Πλήρης φόρμα PO - Εντολή αγοράς
Η πλήρης μορφή του αρκτικόλεξου PO είναι Purchase Order. Είναι ένα έγγραφο που ετοιμάζεται και αποστέλλεται από το τμήμα αγορών του αγοραστή στον πωλητή όπου αναφέρεται η περιγραφή, η ποσότητα και η τιμή που συμφωνούνται αμοιβαία για τα αγαθά ή τις υπηρεσίες που πρόκειται να προμηθευτούν. Χρησιμοποιείται από τις ομάδες αγοράς ή προμηθειών για την πραγματοποίηση παραγγελιών με εξωτερικά μέρη.
Χαρακτηριστικά του PO
Συνήθως, οι ακόλουθες λεπτομέρειες περιλαμβάνουν μια εντολή αγοράς.
- Ποσότητα που προορίζεται να προμηθευτεί
- Περιγραφή προϊόντος ή υπηρεσίας
- Ειδικές επωνυμίες ή κωδικός προϊόντος, εάν απαιτείται
- Ανά τιμή μονάδας
- Επιθυμητό χρονοδιάγραμμα παράδοσης
- Θέση αποστολής για παράδοση
- Διεύθυνση χρέωσης
- Όροι και προϋποθέσεις σχετικά με την πληρωμή και την παράδοση
Τύποι PO
Υπάρχουν τέσσερις τύποι εντολών αγοράς που χρησιμοποιούνται συνήθως.
# 1 - Τυπική παραγγελία αγοράς
Γίνεται όταν όλοι οι κύριοι όροι αγοράς είναι γνωστοί κατά τη στιγμή της παραγγελίας αγοράς, όπως ποσότητα, τιμή, χρονοδιάγραμμα παράδοσης και όροι πληρωμής. Ως τέτοια, χρησιμοποιούνται όταν υπάρχει βεβαιότητα όσον αφορά την παραγγελία και τους σχετικούς όρους.
# 2 - Προγραμματισμένη εντολή αγοράς
Εκδίδεται όταν οι περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την παραγγελία είναι γνωστές κατά τη στιγμή της προετοιμασίας της παραγγελίας αγοράς, αλλά δεν είναι γνωστοί οι ακριβείς όροι και τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης. Έτσι, όταν κάποιος κάνει αυτό το PO, γίνεται δέσμευση για την απαιτούμενη ποσότητα και την τιμή που πρέπει να καταβληθεί, αλλά αναφέρεται μόνο ένα εκτιμώμενο πρόγραμμα παράδοσης.
# 3 - Εντολή αγοράς κουβέρτας
Ένα τέτοιο PO γίνεται όταν δεν είναι γνωστές λεπτομέρειες σχετικά με την τιμή και την ποσότητα. Αναφέρονται μόνο τα στοιχεία του προϊόντος με τους όρους παράδοσης. Ωστόσο, η μέγιστη ποσότητα θα αναφέρεται στο PO και ο αγοραστής μπορεί να αγοράσει εντός του καθορισμένου ορίου. Επίσης, μπορεί να αναφερθεί το εκτιμώμενο εύρος τιμών.
# 4 - Εντολή αγοράς σύμβασης
Σε ένα τέτοιο PO, το προϊόν ή η υπηρεσία είναι επίσης άγνωστο. Κάποιος μπορεί να αναφέρει τους όρους και τις προϋποθέσεις που πρέπει να συμφωνηθούν με τον πωλητή.
Πώς λειτουργεί το PO;
Κάθε φορά που η εταιρεία έχει την υποχρέωση να προμηθεύει οποιαδήποτε αγαθά ή υπηρεσίες, ο αγοραστής αυξάνει ένα PO στον πωλητή. Κατά την παραλαβή της ΔΠ, ο πωλητής δίνει επιβεβαίωση στον αγοραστή εάν η εν λόγω παραγγελία μπορεί να ολοκληρωθεί από αυτήν ή όχι. Σε περίπτωση που ο πωλητής πιστεύει ότι δεν είναι δυνατή η ολοκλήρωση της παραγγελίας, η ίδια θα κοινοποιηθεί και η ΔΠ θα ακυρωθεί. Εάν η παραγγελία επιδιώκεται να ολοκληρωθεί, τότε θα γίνουν ρυθμίσεις για το ίδιο. Μετά την ολοκλήρωση της παραγγελίας, ο πωλητής αυξάνει ένα τιμολόγιο στον αγοραστή αναφέροντας τον σχετικό αριθμό PO για να ταιριάζει με τον ίδιο με την πραγματική παράδοση. Μετά την αύξηση του πραγματικού τιμολογίου, η πληρωμή πρέπει να γίνει σύμφωνα με τους συμφωνημένους όρους πληρωμής.
Παράδειγμα μορφής PO
Παρακάτω παρατίθεται ένα δείγμα μορφής εντολής αγοράς.
Διαφορά μεταξύ εντολής αγοράς και τιμολογίου
Η εντολή αγοράς εκδίδεται για την παραγγελία αγαθών ή υπηρεσιών. Το ίδιο εκδίδεται από τον αγοραστή στον πωλητή. Περιλαμβάνει τις λεπτομέρειες σχετικά με την παραγγελία και την παράδοσή της. Η PO αποτελεί τη σύμβαση πώλησης.
Το τιμολόγιο εκδίδεται από τον πωλητή στον αγοραστή μόλις ολοκληρωθεί η παράδοση ζητώντας από τον αγοραστή την πληρωμή του τελικού ποσού. Το τιμολόγιο αποτελείται από την τιμή και το τελικό πληρωτέο ποσό, τους όρους πληρωμής και την περίοδο πίστωσης που επιτρέπεται στον αγοραστή. Το τιμολόγιο εκδίδεται μόλις ολοκληρωθεί η παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών. Σε αντίθεση με την PO, το τιμολόγιο επιβεβαιώνει τη σύμβαση πώλησης.
Σημασία του PO
Η παραγγελία αγοράς είναι ένα πολύ χρήσιμο έγγραφο που χρησιμοποιείται για την παραγγελία. Βοηθά στην σαφή κοινοποίηση των απαιτήσεων στον πωλητή. Όταν πραγματοποιηθεί η πραγματική παράδοση, το ίδιο μπορεί να ελεγχθεί διασταυρωτικά με την εντολή αγοράς, ώστε να βρεθεί οποιαδήποτε διαφορά μεταξύ των δύο. Είναι βολικό τόσο ο πωλητής όσο και ο αγοραστής να διατηρούν τα στοιχεία της παραγγελίας τεκμηριωμένα μέσω της παραγγελίας αγοράς.
Πλεονεκτήματα
- Η PO βοηθά τον αγοραστή να κάνει παραγγελία για τα αγαθά και τις υπηρεσίες που προτίθεται να προμηθευτεί χωρίς να πραγματοποιήσει την πληρωμή.
- Βοηθά στην παρακολούθηση των παραγγελιών και αποφεύγει την επανάληψη των παραγγελιών
- Είναι ένα σημαντικό έγγραφο που αποτελεί μέρος μιας διαδρομής ελέγχου.
- Για έναν πωλητή, είναι χρήσιμο να λαμβάνετε πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις του αγοραστή.
- Η πραγματική παράδοση μπορεί να εξεταστεί με μια εντολή αγοράς και οποιαδήποτε ασυμφωνία μπορεί να αμφισβητηθεί.
- Το PO χρησιμεύει ως νομικό έγγραφο που αποδεικνύει τους όρους που έχουν συμφωνηθεί για την αγορά αγαθών ή υπηρεσιών.
Μειονεκτήματα
- Ακόμη και για μικρότερες παραγγελίες, απαιτείται PO να γίνει και φαίνεται να είναι περιττή γραφειοκρατία για τέτοιες μικρές παραγγελίες.
- Η δημιουργία παραγγελιών αγοράς είναι μια χρονοβόρα διαδικασία.
συμπέρασμα
Οι παραγγελίες αγοράς χρησιμοποιούνται σχεδόν από κάθε επιχείρηση ως μέρος της διαδικασίας προμηθειών τους. Το ίδιο είναι χρήσιμο να έχουμε σαφή επικοινωνία σε σχέση με τη σειρά που πραγματοποιείται.
