Πώς να χρησιμοποιήσετε το Power Query στο Excel;
Το Excel Power Query χρησιμοποιείται για την αναζήτηση πηγών δεδομένων, τη σύνδεση με πηγές δεδομένων και, στη συνέχεια, τη διαμόρφωση των δεδομένων σύμφωνα με την απαίτησή μας ανάλυσης. Αφού ολοκληρώσουμε τη διαμόρφωση των δεδομένων σύμφωνα με τις ανάγκες μας, μπορούμε επίσης να μοιραστούμε τα ευρήματά μας και να δημιουργήσουμε διάφορες αναφορές χρησιμοποιώντας περισσότερα ερωτήματα.
Βήματα
Βασικά, υπάρχουν 4 βήματα και η σειρά αυτών των 4 βημάτων στο Power Query έχει ως εξής:
- Σύνδεση: Πρώτα συνδέουμε με τα δεδομένα, τα οποία μπορεί να βρίσκονται κάπου, στο σύννεφο, σε υπηρεσία ή τοπικά.
- Μετασχηματισμός: Το δεύτερο βήμα θα ήταν να αλλάξετε το σχήμα των δεδομένων σύμφωνα με τις απαιτήσεις του χρήστη.
- Συνδυασμός: Σε αυτό το βήμα, εκτελούμε ορισμένα βήματα μετατροπής και συγκέντρωσης και συνδυάζουμε δεδομένα και από τις δύο πηγές για να δημιουργήσουμε μια συνδυασμένη αναφορά.
- Διαχείριση: Αυτό συγχωνεύει και προσαρτά στήλες σε ένα ερώτημα με αντίστοιχες στήλες σε άλλα ερωτήματα στο βιβλίο εργασίας.
Υπάρχουν πολλές εξαιρετικά ισχυρές δυνατότητες του Excel Power Query.
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε δεδομένα αγοράς για τα τελευταία 15 χρόνια σε 180 αρχεία. Τώρα η διαχείριση ενός οργανισμού θα απαιτούσε την ενοποίηση των αριθμών πριν από την ανάλυσή τους. Η διαχείριση θα μπορούσε να ακολουθήσει οποιαδήποτε από τις ακόλουθες μεθόδους:
- Θα ανοίξουν όλα τα αρχεία και θα τα αντιγράψουν σε ένα αρχείο.
- Από την άλλη πλευρά, μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια σοφή λύση, δηλαδή να εφαρμόσουν τύπους, καθώς είναι επιρρεπείς σε λάθη.
Όποια και αν είναι η μέθοδος που επιλέγουν, περιέχει πολλή χειροκίνητη εργασία και μετά από μερικούς μήνες, θα υπήρχαν νέα δεδομένα πωλήσεων για την προστιθέμενη διάρκεια. Θα πρέπει να κάνουν την ίδια άσκηση ξανά.
Ωστόσο, το Power Query μπορεί να τους βοηθήσει να μην κάνουν αυτό το κουραστικό και επαναλαμβανόμενο έργο. Ας κατανοήσουμε αυτό το ερώτημα εξουσίας excel με ένα παράδειγμα.
Παράδειγμα
Ας υποθέσουμε ότι έχουμε αρχεία κειμένου σε φάκελο με δεδομένα πωλήσεων και θέλουμε να τα λάβουμε στο αρχείο excel.
Όπως μπορούμε να δούμε στην παρακάτω εικόνα ότι έχουμε δύο τύπους αρχείων στο φάκελο, αλλά θέλουμε να λάβουμε τα δεδομένα μόνο αρχείων κειμένου στο αρχείο excel.
Για να κάνετε το ίδιο, τα βήματα θα ήταν:
Βήμα 1: Πρώτον, πρέπει να λάβουμε τα δεδομένα στο Power Query, ώστε να μπορούμε να κάνουμε τις απαιτούμενες αλλαγές στα δεδομένα για να τα εισαγάγουμε σε ένα αρχείο excel.
Για να κάνουμε το ίδιο, θα επιλέξουμε την επιλογή "Από φάκελο" από το μενού "Από αρχείο" αφού κάνουμε κλικ στην εντολή "Λήψη δεδομένων" από την ομάδα "Λήψη και μετασχηματισμός" στην καρτέλα "Δεδομένα" .
Βήμα 2: Επιλέξτε τη θέση του φακέλου με περιήγηση.
Κάντε κλικ στο "OK"
Βήμα 3: Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου που περιέχει τη λίστα για όλα τα αρχεία στον επιλεγμένο φάκελο με τις κεφαλίδες στηλών ως "Περιεχόμενο", "Όνομα", "Επέκταση", "Ημερομηνία πρόσβασης", "Ημερομηνία τροποποίησης", "Ημερομηνία δημιουργίας" «Χαρακτηριστικά» και «Διαδρομή φακέλων».
Υπάρχουν 3 επιλογές, δηλαδή, Combine , Load και Transform Data .
- Combine : Αυτή η επιλογή χρησιμοποιείται για να μεταβείτε σε μια οθόνη όπου μπορούμε να επιλέξουμε ποια δεδομένα θα συνδυάσουμε. Το βήμα επεξεργασίας παραλείπεται για αυτήν την επιλογή και δεν μας δίνει κανέναν έλεγχο για τα αρχεία που θα συνδυάσουμε. Συνδυάστε τη λειτουργία παίρνει κάθε αρχείο στο φάκελο για ενοποίηση, το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα.
- Φόρτωση: Αυτή η επιλογή θα φορτώσει τον πίνακα όπως φαίνεται παραπάνω στην εικόνα στο φύλλο εργασίας του Excel αντί για τα πραγματικά δεδομένα στα αρχεία.
- Μετασχηματισμός δεδομένων: Σε αντίθεση με την εντολή «Συνδυασμός» , εάν χρησιμοποιούμε αυτήν την εντολή, τότε μπορούμε να επιλέξουμε ποια αρχεία θα συνδυάσουμε, δηλαδή, μπορούμε να συνδυάσουμε μόνο έναν τύπο αρχείου (ίδια επέκταση).
Όπως στην περίπτωσή μας, θέλουμε να συνδυάσουμε μόνο αρχεία κειμένου (.txt). θα επιλέξουμε την εντολή «Μετασχηματισμός δεδομένων» .
Μπορούμε να δούμε "Εφαρμοσμένα βήματα" στη δεξιά πλευρά του παραθύρου. Προς το παρόν, έχει γίνει μόνο ένα βήμα που είναι η λήψη λεπτομερειών αρχείων από το φάκελο.
Βήμα 4: Υπάρχει μια στήλη με την ονομασία «Επέκταση» όπου μπορούμε να δούμε ότι οι τιμές στη στήλη γράφονται και στις δύο περιπτώσεις, δηλαδή κεφαλαία και πεζά.
Ωστόσο, πρέπει να μετατρέψουμε όλες τις τιμές σε πεζά καθώς το φίλτρο διαφοροποιεί και τα δύο. Για να κάνουμε το ίδιο, πρέπει να επιλέξουμε τη στήλη και μετά να επιλέξουμε «Πεζά» από το μενού της εντολής «Μορφή»
Βήμα 5: Θα φιλτράρουμε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας τη στήλη «Επέκταση» για αρχεία κειμένου.
Βήμα 6: Πρέπει να συνδυάσουμε δεδομένα και για τα δύο αρχεία κειμένου τώρα χρησιμοποιώντας την πρώτη στήλη "Περιεχόμενο". Θα κάνουμε κλικ στο εικονίδιο που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του ονόματος της στήλης.
Βήμα 7: Θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου με τίτλο «Combine Files» όπου πρέπει να επιλέξουμε τον οριοθέτη ως «Tab» για αρχεία κειμένου (αρχεία με επέκταση «.txt») και μπορεί να επιλέξει τη βάση για την ανίχνευση τύπων δεδομένων. Και κάντε κλικ στο "OK".
Αφού κάνετε κλικ στο "OK" , θα λάβουμε τα συνδυασμένα δεδομένα αρχείων κειμένου στο παράθυρο "Power Query" .
Μπορούμε να αλλάξουμε τον τύπο δεδομένων των στηλών όπως απαιτείται. Για τη στήλη "Έσοδα" , θα αλλάξουμε τον τύπο δεδομένων σε "Νόμισμα".
Μπορούμε να δούμε τα βήματα που εφαρμόζονται στα δεδομένα χρησιμοποιώντας ένα ερώτημα ενέργειας στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.
Αφού πραγματοποιήσουμε όλες τις απαιτούμενες αλλαγές στα δεδομένα, μπορούμε να φορτώσουμε τα δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας excel χρησιμοποιώντας την εντολή «Κλείσιμο & φόρτωση σε» στην ομάδα «Κλείσιμο» στην καρτέλα «Αρχική» .
Πρέπει να επιλέξουμε αν θέλουμε να φορτώσουμε τα δεδομένα ως Πίνακας ή Σύνδεση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK".
Τώρα μπορούμε να δούμε τα δεδομένα ως πίνακα στο φύλλο εργασίας.
Και το παράθυρο "Ερωτήματα βιβλίου εργασίας" στη δεξιά πλευρά, το οποίο μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για επεξεργασία, αντιγραφή, συγχώνευση, προσθήκη των ερωτημάτων και για πολλούς άλλους σκοπούς.
Το Excel Power Query είναι πολύ χρήσιμο καθώς μπορούμε να δούμε ότι έχουν φορτωθεί 601.612 σειρές μέσα σε λίγα λεπτά.
Πράγματα που πρέπει να θυμάστε
- Το Power Query δεν αλλάζει τα αρχικά δεδομένα προέλευσης. Αντί να αλλάζει τα αρχικά δεδομένα πηγής, καταγράφει κάθε βήμα που λαμβάνει ο χρήστης κατά τη σύνδεση ή τη μετατροπή των δεδομένων και μόλις ο χρήστης ολοκληρώσει τη διαμόρφωση των δεδομένων, παίρνει το εκλεπτυσμένο σύνολο δεδομένων και τα φέρνει στο βιβλίο εργασίας.
- Το Power Query είναι διάκριση πεζών-κεφαλαίων.
- Ενώ ενοποιούμε τα αρχεία στον καθορισμένο φάκελο, πρέπει να διασφαλίσουμε ότι χρησιμοποιώντας τη στήλη "Επέκταση" και πρέπει να εξαιρέσουμε προσωρινά αρχεία (έχοντας την επέκταση ".tmp" και το όνομα αυτών των αρχείων ξεκινά με το σύμβολο "~") ως Το Power Query μπορεί επίσης να εισαγάγει αυτά τα αρχεία.
