Τι είναι το σύστημα Imprest;
Το σύστημα Imprest είναι ένας τύπος οικονομικού λογιστικού συστήματος που έχει σχεδιαστεί για την παρακολούθηση και την τεκμηρίωση του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιήθηκαν τα μετρητά. Το πιο συνηθισμένο παράδειγμα είναι το σύστημα μετρητών μικρών μετρητών που λογιστικοποιεί κάθε συναλλαγή μικρών μετρητών για να διατηρήσει μια ισορροπία στο ταμείο που ισούται με το σύνολο των μικρών εισπράξεων μετρητών και επιπλέον μετρητών που απομένουν στο ταμείο.
Παραδείγματα
Η ΕΠ επιδιώκει να δημιουργήσει ένα αποθεματικό για τη διατήρηση όλων των μικρών συναλλαγών σε μετρητά. Ως διοικητικό τμήμα της A ltd, καθοδηγήστε το ίδιο με τις επίσημες διαδικασίες με τη βοήθεια των οποίων μπορεί να δημιουργήσει ένα μικρό ταμείο. Το σύστημα Imprest μετρητών μετρητών είναι ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους συστήματος παγίων προκαταβολών που χρησιμοποιείται για την καταγραφή μικρών συναλλαγών κατά τις περιόδους που είναι άβολο ή πρακτικό για τους χρήστες να κόβουν επιταγές.
Οι λογαριασμοί μικρών μετρητών διατηρούν συνήθως ένα προκαθορισμένο ποσό μετρητών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διάφορους σκοπούς, όπως αποζημίωση των δαπανών των υπαλλήλων, πληρωμή μικρών δαπανών κ.λπ. τη βοήθεια των παρακάτω βημάτων-
- Ένα προκαθορισμένο ποσό μετρητών κατανέμεται για τη δημιουργία ενός μικρού ταμείου μετρητών. Αυτός ο λογαριασμός καταγράφεται ξεχωριστά στο γενικό βιβλίο ενός οργανισμού.
- Στο επόμενο βήμα, η εταιρεία πρέπει να προσδιορίσει όλα τα ονομαστικά της έξοδα που πληρώνονται με μετρητά και, κατά συνέπεια, να τα τεκμηριώσει όλα στο σύστημα με αποδείξεις.
- Για να διατηρήσει ένα προκαθορισμένο υπόλοιπο, η εταιρεία πρέπει να ξεπερνάει τα ταμεία της από καιρό σε καιρό.
- Η εταιρεία πρέπει να παρακολουθεί τακτικά το μικρό ταμείο, ώστε να μην υπάρχουν πιθανότητες ασυμφωνίας μεταξύ του αναμενόμενου ποσού μετρητών και του πραγματικού ποσού μετρητών.
- Η διοικητική υπηρεσία πρέπει να διεξάγει την κατάλληλη διαδικασία διερεύνησης σε περίπτωση που εντοπίσει ασυμφωνίες.
Πλεονεκτήματα του συστήματος Imprest
# 1 - Ανίχνευση απάτης
Το σύστημα Imprest εξαλείφει τις πιθανότητες μη εξουσιοδοτημένων δαπανών καθώς τα κεφάλαια προορίζονται για προκαθορισμένους σκοπούς. Αυτό, σε αντάλλαγμα, καθιστά πολύ πιο εύκολη την παρακολούθηση των δαπανών και την αναφορά ασυμφωνιών που τελικά βοηθούν στον εντοπισμό και μάλλον στην εξάλειψη των πιθανών απάτων.
# 2 - Μείωση σφαλμάτων
Ο ταμίας ελέγχει το μικρό βιβλίο μετρητών σε τακτά χρονικά διαστήματα και σε περίπτωση που υπάρχει λάθος ή λάθος, τότε το ίδιο μπορεί εύκολα να εντοπιστεί και να διορθωθεί.
# 3 - Ρύθμιση των μικρών δαπανών
Η διαχείριση των μικρών δαπανών γίνεται με τα καθορισμένα όρια του συστήματος παγίων προκαταβολών, γεγονός που καθιστά σχεδόν αδύνατο για τον ταμείο να ξοδεύει υψηλότερα από τα μικρά μετρητά που είναι διαθέσιμα στον λογαριασμό.
# 4 - Μειώνει το βάρος του Αρχηγού Ταμείου
Το βιβλίο μετρητών μικρών μετρητών απαλλάσσει τόσο το βιβλίο μετρητών όσο και τον επικεφαλής ταμείο από το βάρος καταγραφής μικρών και ονομαστικών εξόδων.
# 5 - Απλή και γρήγορη μέθοδος
Σε σύγκριση με άλλες μεθόδους, αυτό είναι πολύ γρήγορο, απλό, προσβάσιμο και βολικό ταυτόχρονα. Η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί γρήγορα για την παροχή χρημάτων για αγορές υπαλλήλων. Είναι μια από τις καλύτερες μεθόδους που είναι γνωστές για την πραγματοποίηση ονομαστικών αγορών.
# 6 - Ευκολία στη Συμφιλίωση
Ο συνδυασμός του μικρού βιβλίου μετρητών είναι επίσης απλός και απλός.
Μειονεκτήματα του συστήματος Imprest
# 1 - Ξεπερασμένο σύστημα
Το βιβλίο μετρητών μικρής αξίας είναι ένα πολύ ξεπερασμένο και αναποτελεσματικό σύστημα και δεν πληροί τις ανάγκες και τις προσδοκίες των τρεχουσών απαιτήσεων της εταιρείας. Τώρα υπάρχουν καλύτερες εναλλακτικές λύσεις, όπως προπληρωμένες κάρτες διαθέσιμες με τις εταιρείες που έχουν σχεδιαστεί ειδικά λαμβάνοντας υπόψη τις σημερινές ανάγκες και απαιτήσεις.
# 2 - Άβολο για μεγαλύτερα έξοδα
Ένα από τα σημαντικότερα μειονεκτήματα της χρήσης ενός συστήματος Imprest είναι ότι προκαλεί τεράστια ταλαιπωρία για μεγαλύτερες δαπάνες. Το σύστημα είναι εξαιρετικά συμβατό και βολικό για μικρότερα έξοδα, ενώ αντίθετα για μεγαλύτερα έξοδα.
# 3 - Λάθη λογιστικής
Δεδομένου ότι δεν υπάρχει δευτερεύον σύστημα τεκμηρίωσης για την παρακολούθηση των ονομαστικών δαπανών μετρητών, επομένως, οι πιθανότητες λογιστικών σφαλμάτων στο μικρομεσαίο σύστημα μετρητών δεν μπορούν να απορριφθούν.
# 4 - Υπερβολική δαπάνη
Ο μη καθορισμός των ορίων δαπανών για κάθε ονομαστική συναλλαγή μπορεί ακόμη και να θέσει σε κίνδυνο έναν οργανισμό να αντιμετωπίζει υπερβολικές δαπάνες για αγορές.
# 5 - Κλοπή
Ελλείψει κατάλληλων ελέγχων, οι μικροί λογαριασμοί της εταιρείας μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατάχρηση από τους υπαλλήλους και θα είναι δύσκολο να μάθετε ποιος πήρε τα μετρητά.
# 6 - Κατάχρηση
Ελλείψει επαρκών ελέγχων, υπάρχουν μεγάλες πιθανότητες να καταστρατηγηθούν οι ίδιοι από τους υπαλλήλους της εταιρείας, καθώς τα μικρά μετρητά είναι ένας τύπος ρευστού περιουσιακού στοιχείου.
Σημαντικά σημεία
- Συνήθως, τα μικρά ταμεία παρακολουθούνται από θεματοφύλακες που βοηθούν στη διαχείριση των λογαριασμών και διανέμουν μετρητά στους υπαλλήλους της εταιρείας. Σε αντάλλαγμα, το τελευταίο παρέχει τέτοιες αποδείξεις που σχετίζονται πλήρως με τις επιχειρήσεις.
- Τα μετρητά μικρών μετρητών δημιουργούνται με ένα προκαθορισμένο ποσό και το ίδιο καταγράφεται ανάλογα στο καθολικό της οντότητας.
- Το διοικητικό τμήμα ενός οργανισμού είναι υπεύθυνο για τη συντήρηση του μικρού βιβλίου μετρητών.
- Όλες οι δαπάνες που καταβάλλονται από τα μικρά ταμεία πρέπει να τεκμηριώνονται απαραίτητα μαζί με τις αποδείξεις.
- Το σύστημα Imprest μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την κάλυψη της μισθοδοσίας των εργαζομένων, των μερισμάτων, των κινήτρων, των μπόνους, των ανταμοιβών και των εξόδων ταξιδιού.
συμπέρασμα
- Ο λογαριασμός μικρών μετρητών είναι ένα ευρέως χρησιμοποιούμενο σύστημα Imprest όπου καταγράφονται οι ονομαστικές δαπάνες. Το μικρό σύστημα μετρητών είναι μια απλή και φιλική προς τον χρήστη μέθοδο που επιτρέπει την ανανέωση όλων των δαπανών. Το προαναφερθέν σύστημα μπορεί να βοηθήσει έναν οργανισμό με πολλούς τρόπους.
- Οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν μικρο μετρητά σύστημα για τη μείωση των σφαλμάτων, την εξάλειψη της απάτης, τον έλεγχο των μικρών δαπανών, τη μείωση του βάρους των ανώτερων ταμιών και τα άλλα.
- Όμως, οι χρήστες του συστήματος Imprest πρέπει επίσης να γνωρίζουν τα πολλαπλά μειονεκτήματά του, όπως πιθανότητες κλοπής, υπεξαίρεσης, υπερβολικές δαπάνες κ.λπ. και να χρησιμοποιούν το ίδιο ανάλογα. Οι οργανισμοί πρέπει, επομένως, να σχεδιάσουν ένα σύνολο πολιτικών που υπαγορεύουν τον τρόπο διαχείρισης των μετρητών για την αποφυγή όλων των σχετικών προβλημάτων.
