταση σε σχέση με τα καθορισμένα πρότυπα.
Όταν το έργο είναι σε λειτουργία και λειτουργεί μετά από μια εβδομάδα ως διαχειριστής έργου θέλουν να μάθουν την κατάσταση του έργου, είτε είναι ευθυγραμμισμένο είτε όχι. Από την αρχή του έργου έως το τέλος του έργου σε κάθε στάδιο, μπορείτε να παρακολουθείτε τα στάδια του έργου.
Ας υποθέσουμε ότι είστε εταιρεία διαχείρισης εκδηλώσεων και είχατε πάρει ένα πολύ σημαντικό έργο που είναι πολύ επικερδές για εσάς. Αλλά το μόνο πράγμα είναι ότι πρέπει να εκτελέσετε τα καθήκοντα με βάση την ημερήσια διάταξη που δίνουν οι διοργανωτές. Εξετάστε παρακάτω είναι η ατζέντα που δίνουν οι διοργανωτές.
Τώρα ας δημιουργήσουμε ένα Excel Gantt Chart για να παρακολουθήσουμε όλες τις δραστηριότητες.
Βήμα 1: Επιλέξτε Μόνο ώρα έναρξης και εισαγάγετε ένα γράφημα ράβδων στηλών. Μεταβείτε στην καρτέλα ΕΙΣΑΓΩΓΗ και εισαγάγετε το γράφημα στοιβαγμένων ράβδων.
Βήμα 2: Τώρα, το διάγραμμα σας πρέπει να μοιάζει με αυτό.
Βήμα 3: Τώρα, κάντε δεξί κλικ στο γράφημα και επιλέξτε Επιλογή δεδομένων.
Βήμα 4: Τώρα, στο παρακάτω παράθυρο, επιλέξτε Προσθήκη.
Βήμα 5: Στο παρακάτω παράθυρο, στο όνομα της σειράς, επιλέξτε Λεπτά και για την τιμή της σειράς, επιλέξτε δεδομένα από το C2: C14. Κάντε κλικ στο OK.
Βήμα 6: Στο παρακάτω παράθυρο, ορίστε την επιλογή EDIT στη δεξιά πλευρά για τις ετικέτες οριζόντιου άξονα.
Βήμα 7: Τώρα επιλέξτε οριζόντιες τιμές ως εργασίες μας. Κάντε κλικ στο OK.
Βήμα 8: Το γράφημα θα πρέπει να μοιάζει με αυτό τώρα.
Βήμα 9: Πρέπει να κάνουμε κάποια μορφοποίηση ώστε να φαίνεται καλύτερη. Επιλέξτε τις τιμές των οριζόντιων σειρών, δηλαδή την τιμή του χρόνου. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε τη μορφοποίηση του Άξονα.
Στον Άξονα, η μορφοποίηση εφαρμόζεται κάτω από τις τιμές.
Βήμα 10: Τώρα, η μορφή ώρας θα μοιάζει με αυτήν στο γράφημα.
Βήμα 11: Επιλέξτε γραμμές με μπλε χρώμα, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε, μορφοποιήστε σειρές δεδομένων.
Βήμα 12: Μεταβείτε στο FILL και επιλέξτε NO FILL.
Βήμα 13: Τώρα μπαρ σε καφέ χρώμα και κάντε κλικ στη σειρά δεδομένων μορφής και μεταβείτε στο FILL και επιλέξτε τα διαφορετικά χρώματα σύμφωνα με την επιθυμία σας
Και το γράφημα σας είναι έτοιμο να αναλάβει την εργασία και μπορείτε να διαχειριστείτε καλύτερα το έργο τώρα.
Παράδειγμα # 2 - Παράδειγμα παρακολούθησης κύκλου πωλήσεων
Τώρα θα δούμε πώς να δημιουργήσουμε ένα tracker κύκλου πωλήσεων με το excel. Εξετάστε τα παρακάτω δεδομένα για αυτό το παράδειγμα. Τα δεδομένα περιλαμβάνουν την ημερομηνία έναρξης πωλήσεων, την ημερομηνία λήξης, τον στόχο, τον αριθμό, των ημερών που ολοκληρώθηκαν, το τρέχον επίτευγμα και την ποικιλία, και πολλά άλλα πράγματα.
Βήμα 1: Αρχικά, αναφέρατε τον στόχο και τις τρέχουσες πωλήσεις. Άφιξη τιμή διακύμανσης, δηλαδή, Στόχος έναντι Τρέχουσα.
Βήμα 2: Τώρα φτάστε% ολοκλήρωσης έργου.
Βήμα 3: Αναφέρετε τώρα την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης πωλήσεων.
Βήμα 4: Αφού φτάσει αυτό, καθαρές εργάσιμες ημέρες μεταξύ ημερομηνίας έναρξης και ημερομηνίας λήξης.
Βήμα 5: Τώρα φτάστε τον στόχο ανά ημέρα διαιρώντας τον στόχο με τον αριθμό, των διαθέσιμων ημερών.
Βήμα 6: Τώρα, φτάστε στην τρέχουσα ημερομηνία εφαρμόζοντας τον τύπο ΣΗΜΕΡΑ στο Excel.
Βήμα 7: Τώρα υπολογίστε τον αριθμό, της ημέρας που ολοκληρώθηκε από την ημερομηνία έναρξης έως την τρέχουσα ημερομηνία.
Βήμα 8: Άφιξη σύμφωνα με τον ημερήσιο στόχο ποια θα πρέπει να είναι τα τρέχοντα έσοδα.
Βήμα 9: Τώρα υπολογίστε τη Μέση τιμή ανά ημέρα που έχει επιτευχθεί μέχρι στιγμής.
Βήμα 10: Υπολογίστε εάν οι μέσες τάσεις πωλήσεων συνεχίζονται για το υπόλοιπο του έργου, ποια θα ήταν τα τελικά έσοδα.
Βήμα 11: Τώρα, φτάστε το ποσοστό επίτευξης εάν συνεχιστεί η ίδια τάση.
Τώρα ολοκληρώσαμε τον υπολογισμό μας. Χρησιμοποιώντας αυτό, ας δημιουργήσουμε μερικά οπτικά διαγράμματα excel που μπορούν να μας βοηθήσουν να παρακολουθήσουμε το έργο κοιτάζοντας απλά το γράφημα.
Βήμα 1: Ας δημιουργήσουμε πρώτα ένα απλό γράφημα στηλών. Επιλέξτε το κελί B6 και δημιουργήστε ένα γράφημα στηλών.
Βήμα 2: Κάντε δεξί κλικ στο γράφημα και επιλέξτε Επιλογή δεδομένων.
Βήμα 3: Τώρα κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ.
Βήμα 4: Τώρα, στο παρακάτω παράθυρο, μην επιλέξετε τίποτα, απλώς πατήστε το OK.
Βήμα 5: Έχουμε ένα γράφημα σαν αυτό τώρα.
Βήμα 6: Τώρα επιλέξτε τη γραμμή και κάντε κλικ στο Format Format Series. Στη δεξιά πλευρά, θα δείτε το πλαίσιο διαλόγου Format Data Series.
Βήμα 7: Κάντε τη σειρά να επικαλύπτεται στο 100%.
Βήμα 8: Τώρα, και οι δύο στήλες επικαλύπτονται και το γράφημα μοιάζει με αυτό.
Βήμα 9: Τώρα αλλάξτε το χρώμα της κόκκινης γραμμής σε NO FILL.
Βήμα 10: Φαίνεται έτσι.
Βήμα 11: Σχεδιάστε ένα στρογγυλό σχήμα ακριβώς κάτω από το γράφημα και προσαρμόστε το.
Βήμα 12: Προσθήκη τίτλου γραφήματος.
Έχουμε ένα γράφημα έτοιμο. Ομοίως, δημιουργήστε και το δεύτερο γράφημα για το Achieved% στην ίδια τάση.
Έχουμε δύο γραφήματα που μοιάζουν με αυτό τώρα.
Απλώς πρέπει να ενημερώσετε τους ημερήσιους αριθμούς πωλήσεών σας στο κελί B3. Όλα θα αλλάξουν αυτόματα για εσάς.
Αν παρατηρήσετε το πρότυπο σήμερα και για 14 ου Φεβρουάριο του 2019 συνολικά 33 ημέρες ολοκληρωθεί, και η σημερινή θα έπρεπε να ήταν 1,51 λάκκα δολάρια, αλλά η πραγματική έσοδα τώρα είναι 1,1 λάκκα, δηλαδή, 22% του συνολικού εισοδήματος.
Ο στόχος ανά ημέρα, στην αρχή, ήταν 4587 USD (B11 cell) ανά ημέρα, αλλά από σήμερα, το επίτευγμα είναι 2894,74 USD ανά ημέρα (B16 cell).
Εάν η ίδια τάση 2894,74 ανά ημέρα συνεχιστεί για το υπόλοιπο της περιόδου του έργου, θα σας αποφέρει 2,53 εκατομμύρια USD, που είναι το 50,67% των στοχευμένων εσόδων στην αρχή.
Χρησιμοποιώντας αυτό το πρότυπο διαχείρισης έργου, μπορείτε να παρακολουθείτε τους ημερήσιους στόχους πωλήσεων έναντι των πραγματικών εσόδων.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε σχετικά με το Πρότυπο διαχείρισης έργων στο Excel
- Τα γραφήματα θα φορτίζονται αυτόματα αν αλλάξετε τις στήλες μη αυτόματης καταχώρησης.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt για δραστηριότητες όπου οι εργασίες ακολουθούνται η μία μετά την άλλη.
- Στην περίπτωση διαφορετικών προτύπων διαχείρισης έργου, πρέπει να προσδιορίσετε τις εργασίες και τη γραμμή δραστηριοτήτων που εμπλέκονται στο έργο.
Μπορείτε να κατεβάσετε αυτό το πρότυπο Project Management Excel εδώ - Πρότυπο Excel Project Management
